Toimistotoimintojen kehittäminen hyödyttää toimistoa tai liiketoimintaa auttamalla sinua ja johtoryhmääsi standardoimaan tiettyjä toimintoja. Toimistoprosessit auttavat ylläpitämään palvelun huippuosaamista ja toimivat oppaana, joka tarjoaa tarvittavat tiedot palvelun laadun varmistamiseksi. Selkeiden ja tarkkojen menettelyjen luominen on mahdollista seuraamalla sisällön suunnittelun yksinkertaista järjestystä, menettelyjen kirjoittamista, käsikirjan tai oppaan laatimista ja kaikkien menettelyihin tehtyjen tarkistusten seurantaa. Toimistotoiminnot voidaan kirjoittaa tietylle toimistotoiminnolle tai koko toimiston johtamiselle.
Tarvittavat kohteet
-
Nauhuri (valinnainen)
-
Notebook ja tekstinkäsittelyohjelma
-
Kalenteri tai ajastin
Kirjoita muistiin, miksi kirjoitat menettelyjä ja kuka käyttää menettelyjä. Tunnista, kuinka usein menettelyjä tai menettelyjen osia käytetään. Ominaisuus auttaa sinua keskittämään ja jäsentämään dokumentointiponnistusta.
Luo aikataulu tietojen keräämiseksi siitä, mitkä tehtävät suoritetaan ja kuinka usein tehtävät on suoritettu. Haastatko tehtäviä suorittavia asiantuntijoita ja tallennat toimenpiteet, jotka on suoritettu jokaisen tehtävän suorittamiseksi. Jos luot askeleet tyhjästä, piirrä yksinkertainen vuokaavio vaiheista, joita henkilöstö seuraa alusta loppuun loppuun tehtävän suorittamiseksi.
Määritä, milloin asiakirja toimitetaan ja onko se paperilla tai verkossa. Käytännön tarkoituksiin paperilla käytettävät menettelyt ovat ihanteellisia, koska ne ovat helppokäyttöisiä ohjeita ja ne ovat hyödyllisiä harjoituksen aikana. Tiedostorakenteen ja yksinkertaisen tiedostojen nimeämiskäytännön tekeminen on kätevää prosesseja luodessasi.
Jaa menettelyt osiin funktion mukaan. Toimintoon liittyvien tehtävien luominen antaa roolin ja vastuun henkilölle tai osastolle, jonka on täytettävä tehtävä.
Kirjoita kunkin tehtävän suorittamiseen tarvittavat menettelyvaiheet. Kirjoita vaiheessa 2 kirjoitetut tai tallennetut haastateltavat merkinnät peräkkäin niin, että kuka tahansa voisi suorittaa toiminnon ja tehtävän onnistuneesti. Kun olet dokumentoinut tehtävät kokonaan, suorita oikoluku ja tarkista koko sisältö. On ihanteellista, että yksi tai kaksi asiantuntijaa tarkistaa asiakirjan luonnoksen tarkkuuden vuoksi.
Tee tarvittavat korjaukset ja tee toinen tai lopullinen luonnos. Pidä asiakirjasi toimituspäivää silmällä pitäen asiakirjan lopullinen tarkistus ja tuota sitten lopullinen asiakirja tulostusta tai verkkoviittausta varten. Pyydä kopio sijoittumaan kolmirenkaiseen sideaineeseen, jotta sivujen vaihtaminen on helppoa, kun päivitykset tehdään.
vinkkejä
-
Olemassa olevien tietojen tai tehtävän vuokaavioiden käyttö vähentää menettelyjen kehittämiseen tarvittavaa aikaa ja auttaa varmistamaan, että toimintavirheet minimoidaan.
Asiakirjojen ja tarkistusten suorittaminen kestää keskimäärin noin kuusi viikkoa.
