Normaalissa liiketoiminnassa yritys tai asianajotoimisto voi lähettää satoja kirjeitä asiakkaille, mahdollisille asiakkaille, myyjille tai eri valtion virastoille. Kun esimiehille ja ammattilaisille on kulunut aikaa, se ei aina ole mahdollista, että lähettäjä voi allekirjoittaa asiakirjan henkilökohtaisesti tai sihteerin valmistuttua. Tästä syystä on olemassa yleisesti hyväksytty oikeudellinen yleissopimus, jonka mukaan kolmannen osapuolen allekirjoitus on suoritettava.
Yksinkertainen kirjeenvaihto
On melko yleistä, että joku valmistautuu lähettämään lähettäjän lähettämää lyhyttä käskyä. Esimerkiksi lakitoimisto voi lähettää useita kopioita yksinkertaisesta kirjeestä, kuten pyynnöstä puhelun, monille eri asiakkaille. Jos lähettäjää ei ole mahdollista allekirjoittaa henkilökohtaisesti ja kirjeen lähettäminen postissa on välttämätöntä, valtuutettu työntekijä tai avustaja voi allekirjoittaa lähettäjän puolesta. Oikeudellinen yleissopimus on sisällytettävä kirjaimiin "p.p.", jotka edustavat latinalaista ilmausta "per procurationem", eli "huolehtia jotakin" ennen työntekijän allekirjoitusta. Kirjeenvaihto tarkoittaa sitä, että se allekirjoitetaan jonkun muun puolesta; yhteinen vaihtoehto, jota käytetään lomakekirjoissa, on käyttää allekirjoituskuvaa.
Menetelmät ja menettely
On hyväksyttävää joko kirjoittaa tai kirjoittaa, "p.p." oman allekirjoituksen edessä, lähettäjän painetun nimen yläpuolella. Voit myös asettaa lähettäjän nimen oman allekirjoituksen yläpuolelle, jonka on oltava ennen p.p. Johdonmukaisuuden vuoksi ja väärinkäsitysten estämiseksi ammatti- tai toimisto asettaa tavallisen menettelyn kirjeen allekirjoittamiseksi toisen puolesta.
Valtakirja
Laissa säädetään myös yksilöstä, jolla on valtakirja allekirjoittaa jonkun toisen puolesta. Valtuutus sallii poissaolevan tai työkyvyttömän henkilön hoitaa laillista tai taloudellista toimintaa luotettavan sukulaisen tai laillisen edustajan avustuksella. Asianmukainen menetelmä, jos sinulla on valtuudet allekirjoittaa valtakirja, on ensin allekirjoittaa päämiehen nimi ja sitten oma, ennen kuin sana "by", päämiehen allekirjoituksen puolella tai alapuolella, ilmaisulla "power ”tai nimikirjaimet, POA allekirjoituksesi jälkeen, esimerkiksi Joe Smith, Mary Jones, valtakirja. Joissakin tilanteissa allekirjoitetun sopimuksen, lomakkeen tai kirjeen on liitettävä notaarin vahvistettu ja allekirjoitettu valtakirja.
Vanhemmat ja huoltajat
Valtion lainsäädännössä säädetään yleisesti, että alaikäisiä ei saa pitää oikeudellisesti sitovissa sopimuksissa, lukuun ottamatta joitakin poikkeuksia. Tilanteessa, jossa sopimus koskee alaikäistä, kuten pankkitilin avaamista tai valokuvaajan mallin julkaisemista, vanhemman tai laillisen huoltajan voidaan joutua allekirjoittamaan alaikäisen puolesta. Näissä tapauksissa vanhempi tai huoltaja seuraa allekirjoitustaan ilmaisulla "puolesta ja puolesta", jota seuraa alaikäisen nimi. Asiakirja voi myös edellyttää joko alaikäisen painettua tai allekirjoitettua nimeä erillisessä allekirjoituslinjassa.
