Jos työskentelet voittoa tavoittelemattomassa organisaatiossa tai ymmärrätte, että suuri osa organisaation rahoituksesta tulee yksityishenkilöiden ja laitosten lahjoituksista. Yksi tapa, jolla voittoa tavoittelemattomat yritykset pyytävät lahjoituksia, on lähettää kirjeitä aikaisemmille avunantajille ja mahdollisille avunantajille ja pyytää rahaa. Kirjeen keskeinen osa on selittää lahjoittajalle, miksi heidän lahjansa on niin tärkeä järjestölle. Joissakin kirjeissä myös lahjoittajat ovat tietoisia kannustimista, joita he saavat, jos he antavat rahaa.
Avaa uusi tekstiasiakirja kirjeellesi. Jätä kirjoitusasiakirjan yläreunaan useita paikkoja voittoa tavoittelemattomille kirjelomakkeille.
Kirjoita kirjeen päivämäärä, paina "Enter" kahdesti ja kirjoita sitten vastaanottajan koko nimi. Kirjoita seuraavalla rivillä hänen katuosoitteensa ja kirjoita seuraavaan riviin hänen kaupunki, valtio ja postinumero. Paina "Enter" kahdesti.
Kirjoita "Hyvä" ja sitten vastaanottajan nimi. Käytä etunimeä, jos haluat näyttää ystävälliseltä ja henkilökohtaiselta tai hänen nimiltään ja sukunimeltään, jos haluat olla muodollisempi. Kirjoita kaksoispiste nimen jälkeen. Älä koskaan avaa kirjettä "Hyvä ystävä" tai mitään yleistä. Pyydät ihmisiä lahjoituksia, joten sinun täytyy olla mahdollisimman henkilökohtainen. Jos sinulla on paljon kirjeitä kirjoittaaksesi, harkitse sähköpostiohjelmaa, joka lisää nimet automaattisesti.
Paina "Enter" kahdesti ja kirjoita sitten kirjaimen runko. Kirjoita ensimmäiseen kohtaan mielenkiintoinen tarina. Sen pitäisi tarttua lukijan huomioon ja tehdä hänestä jatkossakin lukea kirjainta. Tarinan pitäisi kertoa, miten organisaatiosi auttoi yksilöä. Esimerkiksi, jos annat ruokaa työläisille perheille, kerro tarina tietystä perheestä, jota olet auttanut ja miten ruoka auttoi heitä menestymään. Jos olet esitystaiteen voittoa tavoittelematon, kerro tarina lapsesta, joka joutui näkemään leikkimisen tai tanssin paikassasi.
Jatka kirjettä selittämällä, miten lahjoittajan raha auttaa organisaatiota jatkamaan tehtävänsä. Käytä sanaa "sinä" usein kirjeessä, jotta luovuttaja tuntee olevansa mukana organisaatiossa ja auttaa. Korosta, miten hänen lahjoituksensa vaikuttavat. Jätä jokaisen kappaleen väliin luettavuus.
Pyydä rahaa kirjeen loppuosassa. Ole tarkkana pyyntösi kirjoittamalla jotain "Voitko antaa $ 50, $ 100 tai mitä sinulla on varaa auttaa ruokkimaan nälkäisiä tänä talvena?" Muista sanoa se kyselyyn, ei kysyntään. Luovuttaja ei halua tuntea kuin olisit odottanut rahaa häneltä.
Kiitos luovuttajalle etukäteen ja sulje kirje. Kirjoita "Ystävällisin terveisin" ja paina sitten "Enter" neljä kertaa, jotta voit jättää tilaa allekirjoituksellesi. Kirjoita nimi ja asiaan liittyvä nimike, kuten "Lahjoitusten johtaja" tai sen alainen toimitusjohtaja.
Lisää kommentti kirjaimeen, jos olet sitä mieltä, että se on merkityksellinen. Esimerkiksi, jos olet saanut haastatteluapurahan, mainitse, että jokainen luovuttajan antama dollari kaksinkertaistuu tiettyyn päivämäärään saakka. Jos sinulla on promootio, kuten ilmainen T-paita jokaista 50 dollarin lahjoitusta kohden, mainitse se postScriptissa.
