Varmistaakseen, että ne noudattavat sisäisen tulopalvelun (IRS) määräyksiä sekä valtion ja paikallishallinnon lakeja, yritysten on sisällytettävä työntekijöiden ja yritysten keskeiset tiedot palkanlaskentajärjestelmiinsä. Palkkahallintojärjestelmään kuuluvien eri osien perustaminen ja käyttäminen edellyttää asianmukaista huolellisuutta ja riittävää tietoa verolainsäädännöstä. Tämän seurauksena on tavallista, että yritykset palkkaavat ulkopuolisen konsultin, kirjanpitäjän tai palkanlaskennan veronmaksujen suorittamiseksi, W-2: n käsittelyyn, eläke- ja vakuutussuunnitelmien hallinnointiin ja muihin palkkasitoumuksiin.
Työntekijä Informaatio
Uuden vuokrausprosessin aikana yritysten on kerättävä tietoja, kuten sairausvakuutusta ja W-4-lomakkeita, jotta voidaan selvittää, mitä pitäisi vähentää työntekijän palkasta. Nämä lomakkeet antavat myös työnantajille tärkeitä tietoja, kuten työntekijän sosiaaliturvatunnuksen ja lähdeveron liittovaltion ja valtion verotuksessa. Järjestelmän on myös seurattava ja käsiteltävä työntekijän verovapautuksen, eläkkeiden, vakuutussuunnitelmien tai eläkerahastojen muutoksia.
Palkan tiedot
Osana uutta vuokrausprosessia palkanlaskentajärjestelmissä on osa, joka osoittaa, mitkä työntekijät ovat kokopäiväisiä, osa-aikaisia ja urakoitsijoita. Työntekijöiden luokittelu palkkajärjestelmään on tärkeää, koska hallitus perii korkeat seuraamukset yrityksille, jotka luokittelevat työntekijät väärin.
kellokortit
Ilman tietoa siitä, kuinka monta tuntia työntekijä on työskennellyt, työnantajat eivät voi määrittää, mitä maksaa työntekijälle. Vaikka joillekin työntekijöille maksetaan palkkaa, toiset maksetaan tunneittain tai nimetään ei-vapaaksi työntekijäksi. Palkkalaskutusjärjestelmät sisältävät aikalehtitietoja tai alueita, joilla työntekijän tuntitunnit ja mitätön aika tallennetaan ja tarkistetaan tarkkuuden vuoksi. Tiedot voidaan kerätä tietokoneella toimitetun kellon, lyönti- kortin leimauskellon tai paperilomakkeen avulla.
Sovellettavat verot ja vähennykset
Vaikka IRS tarjoaa yrityksille verotaulukoita laskettaessa työntekijöiden veronpidätyksiä, myyjät ja palkanlaskennan tietokonejärjestelmät voivat myös toimittaa nämä tiedot. Työnantajien on otettava huomioon vuotuiset vuosipalkat, palkkatasot ja verohelpotukset yhteenvedettaessa sovellettavia veroja. Lisäksi palkanlaskennan järjestelmien on laskettava eläkejärjestelyjen, 401 (k) s, vakuutussuunnitelmien, palkkioiden ja palkkioiden kautta tehdyt vähennykset. Palkkahallinnon osasto valvoo myös lainoja ja muita vähennyksiä, joilla on enimmäismäärät, ja lopettaa palkkojen vähennykset, kun kokonaismäärä on palautettu.
Palkkalaskenta
Palkkasummarekisterissä esitetään yhteenveto työntekijöiden tuloista ja vähennystiedoista päiväkirjakirjauksessa, joka lisätään kirjanpitoon kirjanpito- ja yleistä tutkimusta varten. Palkkalaskureita käytetään myös veroraporttien luomiseen. Nämä asiakirjat laaditaan palkkahallinnon henkilökunnan toimesta tai niitä luodaan palkkahallinnon tietokonejärjestelmien avulla.
Manuaaliset maksut
Joskus yritykset antavat työntekijöille manuaalisia palkkioita maksuaikojen välillä, jotka johtuvat irtisanomisesta tai palkkahallintovirheestä. Palkkalaskutusjärjestelmien on kirjattava palkkasummarekisterissä oleva tarkistus vero- ja raportointitarkoituksiin. Näin varmistetaan, että työnantajan veronpidätysmäärä on sovitettu yhteen työntekijöiden vähennysten kanssa.
