Olitpa yksinkertaisesti vapaaehtoisesti seurannut viikoittaisten henkilökunnan kokousten toimintaa, tai ikäisensä valitsivat sinut hyväntekeväisyysjärjestön tallennussihteerin toimistoon, on tärkeää, että laadit selkeät ja tarkat tiedot siitä, mitä organisaation kokousten aikana tapahtuu. Kokouspöytäkirjat ovat virallisia tietoja asioista, joista on keskusteltu tai joihin on ryhdytty. Siksi niitä pidetään usein historiallisina asiakirjoina. Näin ollen erinomaisen kokouksen pöytäkirjojen merkitystä ei voida yliarvioida, ja osallistujat arvostavat huomiota yksityiskohtiin sekä ammattimaisuuttasi.
Tarvittavat kohteet
-
Robertsin tilaussäännöt
-
Jäsenyysluettelo
Valitse tapa tallentaa kokouspöytäkirjat. Punnitse nauhoituksen, muistiinpanojen kirjoittamisen ja yksityiskohtien kirjoittamisen edut ja haitat kokouksen aikana. Tarkastellaan vikaturvallista menetelmää, kuten näiden kahden menetelmän yhdistelmää. Voit esimerkiksi nauhoittaa kokouksen ja kirjoittaa myös muistiinpanoja kannettavaan tietokoneeseen tai tablet-laitteeseen.
Hanki kopio "Robertin työjärjestyksestä" tai tutustu tämän alukkeen online-tilaukseen parlamentaarisessa menettelyssä ja parhaista käytännöistä kokousten järjestämisessä ja tallentamisessa. Tutki sopivaa muotoa kokousten keskustelujen, esitysten, sekuntien esittämiseen, keskusteluun ja äänestykseen. Jos mahdollista, hanki teoksesi kopio kirjasta tai verkkosivustosta kokouksen aikana. Tämä osoittautuu korvaamattomaksi siinä tapauksessa, että jäsenet odottavat teiltä vastauksia asianmukaisesta hallinnosta, käyttäytymisestä, virallisista kirjauksista ja pöytäkirjoista.
Alusta esittely ja rakenne minuutteihisi. Luetkaa esimerkiksi esittelyn yhteydessä kokouksen päivämäärä, kellonaika, virkailijoiden nimet, sijainti ja tarkoitus. Kokouspöytäkirjoissa on otettava huomioon kokousaika, jolloin kokous kutsuttiin järjestykseen. Virallisten kokousten tarkoitus voi olla yksinkertaisesti kuukausittainen jäsenkokous; Jos kuitenkin tallennat pöytäkirjat erityiselle jäsenyydelle, varmista, että minuutit kuvastavat tarkasti, että tämä on kokous, jota organisaatio ei tavallisesti harjoita normaalin liiketoiminnan aikana. Monet julkisen sektorin organisaatiot voivat kutsua erityiskokouksia keskustelemaan luottamuksellisista asioista, kuten henkilöstökysymyksistä, jotka on vapautettu tietyistä valtion Sunshine-lain säännöksistä.
Pysy, kun organisaation puheenjohtaja tai ryhmän johtaja esittelee. Jos et ole virallisesti otettu käyttöön, tutustu ryhmään ja selitä roolisi tallennussihteerinä tai muistiinpanon ottajana. Kerro ryhmälle, mitä menetelmiä käytät kokousten keskusteluihin. Näin jäsenet tunnistavat sinut organisaation virallisten asiakirjojen luomisesta ja ylläpidosta vastaavaksi henkilöksi, joka on erityisen hyödyllinen jäsenille, jotka eivät tunne sinua tai jotka eivät tunne organisaatiota ja sen käytäntöjä. Lisäksi esittelysi on ehdotus siitä, että osallistujien on puhuttava ääneen, jotta voit tehdä tehokkaasti muistiinpanot.
