"Paperiton toimisto" ei ehkä koskaan toteudu 100 prosenttiin. Huolimatta raskaasta tietokoneen käytöstä lähes kaikki yritykset tarvitsevat edelleen joitakin paperiasiakirjoja. Tämä on haaste, kun tietokoneesta riippuvaisilla yrityksillä on oltava yhteys paperimuodossa oleviin tietoihin. Fyysisten tietojen "muuntaminen" virtuaalisiksi järjestelmiksi voidaan suorittaa manuaalisen datan syöttämisen, asiakirjojen kuvantamisen ja optisen tunnistamisen avulla.
Tarvittavat kohteet
-
Paperiasiakirjat
-
Laitteiden ja henkilöstön budjetti
Määritä yrityksesi tavoitteet ja tarpeet. Määritä, otatko vastaan asiakkaan maksuja, käsittelet sovelluksia tai arkistoit sisäisiä asiakirjoja. Selvitä, haluatko tallentaa todelliset kuvat sähköisen tallennuksen asiakirjoista, tai sinun tarvitsee vain siepata paperitiedot tietokantaan. Näiden määritysten tekeminen auttaa sinua päättämään, mikä tietojenkäsittelyjärjestelmä sopii parhaiten tarpeisiisi.
Tutkimusyritysohjelmistoratkaisut. Pyydä ohjelmistoja ja toimittajan viittauksia yrityksiltä, jotka käyttävät samanlaista tiedonkeruuta kuin mitä aiot tehdä. Kysy, voitko käydä työkohteissa, joissa tehdään sellaista paperin välistä muunnosta, jota aiot tehdä. Paras tapa valita järjestelmä on nähdä se toiminnassa. Jos otat vain pienen määrän tietoja lomakkeista, voit päästä eroon yhden henkilön kirjoittamalla tietoja Excel-taulukkolaskentaan. Mutta nykyaikaisessa liiketoiminnassa tämä ei todennäköisesti ole. Sinun on todennäköisesti löydettävä ohjelmistojärjestelmä ja ehkä jopa uusi laitteisto, jos asiakirja / kuvien sieppaus on osa suunnitelmaa.
Vertaa tutkittuja ohjelmistoratkaisuja ja valitse yksi. Ota yhteyttä myyjään tai ohjelmiston jälleenmyyjään, jotta voit aloittaa järjestelmän ostamisen ja asentamisen. Ensimmäinen askel, joka tunnetaan yleisesti nimellä "löytö", on se, kun myyjä matkustaa sivustoosi, jotta voit määrittää tarkat tarpeesi ja parhaan ratkaisun heille.
Pidä yhteyttä myyjän kanssa löytämisen ja asennuksen aikana. Kysy paljon kysymyksiä ja ota vastuu projektista; kannustaa kaikkia työntekijöitä, jotka suorittavat asiakirjojen keräämistä ja tietojen syöttämistä, tekemään samoin.
Testaa järjestelmä kokonaan. Jos ratkaisussa on vikoja tai aukkoja, on parasta löytää ne, kun myyjä on paikan päällä. Tämä tekee vianmäärityksestä ja ratkaisusta paljon nopeammin.
vinkkejä
-
Työskentele hyvämaineisen myyjän kanssa ja yritä pyytää palautetta yhdeltä myyjän aiemmilta asiakkailta.
