Henkilö, joka tervehtii asiakkaita, kun he tulevat toimistoon, esittävät yrityksen kuvan. Epäjohdonmukainen, välinpitämätön vastaanottovirkailija esittelee yritykselle ammattimaisuutta ja vaatimattomuutta. Samaan aikaan tarkkaavaisen henkilökunnan jäsenen lämpimästi tervehtiminen saa asiakkaan tuntemaan arvostuksensa ja voi johtaa hänet pitämään yllä pidempää suhdetta yritykseen. Muista myös, että tietyntyyppisissä toimistoissa, kuten lääkärin tai terapeutin toimistossa, ja ennen tärkeitä tapaamisia, kuten haastatteluja, kävijät voivat tuntea hermostuneisuutta. Ystävällinen tervehdys voi auttaa heitä helpottamaan.
Aseta työpöytäsi sisäänkäynnin suuntaan, joten näet asiakkaat sisäänkäynnin aikana. Varmista, että toimisto näyttää siistiltä jokaisen päivän alussa ja pitää sen järjestettynä koko päivän. Toimita paketteja viipymättä tai laita ne näkyviin. Säilytä paperit asianmukaisesti ja nimityskirjasi on saatavilla. Pidä tarvittavat tietokoneohjelmat käynnissä, jotta voit helposti etsiä asiakkaan tietoja.
Hymy ja tervetuloa asiakas, välittämällä aitoa lämpöä ja innostusta. Käytä tervehdystä, joka merkitsee, että olet odottanut häntä, jos näin on, mutta vain jos tiedät, että tämä on asiakas, jota olet odottanut. Jos odotat asiakkaasi asianajotoimistossasi klo 9.00, ja mies, joka on pukeutunut liiketapaamisiin, kävelee, voit hymyillä ja sanoa: "Hei, oletko John? On erittäin mukavaa tavata sinut." Älä koskaan ilmoita asiakkaan koko nimeä - käsittele näitä tietoja luottamuksellisina. Käytä yleisempää tervehdystä, jos et tiedä asiakasta, kuten "Hyvää huomenta, tervetuloa XYZ Firmiin. Miten voin auttaa sinua tänään?"
Tarjoa apua asiakkaalle järjestämällä tapaaminen, antamalla hänelle paperityöt, jotka hänen on täytettävä tai ilmoitettava, että kerrot asianomaiselle henkilölle, että hän on saapunut. Anna asiakkaalle tietää, kuinka kauan hän tarvitsee odottaa. Kysy häneltä, onko hänellä kysyttävää ja vastaako heidät kykynsä mukaan. Jos sinun täytyy tarkistaa vastaus, varmista hänelle, että haluat.
Kannusta asiakasta rentoutumaan odottaessaan. Tarjoa asiakkaalle virvokkeita, kuten vettä, kahvia tai teetä, jos se on saatavilla. Jos asiakas hylkää tarjouksen, kerro hänelle, että hän ilmoittaa, jos hän muuttaa mielensä. Jatka hymyilemistä ja ota yhteyttä silmiin, kun puhut asiakkaalle, välittävät lämpöä ja innostusta.
Pyydä asiakasta odottamaan vain hetken, jos sinun täytyy vastata puhelimeen. Vastaa puhelimeen tervehdyksellä, kuten "Hyvää huomenta, tämä on Terri XYZ Firmilta. Voisitko pitää hetken?" Kiitos soittajan pitämisestä ja vakuuttamisesta, että olet oikeassa hänen kanssaan. Osallistu sitten asiakkaan toimistoon.
Noudata toimistosi protokollaa asiakkaiden käyttöönottamiseksi henkilökunnalle. Kutsu työntekijä heti, kun asiakas on saapunut, jos tiedät, että työntekijä ei tapaa toista kävijää. Muussa tapauksessa kutsu asianomainen työntekijä puhelimitse, kun asiakkaan nimittäminen on määrä aloittaa.
Escort asiakkaan toimihenkilön toimistoon, jos tämä on hyväksytty menettely toimistossasi, ja työntekijä on ilmoittanut haluavansa aloittaa kokouksen. Vaihtoehtoisesti voit kutsua henkilöstön jäsen odotusalueelle tapaamaan asiakasta. Esittele asiakas ja henkilökunnan jäsen, jos he eivät ole vielä täyttäneet sukunimiä tai etunimiä, riippuen siitä, mitä yrityksesi haluaa.
