Muistiinpanojen on välitettävä tiedot tiivis ja tarkoituksenmukainen. Tämä ei-nonsense-tyyli tarkoittaa, että vaikka olisit hikoilemassa mahdollisuutta kirjoittaa yksi, sinun pitäisi löytää yksinkertainen ja järkevä muoto, joka on tervetullut helpotus muilta, työvoimavaltaisemmilta kirjoitusprojekteilta, joita sinulla saattaa olla työpöydälläsi.
Kirjoita otsikko
Aloita muistio kirjoittamalla tavallinen otsikko, joka sisältää "To:", "From:", "Date:" ja "Subject" erillisillä riveillä. Harkitse yleisön linjaa, kun ymmärrät, että et ehkä halua levittää muistiosi koko yritykselle vaan vain muutamille osastoille. Täydellinen otsikko antaa lukijoille mahdollisuuden nopeasti skannata se ja kerätä tärkeitä tietoja heti alusta alkaen - sopivuudesta aiheeseen.
Ilmoita tavoite
Kirjoita lyhyt aukko, jossa ilmoitetaan selkeästi mahdollisimman yksinkertaisessa merkityksessä kirjoittamista varten. Injisoi haluamaasi persoonallisuutta, mutta pidä myös tämä lisäys. Esimerkiksi, jos teet ilmoituksen, voit kirjoittaa: "Erityisen pitkän ja kattavan haun jälkeen olen iloinen voidessani ilmoittaa, että ABC Company on palkannut XYZ Writers Groupin ohjaamaan tulevia markkinointitoimintamme."
Kehitä tarkkuutta
Kiinnitä muistion runko - enintään kaksi tai kolme kappaletta - avausilmoituksen laatimiseen. Kysymysten ennakointi on tärkeää; et halua, että muistio tuottaa enemmän kysymyksiä kuin se antaa vastauksia, mutta muistio ei ole myöskään kattava, 360 asteen julkistaminen. Järjestä tärkeimmät tiedot - mitä työntekijät haluavat tietää ja mitä heidän on tiedettävä - hierarkkisesti. Lopuksi, pidä mielessä, että muistio toimii harvoin aiheen "lopullisena sanana"; Itse asiassa se käynnistää joskus useita toimintoja. Joten varaa muistion viimeinen kappale "seuraaviin vaiheisiin" tai "mitä tapahtuu seuraavaksi." Esimerkiksi tässä tapauksessa haluat ehkä jakaa, kun esität kirjailijaryhmän työntekijöillesi.
Sulje tyyli
Sulje muistio upeasta huomautuksestaymmärtäen, että lähetät implisiittisen viestin työntekijöillesi seuraamaan. Saatat esimerkiksi sanoa: ”Tiedän, että odotatte, kuten minä, aloitan tämän jännittävän luvun yrityksemme historiassa. Kiitän teitä etukäteen innostuksestanne ja omistautumisestanne. ”
Osoita Liitteet
Lisää merkintä muistion alareunaan asiaankuuluvat liitteet, kuten asiakirjat, joita työntekijät haluavat lukea, tai uusia menettelyjä, joita haluat niiden noudattavan. Kirjoita vain sana ”Attached:” ja tiivistä lyhyesti tiedot. Tässä esimerkissä saatat haluta sisällyttää yhteenvedon kirjoittajien ryhmän aikaisemmista markkinointiprojekteista, jotta työntekijät voivat tutustua ryhmän tyyliin ja saavutuksiin. Selvitä, missä työntekijät voivat löytää nämä tiedot. Jos esimerkiksi lähetät muistion paperikopion ilmoitustaululle tai lähetä se sähköpostitse yrityksenlaajuisesti, varmista, että työntekijät ymmärtävät, miten liitetiedosto on käytettävissä.
vinkkejä
-
Lue muistiosi ääneen, kun olet huolellisesti korjattu ja muokannut sitä ennen sen levittämistä.
