Kaikki organisaatiot tarvitsevat järjestelmiä, joilla kirjataan rahoitustapahtumia ja raportoidaan toiminnastaan. Voittoa tavoittelemattomat ja valtion virastot saavat rahaa lahjoitusten tai maksujen kautta ja käyttävät näitä varoja tehtäviensä edistämiseen. Nämä virastot käyttävät varainhoidon kirjanpitoa rahoitustoimien kirjaamiseen ja taloudellisten asemien ilmoittamiseen. Rahaston tilinpäätös raportoi sekä rajoitettua että vapaata nettovarallisuutta taseessa.
Rahaston kirjanpito
Rahaston kirjanpito perustuu saadun rahan tarkoituksen tuntemiseen ja organisaation rahoituksen raportointiin tarkoituksen perusteella. Nämä virastot keräävät usein rahaa eri tarkoituksiin, kuten rakennusrahastoon tai lähetysrahastoon. Jotkut avunantajat maksavat varoja tiettyyn tarkoitukseen; muut maksavat virastolle varoja käytettäväksi mistä tahansa syystä. Rahaston kirjanpito antaa organisaatiolle mahdollisuuden hoitaa varoja jokaisen tarkoituksen mukaan, varmistaen, että niiden rahat palvelevat tarkoitusta varten.
Tase
Tase on yksi viraston tärkeimmistä tilinpäätöksistä. Tase tai tilinpäätös kertoo viraston ylläpitämät saldot jokaisesta omaisuuserästä, velasta tai nettovarallisuudesta. Taseessa esitetään varat ja velat likviditeetin mukaan; toisin sanoen ensimmäiseksi on lueteltu lähinnä käteisvaroihin siirtymiseen liittyvät varat. Käteisrahan lähinnä olevat velat on lueteltu ensin velka-kohdassa.
Rajoitetut nettovarat
Taseen nettovarallisuudet jakautuvat useisiin luokkiin, mukaan lukien tilapäisesti rajoitetut, pysyvästi rajoitetut ja rajoittamattomat nettovarat. Pysyvästi rajoitetut nettovarat ovat tiettyyn tarkoitukseen maksettuja varoja. Rahoituksen tekijä määritteli parametrit, joihin varat voidaan käyttää, eikä virasto voi käyttää niitä muuhun tarkoitukseen; tämä rajoitus on voimassa niin kauan kuin varat jäävät virastolle. Väliaikaisesti rajoitetut nettovarat myös maksetaan tiettyyn tarkoitukseen, mutta kun rahoitusosuuden tarkoitus on saavutettu tai tietty aika on kulunut, rajoitus päättyy ja varat voidaan käyttää mihin tahansa tarkoitukseen.
Rajoittamattomat nettovarat
Rajoittamattomat nettovarat eivät rajoita niiden käyttöä. Virasto käyttää näitä varoja maksamaan yleisiä kuluja tai rahoittamaan ryhmän erityistarkoituksia. Avunantaja osallistuu varoihin ja antaa virastolle mahdollisuuden tehdä kaikki rahan käyttöä koskevat päätökset.