Pyydä osallistujia esittämään itsensä, kun huomaat nopeasti heidän nimensä ja missä he istuvat. Näin sinun ei tarvitse jatkuvasti pyytää ihmisiä toistamaan nimiä, kun tallennat liikkeitä, sekuntia ja keskustelupisteitä. Esimerkiksi, sinun tulee aina tallentaa liikettä tekevän henkilön nimi, henkilö, joka sekoittaa sen, ja henkilö, joka pyytää äänestystä liikkeestä. Kun joku pyytää äänestystä, he yleensä sanovat: "Soita kysymykseen." Ryhmän johtaja pyytää jäseniä äänestämään. Jos keskustelua käydään ennen äänestystä, kirjaa keskustelun keskeiset osat ja merkitse kaikki viralliset vastalauseet. Liittymistä ja äänestystä koskeviin muistiinpanoihin olisi sisällyttävä myös ayes, nays ja tyhjää.
Vältä subjektiivisten lausuntojen sekoittamista muistiinpanoihin. Älä tulkitse sitä, mitä puhuja tarkoittaa hänen äänensä, taivutuksensa tai sanattomien vihjeidensä avulla. Kokouspöytäkirjojen on oltava tosiasiallisia ja objektiivisia - jokainen osallistujien lausuntojen kääntyminen voi heikentää minuuttien eheyttä ja kyseenalaistaa kykynne tallentaa minuutteja oikein. Esimerkiksi, kirjoita, "John Doe esitti seuraavan ehdotuksen: Sulje koulut päivinä, jolloin National Weather Service ennustaa yli viisi tuumaa lunta Jacksonille, Adamsille ja Madisonille," ei "John Doe totesi painokkaasti, että hän halusi ryhmän äänestää koulujen sulkemisesta päivinä, jolloin alueelliset sääolosuhteet viittaavat huonoon säähän ja läpäisemättömiin teihin."
Viimeistele minuutit mahdollisimman pian kokouksen jälkeen, kun taas toimet ovat vielä tuoreita mielessäsi. Tarkista muistiinpanosi, kuuntele nauhalle tallennusta ja valmistaudu laatimaan lopullinen versio. Jos sinulla on kysyttävää siitä, mitä kokouksen aikana tapahtui, keskustele ryhmän johtajan tai johtajan kanssa. Joissakin tapauksissa saatat joutua ottamaan yhteyttä henkilöön, jonka lausuntoihin tarvitset selvennyksiä.
Anna ryhmänne johtaja, mitä ehdotatte, ovat viimeiset minuutit; kysy palautetta, kysymyksiä tai korjauksia. Kun saat vihreän valon, valmistele lopullinen versio ja järjestä pöytäkirjat jäsenille. Käytä organisaation suositusmenetelmää, kun jaat minuuttien kopioita joko sähköpostitse, etana tai henkilökohtaisella toimituksella, jos olet samassa toimistossa kuin osanottajat.
vinkkejä
-
Jos kokouksessa on ensimmäinen nimenhuuto, sinun ei tarvitse pyytää jäseniä esittämään itsensä. Yksinkertaisesti tallenna läsnä olevien ihmisten nimet ja tallenna poissaolijoiden nimet. Rullakutsut ovat yleensä vakiomenettely virallisissa kokouksissa, kuten hallituksissa. Tee erillinen huomautus siitä, missä ihmiset istuvat. Tämä tulee sinun "huijauslevyksi", joten voit helposti viitata ihmisiin nimien mukaan minuutteihisi tai kääntyä niihin, kun pyydät jotakuta selventämään tai toistamaan sanomiaan.
Vaikka kokous on epävirallinen, roolisi muistiinpanon saajana ei ole. Jopa epävirallisissa kokouksissa suhtaudutaan huomautuksen vastuullisuuteen vakavasti ja laaditaan virallisia kirjallisia huomautuksia, joissa kuvataan tarkasti ja muodollisesti kokoustoimia. Osallistujat arvostavat huomiota yksityiskohtiin.
Varoitus
Älä käytä älypuhelimen kaltaista laitetta kokousten muistiinpanojen tallentamiseen - se ei esitä positiivista kuvaa ja ihmiset, jotka eivät tiedä älypuhelimien ominaisuuksista, saattavat ajatella, että pelaat puhelimessasi sen sijaan, että kuunneltaisit, mitä organisaation jäsenet keskustelemme.
