Organisaation saaman apurahan raportointi on tärkeä osa avustuksen saajan ja avustuksen saajan välistä suhdetta. Avustuskertomukset antavat tietoa alkuperäisessä avustusehdotuksessa toteutetuista toimista, uusista havainnoista, haitoista, menestyksistä ja rahoituksesta. Rehellisyys, selkeys ja apuraportin tulevaisuus auttavat avustajalaitosta mittaamaan sen vaikutusta ja oppimaan organisaation kokemuksista. On tärkeää raportoida alkuperäisessä avustusehdotuksessa ehdotetuista tuloksista ja toimista. Apuraportit sisältävät tyypillisesti kansikirjeen, kansilehden, kertomuksen ja rahoitusosion.
Kerää tietoja ja delegoi tehtäviä
Kun aloitat avustuskertomuksen kirjoittamisen, haluat olla selkeä siitä, mitä ehdotuksia ehdotuksessa on ehdotettu, ja olette hyvin perehtyneet tuesta rahoitettavaan hankkeeseen. Katso apurahahakemusta ja avustuksen myöntämistä koskeva kirje.
Hyvin etukäteen raportin määräaikaan, pyydetään apua asianmukaisten osastojen päälliköiltä, jotka tarvitset avustuksen suorittamiseksi. Pyydä esimerkiksi tilinpäätöksen rahoitusta ja kirjanpitoa, kenttäraporttien ohjelmahenkilöstöä, johtaja allekirjoitusta ja viestejä varten kuvista.
Kerää erilaisia materiaaleja ja pidä ne sormenpäilläsi, kun asetat ne yhteen raporttiin.
Kirjoita kansilehti ja kertomusosa
Ensimmäinen osa on kansilehti, ja siinä vaaditaan perustiedot yhteystiedoista ja tiedoista, jotka yhdistävät apuraporttisi alkuperäiseen avustusehdotukseen. Tässä osiossa on organisaatiosi oikeudellinen nimi, avustuksessa ilmoitetun hankkeen päivämääräalue, organisaation toimitusjohtajan tai puheenjohtajan nimi, rahoitetun hankkeen tuntevimman yhteyshenkilön nimi ja avustusselvitys. Sisällytä myös täydellinen sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja faksinumerosi, sähköpostiosoitteesi, projektin nimi, avustuksen määrä, avustuksen tunnusnumero ja avustuksen tarkoitus. Varmista, että kaikki nämä tiedot vastaavat alkuperäisen tukihakemuksen ja palkintokirjeen sisältämää tietoa. Laita raportin alatunnisteen raportin tunnusnumero ja sivunumero.
Selittäkää selostusosassa, miten projektirahoitus on vaikuttanut yhteisösi tai ihmisten auttamiseen. Voit antaa kvantitatiivisia tietoja ja tilastoja, kuten valmistumisasteita, tulotasoja tai palkkaluokkia. Voit myös tarjota laadullisia tietoja, kuten tutkimuksia, haastatteluja tai tarinoita henkilöistä tai perheistä, jotka ovat hyötyneet palveluistasi.
Kerro apurahaajalle, jos löysit jotain uutta avustuksen seurauksena. Selitä yksityiskohtaisesti, onko jotain odottamatonta, hyvää tai huonoa.
Kerro avustajalle, jos olet työskennellyt yhteistyössä muiden organisaatioiden kanssa ja miten se vaikutti hankkeeseen. Tämä on tärkeää, koska avustuksen antajat arvostavat organisaatioiden välistä yhteistyötä.
Jaa projektista saadut kokemukset. Kuvaile yksityiskohtaisesti kaikki projektin aikana ilmenneet haasteet ja voit voittaa ne. Jos teet tämän hyvin, ansaitset ansaitsijalta paljon kunnioitusta. He arvostavat, kun voittoa tavoittelemattomat organisaatiot kertovat sen kaltaisesta tilanteesta.
Anna avustaja tietää, mitä tulevaisuuden suunnitelmat projektille ovat. Sisällytä rahoituksen lähteet, jos hanke jatkuu. Selitä, miten voit muuttaa projektia, kun otetaan huomioon uudet kokemukset.
Kiitos avustajalle anteliaisuudesta investoida projektiisi. Ilmaise kiitollisuutesi. Lisää muita asiaankuuluvia huomautuksia.
Sisällytä rahoitusta
Avustaja voi pyytää erityisiä tilinpäätöksiä, kuten tuloja, kassavirtaa ja tasetta. Lähetä pyydetyt lausunnot projektivuodelle. Selitä mahdolliset taloudelliset vaikutukset äärimmäisistä muutoksista, kun sait apurahan ilmoitukseen saakka. On parempi, että osoitat sen ja sinulla on hyvä selitys kuin saada apurahan saaja itse. Ole etukäteen.
Antakaa yksityiskohtainen raportti varoista, jotka on myönnetty erityishankkeisiin käytetystä avustuksesta. Tässä osassa annettujen tietojen on vastattava suoraan budjettiasi avustusehdotuksessa.
Jos sinulla oli odottamattomia kustannuksia, sisällytä ne raporttiin ja tunnista ne sellaisiksi. Selitä myös nämä kustannukset apuraportin narratiivisessa osassa.
Paketin raportti
Sisällytä lyhyt kansikirja, jossa kerrotaan raportin sisällöstä, johon pitäisi sisältyä palkinnon tunnusnumero. Kirjeen pitäisi olla organisaatiosi johtajalta tai presidentiltä vastaavalle avustajalaitokselle. Kirjeessä pitäisi jälleen kiittää lahjoittajaa avustuksesta. Et voi koskaan todella kiittää.
Muokkaa avustuksen kertomusta yhden toisen kollegan avulla. Hanki lopullinen merkintä rahoituksen rahoituksesta. Varmista, että raportin kirjasin ja sävy ovat yhdenmukaiset koko muokkauksen aikana.
Liitä tutkimuksia, kaavioita, karttoja, tilastoja tai kerättyjä tietoja projektin mittaamiseen. Yhteenveto tärkeimmistä näkökohdista kertomusvaiheessa, mutta nämä tulisi tehdä viitteeksi. Esitä kaikki tiedot mahdollisimman lyhyesti.
Käytä mainosliitteitä säästeliäästi. Avustajat ovat hyvin kiireisiä, eikä niillä ole aikaa viettää, vaikka jokainen tapahtumalippusi, kuvasi ja lehdistötiedotteesi. Valitse parhaat kaksi tai kolme kuvaa, julkaistu tai lähetetty mediateos ja ehkä organisaatiosi uutiskirje. Jos päätät liittää lisämateriaalia, varmista, että se auttaa tapaustasi ja on suoraan yhteydessä hankkeeseen.
Hanki allekirjoitus organisaation valtuutetulta edustajalta - todennäköisesti sama henkilö, joka allekirjoitti avustushakemuksen.
Lähetä ajoissa
Lähetä apuraportti palkintokirjeessä sanotussa muodossa ja tilassa. Apurahoituslaitos voi pyytää sähköpostia, käyttää verkkoportaalia tai käyttää kolmea USPS-sähköpostilla lähetettyä kopiota. On aina turvallista kaksinkertaistaa tarkistus.
Vahvista kuitti. Jos et saa automaattista vahvistusta, voit ottaa yhteyttä apurahoituslaitoksen henkilökuntaan vahvistaaksesi avustusselvityksen vastaanottamisen.
Tallenna kopio tietueistasi. Jos jokin tapahtuu apuraporttisi toimittamisen yhteydessä, sinun on oltava valmiita toimittamaan toisen kopion avustajalle.
