Pienen toimiston velat ovat lyhytaikaisia velkoja, jotka muodostuvat velkasitoumuksista, jotka on maksettava seuraavan 12 kuukauden kuluessa. On tärkeää, että nämä velkaerät tukevat asiakirjat on järjestetty siten, että maksut näistä velvoitteista suoritetaan ajoissa. Velkakirjojen oikea-aikainen maksaminen ylläpitää organisaation luottokelpoisuutta ja takaa hyvät ja vakaat suhteet velkojiin ja toimittajiin.
Vastaa vastaanotetut laskut ostotilauksensa ja vastaanotto- tai palveluasiakirjansa kanssa. Voimassa oleva ja maksettava lasku on olemassa, kun hyväksytyn ostotilauksen laatiminen ja tilauksen kohteet vastaanotettiin tai palvelut suoritettiin. Luo kansioita toimittajan nimen mukaan, jotta voit säilyttää vertaamattomia ostotilauksia, vastaanottaa asiakirjoja ja muuta tukevaa paperityötä.
Tiedostojen maksettavat asiakirjat maksupäivän mukaan. Kun laskut on liitetty todistusasiakirjoihin, tarkista eräpäivä ja määritä laskun maksupäivä. Järjestä laskut kansioihin, jotka edustavat kunkin kuukauden päivää. Kun määrität laskun maksupäivän, toimita se sen jälkeen. Organisoitujen asiakirjojen säilyttämiseen voidaan käyttää harmonikkakansiota, joka ei vie paljon tilaa. jokainen välilehti voi edustaa kuukauden päivää. Jos harmonikka-kansio on liian pieni, harkitse ripustustiedostojen käyttöä, jotka tarjoavat enemmän tilaa paperityötä varten. Määritä kullekin kansiolle tai tiedostolle vain kuukauden päivä; kun kuluva kuukausi päättyy, voit käyttää näitä tiedostoja uudelleen seuraavan kuukauden aikana.
Sisällytä päivittäiseen aikatauluun selvitys kyseisen päivän maksettavien tilien tiedostoista. Jos laskut on jätetty tämän päivän jälkeen, laskuttaa laskun ja merkitse se maksettuina. Laskussa tulee merkitä maksupäivä, tarkistusnumero tai tapahtuman tunnus, jos se maksetaan sähköisesti, maksettu määrä ja maksun käsittäneen henkilön tunnus.
Tiedostojen maksamat laskut jokaiselle myyjälle tai velkojalle luotuihin tiedostoihin. Toimittajan tiedostossa on oltava kaikki maksetut laskut tilinpäätös- tai 12 kuukauden jakson alusta lähtien. Tämän tiedoston asiakirjat tukevat myyjälle suoritettuja maksuja. Jos maksua tai myyjän vaateiden maksua ei ilmene, tämä dokumentaatio voi tukea maksun suorittamisen ja maksettujen tai maksettujen erien maksamista.
