Faksien lähettäminen on helpompi tapa saada tietoja yhdestä pisteestä toiseen.Mutta sinun ei pitäisi lopettaa faksilaitetta lopullisena toimistotyökaluna. Varmista, että satunnaisesti juuttunut kone, varattu signaali ja puuttuu sivu, mutta faksilaitteita kannattaa käyttää ja niillä on etuja: suurempia asiakirjoja voidaan lähettää, jotkut näkevät ne ammattimaisemmaksi yritysviestinnäksi ja allekirjoitetut allekirjoitukset fakseissa ovat oikeutettuja.
Kirjoita faksin vastaanottajan ja lähettäjän nimi faksin kansilehden Vastaanottaja- ja Lähettäjä-osioihin.
Kirjoita puhelinnumerosi ja faksinumerot haluamaasi faksiin ja puhelimeen. kenttiä. Tämä on hyödyllistä, jos vastaanottajan täytyy soittaa tai faksata takaisin.
Lisää faksiin sisältyvien sivujen kokonaismäärä, mukaan lukien kansilehti kokonaismäärästä. sivujen tai kansilehden nro-osan. Tämä kertoo vastaanottajalle, kuinka monta sivua niiden odotetaan vastaanottavan faksissa.
Kirjoita yksi tai kolme sanaa, jotka kuvaavat faksin tarkoitusta kansilehden RE-osassa. Lisää tarvittaessa viitenumero.
Täytä asianmukainen ruutu tai ympyrä asianmukaisen sanan kuvaukseen, joka osoittaa faksin kiireellisyyden tai vastaanottajan vastaukset.
Useimmissa fakseissa on vastauskuvauksia, kuten: Tarkastelua varten (ei tarvita toimia), Ole hyvä ja kommentoi (vastaus vaaditaan), Kiireellinen (käsittele välittömästi), Luottamuksellinen (vain tietyille silmille) tai Vastaa (vastaus vaaditaan).
Kirjoita kaikki lisähuomautukset tai ohjeet, jotka haluat vastaanottajan lukea tai olla tietoisia faksin kansilehden tyhjässä alaosassa (Kommentit).
Aseta päivämäärä, jona lähetät faksin levyn yläosaan, kun olet tarkistanut faksin ja varmistanut, että kaikki kansilehden asiaankuuluvat kohdat ovat valmiit.
vinkkejä
-
Tulosta selkeästi ja helposti, jotta kansilehti on luettavissa.
Käytä sinistä tai mustaa mustetta, jos kansilehti skannataan tai kopioidaan.
Varoitus
Vältä luottamuksellisten tietojen lähettämistä faksilla. Ei ole mitään keinoa tietää, kuka on toisessa päässä.
