Henkilöstökokousten pöytäkirjat antavat kirjallisen selvityksen tehdyistä päätöksistä, käsitellyistä kysymyksistä, annetuista äänistä, annetuista tehtävistä ja muista henkilöstöön vaikuttavista asioista. On tärkeää kerätä kokouksen yksityiskohdat ja keskustelujen ydin. Sinun ei tarvitse tallentaa jokaista kokouksen aikana puhunutta sanaa, mutta sinun pitäisi pystyä antamaan osallistujille tarkka kokous.
Tarvittavat kohteet
-
Muistiinpanovälineet
-
nauhuri
Valmistaudu kokoukseen tutustumalla huoneeseen arvioidaksenne, mistä sinun pitäisi istua, jotta saat parhaan mahdollisen näkökulman ja löytää sähköpistokkeita, jos tarvitset niitä. Tarkastele edellisiä minuutteja saadaksesi itsesi nopeuttamaan, miten minuutit on tallennettu aiemmin.
Hanki kopio esityslistasta, jotta voit järjestää minuutit aiheittain. Hanki luettelo kutsutuista osallistujista ja tarkista osallistujia pyytämällä heitä kirjautumaan sisään, kun he tulevat kokoukseen.
Huomaa kokouksen päivämäärä ja kellonaika. Kirjoita jokainen liike, kun se esitettiin, sana sanalle. Kirjaa annetut äänet ja kuinka monta äänesti puolesta, vastaan ja tyhjää. Sisällytä liikkeen tekijän nimi ja sekunti.
Käytä bullet-pisteitä korostamaan tärkeitä keskusteluaiheita, kuten budjetteja, vaaleja tai yrityksen tapahtumien suunnittelua. Huomioi keskustelun aikana esiin tulleet edut ja haitat, jotka ovat tehneet jokaisen lausunnon. Kierrä jokainen keskusteluaihe tulokseen, joka on liike- ja äänestys, tehtävä aiheen tutkimiseksi tai nimetty toiminto.
Kirjoita minuutit selkeään ja helposti luettavaan muotoon, jotta ne ovat helpompia seurata. Etsi jo luotuja sovelluksia ja työkaluja, joiden avulla voit tehdä minuuttivastaanoton tehokkaammin. Nämä löytyvät sivustoista, kuten onenote.com, jos käytät Windowsia. Tutustu evernote.com-sivustoon, jossa voit kirjoittaa työkaluja, sovittu.fi-merkinnän muistiinpano- ja minuuttien jakamistyökaluja varten sekä Google-dokumentteja kokouspöytäkomentoja varten ja helppoja tapoja jakaa minuutteja.
Kirjoita pöytäkirjat mahdollisimman pian kokouksen jälkeen, kun keskustelut ovat vielä tuoreita mielessäsi, mieluiten 24 tunnin kuluessa. Kirjoita kolmanteen henkilöön koko.
Lähetä luonnos johtajalle tai esimiehelle, joka johti kokouksen tarkistamista varten ennen kuin lähetät minuutit ulos muille osallistujille. Tee korjauksia ja lähetä kopio kaikille kokoukseen osallistuville. Liitä asianmukaiset asiakirjat, kuten budjetin kopio, toimintojen luettelo tai yhteystietojen numero.
vinkkejä
-
Luo malli, joka helpottaa minuuttien ottamista. Käytä sitä uudestaan, kun otat henkilöstön minuutteja.
Käytä tallennuslaitetta, jos olet huolissasi tarkkuudesta. Kerro osallistujille, että ne tallennetaan ennen tallentimen käynnistämistä.
Varoitus
Älä mene frazzled, kun menetät keskustelun tai et ymmärrä pistettä. Kun saat sekaannusta, lopeta menettely ja pyydä selvitystä varmistaaksesi, että raportoit tarkasti.
