Pyöreää kirjainta käytetään saman tiedon jakamiseen suuren yleisön kanssa. Se poikkeaa tarkoituksesta henkilökohtaisesta kirjeestä, joka lähettää tiettyjä tietoja yhdelle tai muutamalle vastaanottajalle. Pyöreitä kirjeitä käytetään usein uusien tietojen ilmoittamiseen tai politiikan selkeyttämiseen. Ne ovat jonkin verran yleisiä aiheessa, koska niitä luetaan laajasti. Pyöreän kirjeen kirjoittaminen vaatii muutaman tärkeän vaiheen.
Tunne yleisösi. Pyöreiden kirjainten osalta lukijakunta on monipuolinen, joten yleisön ennakkotietojen tai sisältöjen tuntemus voi olla vaikeaa arvioida. Harkitse kuitenkin suurinta osaa todennäköisistä lukijoista, kun kirjoitat, niin että kirjeesi on hyödyllinen useimmille ihmisille.
Erota sisäiset ja ulkoiset pyöreät kirjaimet. Vaikka sisäinen kiertokirje onkin levitetty suurelle ryhmälle, se on edelleen rajoitettu ryhmään. Yritys voi esimerkiksi lähettää työntekijöille sisäisen kirjeen uudesta yrityspolitiikasta. Sitä vastoin ulkopuolinen kirje olisi kirje, joka toimitetaan kaikille asiakkaille tai yleisölle.
Käytä ääntä ja ääntä, joka sopii sellaiselle viestinnälle (sisäinen tai ulkoinen), johon ympyräkirja toimii. Esimerkiksi ankara sävy olisi tarkoituksenmukaista, kun kaikille työntekijöille lähetetään kiertokirje, jossa käsitellään hiljaisuutta tai poissaoloja. Jyrkkä sävy ei kuitenkaan olisi tarkoituksenmukaista käyttää kirjeen lähettämiseen asiakkaille.
Jaa vain valtuutetut tiedot. Koska pyöreät kirjaimet on tarkoitettu suurelle yleisölle, ne eivät sovellu julkistamaan luottamuksellisia tietoja tai tietoja, joita ei ole tarkoitettu laajalle yleisölle.
