Laitosbudjetin kehittäminen edellyttää prosessin ja kyseisen osaston perusteellista tuntemusta. Harkitse osastojen talousarviota tulevan varainhoitovuoden menosuunnitelmana. Valmisteltaessa alustavaa paperityötä tuloihin ja kuluihin liittyvät muuttujat, jotka mahdollistavat tyynyn, jos ennustetut tulotiedot eivät toteudu. Hyvä ja toimiva budjetti on vain yhtä hyvä kuin lopullisen tuotteen arkkitehtien syöttämät numerot.
Aseta kohtuulliset tavoitteet tulevalle tilikaudelle. Alustavien lukujen tulisi sisältää odotuksia osaston lähitulevaisuudesta. Vaikka nämä alkuperäiset laskelmat pyrkivät rajoittumaan optimistiseen puoleen, pyritään pysymään realistisina numeroiden ennusteen kanssa. Muista, että talousarviot ovat meneillään olevaa työtä, joka vaatii säätämistä koko vuoden ajan, joten pitkällä aikavälillä on parempi esittää järkeviä odotuksia.
Etsi syöttö. Neuvottele muiden osastojen jäsenten kanssa, erityisesti niiden, jotka tuntevat parhaiten toimiston päivittäisen toiminnan, ennen kuin sitoututte pysyviin lukuihin. Tee työntekijöistä olennainen tekijä budjetoinnin edistymisessä. Loppujen lopuksi ne ovat eturintamassa missä tahansa liiketoimintaympäristössä, ja heillä on yleensä poikkeuksellinen näkemys siitä, mitä ja mikä ei toimi.
Analysoi sisäänvirtaus. Realistiset tulotodotukset edellyttävät edellisten talousarvioiden analysointia. Ennen alustavien numeroiden käyttöönottoa vertaa kuukausittain, neljännesvuosittain ja edelliseen vuoteen verrattuna. Jos viime vuoden lukuihin liittyi poikkeuksellinen tilanne, palaa kaksi vuotta. Etsi trendejä, jotka vaikuttavat tuloihin. Harkitse loma-menoja, jos liiketoiminta on luonteeltaan vähittäiskauppaa. Katsokaa edellisen vuoden ensimmäistä neljännestä, jos yritys käsittelee tuloverotuksia. Riippumatta liiketoiminta-alueesta on otettava huomioon yritystä koskevat erityispiirteet, jotka pumppaavat tai tuhoavat saapuvan kassavirran. Tämän tiedon kokoaminen tekee budjetoinnin kassavirrasta paljon yksinkertaisemman prosessin.
Analysoi ulosvirtaus. Odottamattomat menot voivat heikentää budjettia. Jotta budjetin katkaisijat pysyisivät mahdollisimman vähäisinä, tutustu aiempiin talousarvioihin trendien määrittämiseksi. Harkitse henkilöstöä. Onko kukaan jäänyt eläkkeelle? Ovatko lomautukset mahdollisia? Jos palkkaaminen on ennustettu, entäkö se uuteen työntekijään liittyvää koulutusta ja muita kustannuksia? Otetaan laitteiden ikä huomioon kustannusten selvittämisessä. Kysy, tarvitseeko tietokoneita tai tulostimia tai kopiokoneita päivittää tulevassa budjetti-kaudessa. Jos näin on, hanki kiinteät arviot korvauskustannuksista ennen lopullisen tuotteen lähettämistä tarkistettavaksi. Jos varastointivarasto on osa osaston talousarviota, ota huomioon paitsi kalakannan kustannukset myös kustannukset neliöjalkaa kohti sen sijoittamiseksi sekä henkilöstön ja laitteiden hallintaan tarvittavat laitteet. Lyhyesti sanottuna analysoi jokainen yksityiskohta, jotta lopullinen tuote toimii koko vuoden ajan.
Valmistele talousarvio. Viimeisenä vaiheena lopullisen talousarvion valmistelussa neuvotella muiden osastojen johtajien kanssa. Niiden panoksella voisi olla vaikutuksia osastosi talousarvioon. Tulevaisuus on kaikkien talousarvioiden ensisijainen tavoite. Osaston budjetin valmistelu on suoraviivainen tehtävä, jos sen loppuunsaattamiseen tarvittavat perustelut on tehty etukäteen. Muista myös, että budjetti on muokattava asiakirja, joka on yhtiön tavoitteiden mukainen ja jota voidaan tarvittaessa säätää helposti.
