Pienyritysten palkanlaskenta on erittäin säännelty alue, johon kuuluu kaikki työntekijöiden henkilökohtaisista tiedoista liittovaltion lakisääteisiin vaatimuksiin. Tämä on liiketoiminta-alue, joka voi tehdä ankaria seurauksia, jos sitä ei tehdä oikein. Parhaan palkkahallinto-ohjelmiston toteuttaminen yrityksesi tyypille, jossa on määritelty palkkahallintaprosessi ja ymmärrät olemassa olevat palkanlaskennan verotussäännöt ja -määräykset, jotka kaikki yhdistyvät sen varmistamiseksi, että onnistumme käsittelemään tätä aluetta oikein, tehokkaasti ja tehokkaasti. Ajantasaisuus ja yksityiskohtien noudattaminen ovat välttämättömiä.
Tarvittavat kohteet
-
Palkkalomakkeet ja julkaisut
-
Palkkalaskentajärjestelmä
-
Palkkalaskutus
-
Palkkalaskelmien tarkastukset
Määritä palkka-aika. Ovatko palkkasummat käsitelty päivittäin, viikoittain, kahden viikon välein tai kuukausittain? Kehitä kuukausittainen aikataulu ja noudata sitä. Jaa kalenteri, jossa on sekä maksuaika päättymispäivämäärä (päivä, jona työntekijöillä on oltava aikakortit) että siihen liittyvä maksupäivä.
Kehitetään sisäisiä palkkalomakkeita, kuten sairauslomapyynnöt, lomapyynnöt ja poissaolopyynnöt. Tilaa IRS-lomakkeet ja julkaisut. IRS: n tärkeimpiä palkkalistoihin liittyviä lomakkeita ovat Circular E, julkaisu, joka sisältää kaiken, mitä pienyrittäjän on tiedettävä palkanlaskennasta ja veroista, W-9 työntekijöiden lähdeveroista, 941 (neljännesvuosittainen veroilmoitus) ja 940 (vuotuinen veroilmoitus).
Osta oman liiketoimintasi tyypin palkanlaskennan ohjelmisto; esimerkiksi palveluihin, valmistukseen, vähittäismyyntiin, vieraanvaraisuuteen tai lääketieteelliseen. Jokaisella ohjelmalla on puolia, jotka on suunnattu erikoisalueellesi, jotta palkkahallintaprosessi toimisi mahdollisimman tehokkaasti.
Avaa palkanlaskennan pankkitili. Pankkitilin ottaminen nimenomaan palkkasummalle auttaa kirjaa pitämällä erillään yrityksen taloudellisesta toiminnasta palkkasummasta. Sitä voidaan käyttää myös palkkahallinnon verojen seurantaan. Nyt myös perustetaan sähköinen hakemus palkkamaksuista.
Tilaa palkkasumman tarkistukset yrityksesi nimen ja osoitteen avulla, kun avaat palkkasumman pankkitilisi. Tämä voidaan tehdä rahoituslaitoksesi tai ulkopuolisen lähteen kautta. Varmista, että tarkistukset ovat kirjanpito-ohjelmiston mukaisia.
Anna jokaiselle uudelle vuokralle W-9, määritä heidän palkkansa ja ilmoita heille, miten he voivat lähettää tunteja palkkalistoille. Onko se aika- tai aika-arkki? Korostakaa, että on tärkeää toimittaa tiedot aikataulun mukaan palkkasummalle.
Syötä työntekijän tiedot. Kun olet saanut kaikki työntekijöiden palkanlaskentatiedot, aloita laskentatyöhön laskentatunnit, sairausloma, maksetut ja maksuttomat lomamat, vähennykset, kuten lapsen tuki ja garnishments. Tulee olemaan palkkaselvitys, joka tiivistää tiedot. Tarkista nämä tiedot kaksinkertaisesti tarkistaaksesi syöttämiesi tietojen oikeellisuus.
Määritä palkanlaskennan verot. Kun kaikki työntekijän palkanlaskennan tiedot on syötetty, palkanlaskennan verot lasketaan. Kirjanpito-ohjelmisto laskee tämän summan, mukaan lukien työnantajan vastaava osuus FICA: sta. Tarkista nämä luvut lukemalla ympyrä E ja laskemalla summa manuaalisesti.
Tulosta ja jaa palkkalaskut. Palkkasummien tarkistaminen edellyttää myös tapahtumien lähettämistä palkkalaskelmiin. Tarkista, että tiedot on lähetetty oikein. Suorita tarkastukset valmiiksi.
Lähetä palkanmaksut. Rangaistusten ja mahdollisten etujen välttämiseksi on suositeltavaa jättää palkkasumman verot sähköisesti IRS: lle, kun palkanlaskenta on suoritettu. Kysy valtion ja paikallishallinnon edustajilta niiden toimittamista koskevat vaatimukset.
vinkkejä
-
Jos luulet, että yrityksesi on liian pieni varmistaakseen erillisen palkanlaskennan, jossa on erilliset palkanlaskut, käytä yritystarkastuksia palkkahallinnassa. Kirjoita lähdemäärät jonnekin sekillä, mahdollisesti tarkistuspalvelussa.
Varoitus
Ole tietoinen siitä, että palkkojen maksamatta jättäminen on helppoa, koska sinulla ei ole erillistä pankkitiliä, joka on perustettu nimenomaan palkanlaskentatarkoituksiin.
