Yrityksen aloittaminen tai käyttäminen on jännittävä seikkailu, joka tuo mukanaan lukuisia tehtäviä, kuten organisaation taloudellisen tilanteen seuranta. Taloushallinnossa on useampi kuin yksi lähestymistapa, joten organisaation kirjanpidon oikean perustan valitseminen on ratkaisevan tärkeää, jotta saat tarkan kuvan taloudellisista suuntauksista ja tehdä ennusteita yrityksellesi. Laskutapa, jonka valitset, voi vaikuttaa myös silloin, kun omaisuutesi ovat nestemäisiä. Olitpa sitten kirjanpitäjä tai seurannut tuloja ja kuluja itse, valitse vain yksi laskentamenetelmä ja noudata sitä johdonmukaisuuden ja tarkkuuden kannalta.
Kirjanpidon perusteet
Kaksi kirjanpidon tyyppiä, joita useimmat yritykset käyttävät, ovat suoriteperusteinen ja kassaperusteinen menetelmä. Jotkut yritykset käyttävät muokattua kassaperusteista menetelmää, jossa yhdistyvät sekä suoriteperusteiset että kassaperusteiset menetelmät.
Vaikka jokainen laskentamenetelmä kirjaa omaisuuserät, velat ja oman pääoman, ne poikkeavat toisistaan, kun ne kirjataan, mikä vaikuttaa siten yrityksen taloudelliseen tilannekuvaan missä tahansa vaiheessa.
Peruslaskentakaavan kolme ensisijaista osaa (joiden on aina tasapainotettava) ovat seuraavat:
- varat: Varat viittaavat liiketoiminnan aineellisiin ja aineettomiin hyödykkeisiin, kuten käteisvaroihin, maa-alueisiin, varastoihin, rakennuksiin, myyntisaamisiin, investointeihin ja muihin taloudellisesti kannattaviin eriin. Varat vastaavat velkoja ja omaa pääomaa.
- Velat: Velat viittaavat yrityksen taloudellisiin velvoitteisiin maksaa velkojilleen velat, kertyneet palkat ja lainat.
- oma pääoma: Omistajan oma pääoma tai oma pääoma tarkoittaa käytettävissä olevaa voittoa. Oma pääoma ja velat ovat yhtä suuret.
Laskentamenetelmä
Tilinpäätöksen laatimisperiaatteella tuotot tuloslaskelmaan, kun ne on ansaittu, ja vastaavat kustannukset, kun kustannukset syntyvät, ei silloin, kun laskut maksetaan. Tuloslaskelmaan sisältyy tuloslaskelmassa, joka antaa täsmällisen kuvan liiketoimintasi kannattavuudesta tietyn ajanjakson aikana. Esimerkiksi jos myyntiedustaja tekee suuren myynnin 15. joulukuuta, mutta ei odota saavansa maksua vasta seuraavan kalenterivuoden 15. tammikuuta, suoriteperusteinen menetelmä kirjaa myynnin joulukuussa.
Samoin, jos iso projekti vaatii materiaalien tilaamista tässä kuussa, suoriteperusteinen laskentamenetelmä kirjaa laskun kustannukseksi sen sijaan, että se odottaisi sen maksamista. Tämä menetelmä auttaa seuraamaan rahaa, jota sinun tarvitsee varata laskun maksamiseen. Se auttaa myös välttämään virheitä, joissa ostat vahingossa jotain, joka on jo osoitettu muuhun tarkoitukseen.
Jos kulut aiheutuvat tuloista, kuten huonekalujen asentamiseen tarvittavista tarvikkeista, asiakkaat tilasivat nämä kulut ja kirjataan tuloihin sen sijaan, että ne olisi lueteltu erikseen, mikä antaa kohtuullisen tarkan kuvan siitä, mikä pääoma on hankkeen päätyttyä käytettävissä. Tämä on kätevä, koska se pitää sekä varojen että velkojen nousun, mikä voi tapahtua, kun ne kirjataan erikseen. Se myös helpottaa voittomarginaalien seurantaa, koska saman projektin tulot ja kulut seurataan yhdessä.
Säilyttämällä laaja ja pitkäaikainen näkökulma talouteen on hyödyllistä yritysten kirjanpidossa, mutta suoriteperusteinen menetelmä ei ole ilman sen haittoja. Suoriteperusteinen kirjanpito edellyttää enemmän arviointia ja arvailua kuin käteislaskenta, joka käsittelee vain tuloja ja kuluja niiden syntymisen yhteydessä. Esimerkiksi on mahdollista laskea tulot ennen kuin se on tosiasiallisesti pankkitilillesi ja sitten käyttää sitä, lähettämällä uuden yrityksen punaiseen tai jopa konkurssiin.
