Yhtiön johtajat käyttävät konferenssitilaa kokousten järjestämiseen ja tapahtumien järjestämiseen muille työntekijöille tai vieraileville liikemiehille. Konferenssihuoneen asentaminen voi vaikuttaa suuresti siihen, miten ihmiset kokevat kokouksen, sillä ne, jotka istuvat selässä, eivät ehkä pysty kuulemaan tai näkemään kaikkea, mitä tapahtuu huoneen edessä. Ennen kuin aloitat kokoushuoneen määrittämisen, analysoi tilaa määrittääksesi, mikä asennus toimii parhaiten tietylle tilalle. Näin kaikilla mukana olevilla on sama kokemus esitysten tai tapahtumien aikana.
Kävele kokoustilaa ennen kuin aloitat tilan suunnittelun. Etsi kaikki pistorasiat tilaan, koska huoneen etuosassa voi olla pistorasioita. Projektorit ja näytöt saattavat vaatia sähköä toimimaan, joten aseta huoneen etuosa, jossa on käytettävissä myymälöitä. Tämä tehdään johtojen lattialle minimoimiseksi, sillä ihmiset voivat mennä niiden yli, kun he kävelevät kokoustilassa.
Analysoi tilan koko ja vertaa kokoa yrityksen tarpeisiin. Jos yritys etsii tilaa, johon mahtuu yhtä aikaa 20 henkilöä tai vähemmän, pöytien ja tuolien asennus on erilainen kuin tila, jossa tarvitaan satoja ihmisiä tiettynä ajankohtana. Teatterityylisen asennuksen käyttäminen korotetuilla riveillä voi olla tehokkaampaa satojen ihmisten kannalta U-muotoisen asennon sijaan, sillä U-muotoinen kokoonpano soveltuu paremmin 20 henkilölle tai vähemmän. Yksittäistä neuvottelupöytää tulisi käyttää vain, jos yritys aikoo järjestää vain alle 15 henkilöä kerrallaan, koska taulukon toisessa päässä olevien työntekijöiden on voitava kuulla ihmisiä, jotka istuvat toisessa päässä.
Lisää esitysnäyttö tai projektori eteen ennen kuin lisäät pöytiä ja tuoleja tilaan. Liitä kaikki sähkölaitteet ja piilota johdot seinien tai mattojen alapuolelle.
Aseta taulukot haluamaasi kokoonpanoon, jonka olet valinnut kokoustilaan. Taulukot on sijoitettava lähelle toisiaan, jos käytät U-muotoista menetelmää. Teatteriasetus vaatii taulukoiden asettamisen korotettuihin laatikoihin tai alustoihin. Aseta foorumi haluttuun tilaan ennen taulukoiden lisäämistä.
Kävele tilan ympärillä ja aseta itsesi pöydän taakse, jotta voit testata, onko jokainen istuin hyväksyttävä huoneen etuosan näkemättä ilman esteitä. Älä aseta jonkun paikkaan, jossa hän ei näe etuosaa. Tee tämä ennen kuin tuolit lisätään huoneeseen, koska voi olla vaikeampi muuttaa huoneistossa olevia tuoleja ja pöytiä.
Lisää kaikki tuolit kokoustilaan ja lyö pöydän alla olevat tuolit lattiatilan säästämiseksi. Tämä tekee kokoushuoneesta suuremmaksi ja järjestäytyneemmäksi.
Lisää vesipullo, kynät, paperit ja mahdollisesti hedelmät konferenssitaulukoihin ennen tapahtumaa.
