Voit allekirjoittaa tai olla allekirjoittamatta? Tämä on kysymys, joka usein syntyy, kun varattujen johtajien on tarkoitus kirjoittaa muistio. Toisin kuin liikekirjeet, jotka selvästi edellyttävät allekirjoitusta, muistutukset ovat eri asia. Niiden allekirjoittaminen ei ole selvää monille nuorille johtajille, jotka ovat aloittaneet liiketoimintansa. Seuraavat vinkit auttavat valaisemaan, allekirjoittavatko ne.
Tarvittavat kohteet
-
Tietokone
-
Perus tekstinkäsittelyohjelma
-
Grammatinen opas tai tyylikirja, eli AP-tyylikirja
-
Ajankohtaiset tutkimukset, toisin sanoen taloudelliset raportit, tilinpäätösraportit jne.
-
Sanakirja, sanasto, taulukkolaskentaohjelmisto (valinnainen)
Pinnalla ne saattavat näyttää samanlaisilta, mutta muistion ja kirjeen välillä on monia eroja. Yrityksen kirjelomakkeisiin kirjoitetut kirjeet ovat ulkoisia asiakirjoja. He pyrkivät yleensä pienempiin ulkopuolisiin yleisöihin, kuten asiakkaisiin, tavarantoimittajiin ja teollisuuden sääntelyviranomaisiin. Tämä tekee allekirjoituksesta vaaditun elementin. Muistiinpanot ovat kuitenkin sisäisiä ja yleensä vain yrityksen työntekijöitä. Käytännössä muistiinpanot eivät sisällä allekirjoitusta. Joskus johtajat ovat kuitenkin järkeviä sisällyttämään nimikirjaimet niiden otsikon viereen otsikkoon. Todellinen temppu on tietää, milloin ja milloin tehdä niin.
Muistion tarkoitus auttaa sanelemaan sen allekirjoittamisen. Toiseksi sähköpostiviestinä muistutukset ovat ensisijainen työkalu, jota johtajat käyttävät jakamaan tietoja työntekijöiden kanssa, olipa kyse sitten yksinkertaisista ilmoituksista tai keskeisistä politiikan muutoksia koskevista tiedoista. Jotkin muistutukset ovat luonteeltaan herkempiä kuin toiset.
Kuinka herkkä tieto on? Rutiinimuistutukset, jotka käsittelevät ei-kiistanalaisia aiheita, muodostavat suurimman osan johtajien lähettämistä muistioista. Tämäntyyppiset muistiinpanot vaativat harvoin seurantaa, ja niitä käytetään yleensä nimellisarvolla. Muita aiheita, kuten yritysten vähentämistoimenpiteitä, terveyshyötyjen vähenemistä jne., Voi olla työntekijöiden vaikea kuulla. Tämän seurauksena niiden pätevyys voidaan kyseenalaistaa. Kun aihe on herkkä, muistion kirjoittaja voi aloittaa muistion lisätäksesi sen sisällön. Mutta silloinkin alkukirjaimia ei tarvita.
Kuinka monta ihmistä vastaanottaa muistion? Jälleen muistiinpanot joskus menevät satoihin ihmisiin ja niiden parafointi voi olla aikaa vievä tehtävä. Liiketoiminnassa aika on rahaa. Myös alkukirjaimien lisääminen voi olla suuri yritys. Kun päätät, haluatko aloittaa muistion, kysy, mikä arvo lisätään tähän tehtävään? Jos näin ei ole, ohita se.
vinkkejä
-
Allekirjoitus estää signaalin lukijoille, että he ovat saavuttaneet kirjeen loppuun. Muistikirjojen avulla päätelaatat kuitenkin päätteen käyttämällä siirtymävaihtoehtoja, jotka korostavat johtopäätöstä, kuten "sulkemalla" tai "viimeiseksi".
Varoitus
Muista, että kirjoitatko muistion tai kirjeen allekirjoituksella tai ilman sitä, se voi olla oikeudellisesti sitova asiakirja. Älä koskaan katketa mitään kiirettä. Voisit saada itsesi ja yrityksesi kuumaan veteen.
