Kun teet liiketoimintaa, sen sidosryhmät, johtajat ja asiakkaat odottavat tehokkuutta, luotettavuutta ja turvallisuutta. Tämä koskee erityisesti rahoitustapahtumia. Sisäinen valvonta varmistaa, että kaikki liiketoiminta- tai organisaatioprosessit täyttävät nämä vaatimukset. On kuitenkin tärkeää tunnistaa sisäisen valvonnan asetusten mahdolliset heikkoudet. On olemassa useita keinoja näiden puutteiden havaitsemiseksi, ja tietoa on saatavilla auttamaan sinua. Esimerkiksi arvopaperimarkkinatoimikunta on antanut ohjeita sisäisen valvonnan valvomiseksi.
Luetteloi kaikki sisäiset valvontamenettelyt. Tähän sisältyvät rahoitustapahtumien dokumentointi, tuotesuunnittelu ja testaus, hankintamenettelyt ja sisäinen tarkastus. Tiedä tarkalleen, mitä olet tekemisissä ennen kuin tarkistat menettelyt. Yritä tunnistaa yrityksen tai organisaation osat, jotka saattavat olla enemmän riskejä kuin muut. Arvioi myös ohjainten suunnittelua. Tämä sisältää tyypillisesti dokumentaation, organisaation, tehtävien erottamisen, palautteen ja koulutuksen.
Suorita riskien arviointi kaikille valvontamenettelyille. Tunnista yrityksesi tai organisaationne todennäköisimmät viat. Riskinarviointi tapahtuu yleensä taulukon muodossa. Jokainen uusi riski asetetaan riviin. Voit tutkia riskin lisäämällä joukon sarakkeita, jotka osoittavat, mikä voisi mennä pieleen, miksi, kuka vastaa tästä prosessista, joka on tarkastanut sen, ratkaisut ja milloin vastuussa oleva henkilö ryhtyi toimiin.
Suorita sisäinen tarkastus. Tähän sisältyvät varasto- ja omaisuuserät, käteisvarojen sovittaminen ja velat. Käteisvarojen yhteensovittaminen tarkoittaa, että yhtiön omistama likvidit käteisvarat ovat oikeat tuloihin ja menoihin verrattuna. Velkojen tilintarkastus tarkoittaa sen tarkistamista, että kaikki maksut ovat oikean yrityksen tai yksilön käytettävissä. Niiden olisi viitattava kaikkiin tilinpäätöksiin sekä sisäisiin (tilejä) että ulkoisiin (pankkeihin).
Kouluttaa henkilökuntaa nykyaikaisissa sisäisen valvonnan prosesseissa ja menetelmissä. Sisäiset valvontatoimet, kuten monet muut liiketoiminnan näkökohdat, kehittyvät jatkuvasti. Ilmoita työntekijöillesi muutoksista ja pidä heidät hyvin koulutettuna. Tiedon ja koulutuksen puute on keskeinen syy sisäisen valvonnan epäonnistumiseen. Testaa työntekijöiden osaamista ja pidä arviointitilaisuuksia henkilöstön koulutuksen aikana.
Seuraa sisäisen valvonnan henkilökuntaa. Riskien arvioinnit luovat yleensä sisäisen valvonnan toimijat. Ulkoisten tarkastusten seuranta tai suorittaminen antaa kolmannelle osapuolelle mahdollisuuden tunnistaa mahdolliset heikkoudet, joita henkilö tai tiimi on jäänyt huomiotta. Nämä voivat vaihdella prosessista itse sen valvonnan alaisuuteen. Ulkoinen tilintarkastusyhteisö suorittaa yleensä tällaisia tarkastuksia. Useimmilla yrityksillä on suhteita luotettuihin ulkoisiin tilintarkastajiin.
Tutki asiakkaiden ja sidosryhmien palautetta. Onko yleisiä valituksia? Oliko sisäisen valvonnan rikkomuksia? Jos esimerkiksi useat asiakkaat ilmoittavat saman tuotevian, kuten viallisen painikkeen, voit etsiä ongelman yrityksen taaksepäin. Tämä merkitsisi tyypillisesti tarkistamista päinvastaisessa järjestyksessä, toimitusta, kokoonpanoa, valmistusta, testausta ja suunnittelua.
Katsokaa laitosraportteja. Ovatko yrityksen alueet pahentuneet tai ne eivät paranna odotetusti? Tällaiset ongelmat voivat johtua muista tekijöistä, mutta ne voivat myös merkitä jonkinlaista sisäisen valvonnan epäonnistumista. Kukin osasto pystyy hallitsemaan ja valvomaan, mitä se tekee; mutta osastojen raportit on yhdistettävä yhteen, jotta ne kuvastaisivat koko liiketoimintaa. Tutki, onko jokaisella osastolla riittävän vahva mekanismi, jotta sen henkilöstö voi raportoida valvontavajeista.