Kertymismenetelmä vie myös enemmän aikaa, ja sitä valvoo parhaiten ammattimainen kirjanpitäjä, joka tuntee tuloksen laskentamenetelmän tarkan käytön. Yksi tahmea kirjanpitoalue, jonka ammattilaiset parhaiten jättävät, on arvioida huonoja velkoja tai tuloja, jotka eivät todennäköisesti tule läpi. Yrityksessänne todennäköisesti on enimmäkseen luotettavia asiakkaita, jotka maksavat laskunsa viipymättä, on niitä, jotka maksavat laskunsa myöhään tai eivät lainkaan. Ammattilainen kirjanpitäjä tietää, miten nämä tappiot arvioidaan, jotta saat suhteellisen tarkan kuvan yrityksesi taloudellisesta terveydestä.
Kirjanpidon kassaperuste
Kirjanpidon käteisperusta kirjaa tulot, kun rahaa ja kuluja maksetaan. Kuvittele esimerkiksi, että yrityksesi ostaa 75 yksikköä putkea tulevaa rakennushanketta varten, mutta lasku ei tule vasta kuukauden kuluttua tavaran vastaanottamisesta. Pankkitili on hieman ohut, joten odotat vielä viikkoa aikaa maksaa laskun sen vastaanottamisen jälkeen. Et tallenna kustannuksia siihen saakka, vaikka yrityksesi olisi saattanut jo sijoittaa kanavan rakennushankkeeseen. Pienyrityksille se voi tuntua helpotukselta, että sen ei tarvitse kirjata kustannuksia ennen kuin se on maksettu, mutta se voi myös aiheuttaa sinulle vahingossa ylimääräisen budjetin maksamisen ja päätyä maksamatta rahaa, joka velkaa velkojalle viipymättä.
Samoja periaatteita sovelletaan tuloihin. Esimerkiksi allekirjoitat sopimuksen uuden asiakkaan kanssa, joka suostuu maksamaan yrityksellesi useita tuhansia dollareita suuren hankkeen päätyttyä, mikä vie muutaman kuukauden loppuun. Tällä välin yrityksesi tulee ostaa materiaaleja ja suorittaa työn, joka on kustannus. Käteisperustan perusteella voit käyttää vain sellaisia varoja, jotka ovat tällä hetkellä pankkitilillesi. Vaikka et mene vahingossa punaiselle pankin kanssa, sinulla on nyt liian suuri kuva kustannuksista ja ylimääräinen kuva tuloistasi kahden kuukauden kuluttua projektin päättymisestä. Tämä tekee yrityksellesi mahdollisen käteisrahan kirjaamisen virheelliseksi ja epäluotettavaksi.
Vaikka kassapohjainen laskentamenetelmä ei ole yhtä tarkka kuin suoriteperuste pitkällä liikenteellä, yksi etu on se, että se ei vaadi yhtä monta huonoa tilaa kuin suoriteperuste. Tulosperiaatteen edellyttämä arvio on turvallisimmin kannattavaa yritystä, jolla on riittävästi rahoituskapasiteettia kulujen kattamiseksi ennen tulojen saamista. Liiketoimintasi voi alkaa kassaperusteisella laskentamenetelmällä ja siirtyä sitten ammatillisen kirjanpitäjän avulla siirtymävaiheeseen oman pääoman korotuksen yhteydessä.
Tilinpäätöksen muutettu kassaperuste
Muutettu kassaperusteinen kirjanpito yhdistää sekä suoriteperusteisen että kassaperusteisen kirjanpidon vahvuudet. Tässä menetelmässä tulot dokumentoidaan ansaitsemallaan suoriteperusteista menetelmää käyttäen. Samalla kulut kirjataan, kun ne maksetaan, kuten kassan laskentamenetelmässä. Vaikka muutettu kassaperusteinen menetelmä ei ole yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden tai tilinpäätöskäytännön mukainen, jotkut yritysten omistajat uskovat, että se yhdistää molemmat tärkeimmät laskentamenetelmät.
Esimerkiksi, jos teet sopimuksen rakentaa talon lokakuussa, joka valmistuu tammikuussa, liikevaihto kirjataan lokakuussa. Hankkeen loppuunsaattamiseksi ostetut rakennustarvikkeet kirjataan vähitellen koko projektin ajan.Näin yrityksesi säilyttää tarkan tulo- ja myyntiennätyksen, mutta samalla voit joustavasti pitää omaisuutensa mahdollisimman pitkään rakentamisprosessin aikana. Näin ollen kirjanpidon muutettu kassaperuste voi olla hyödyllinen joillekin pienille yrityksille, joilla on suuria hankkeita, ilman suurta pankkitiliä.
Merkittävin haitta muutetussa kassaperusteisessa laskentamenetelmässä on silloin, kun ulkopuolinen edustaja tai tilintarkastaja tutkii yrityksesi taloudelliset tiedot. Koska tämä menetelmä ei ole GAAP: n mukainen, sinun täytyy palata ja muuntaa kaikki tietueet joko kassaperusteiseen menetelmään tai suoriteperusteiseen laskentamenetelmään. Tämä ylimääräinen työ maksaisi organisaatiolle aikaa ja rahaa pitkällä aikavälillä.
