HRS-järjestelmä on tietotekniikkajärjestelmä, joka tallentaa, tallentaa ja jakaa tietoa organisaation henkilöstöresurssien käytännöistä, politiikoista ja hallinnasta. Sitä kutsutaan myös henkilöstöhallinnon järjestelmäksi (HRMS), henkilöresurssien tietojärjestelmäksi (HRIS), inhimillisen pääoman hallintajärjestelmäksi (HCMS) ja henkilöstötietotekniikaksi (HRIT). HRS auttaa organisaatiota hallitsemaan kaikki monimutkaiset ja toisiinsa liittyvät inhimillisten voimavarojen näkökohdat, mukaan lukien liittovaltion ja valtion työlainsäädännön noudattaminen.
HMS-rakenne
HRS automatisoi keskeiset henkilöstöhallinnon toiminnot, kuten henkilöstöjohtaminen, korvaukset ja edut sekä päätöksenteon tuki. Se koostuu joukosta integroituja tietokantoja, jotka liittyvät toiminnallisiin prosessointiyksiköihin, kuten vuokraus, aika ja osallistuminen, palkka, etuudet ja eläkkeet, työntekijöiden taidot ja koulutus. Koska tietokannat on integroitu, perustiedot, kuten työntekijän nimi, osoite ja sosiaaliturvatunnus, on syötettävä vain kerran, minkä jälkeen kaikki toiminnalliset käsittelyyksiköt voivat hakea ja käyttää tietoja.
Työntekijöiden hallinta
HRS tallentaa kaikki tiedot työntekijöistä alkuperäisestä hakemuksestaan lopulliseen palkkaan. Se sisältää perustiedot tunnistetiedoista, työtehtävistä, suorituskykyä koskevista tiedoista, palkkakustannuksista, työntekijöiden taitojen kartoituksesta ja koulutushistoriasta. Henkilöstönhallintatietokantaan tallennettuja tietoja käytetään myös Equal Employment Opportunity Commission (EEOC): n vaatimustenmukaisuusraportointiin, kuten ikään, sukupuoleen, kansalliseen alkuperään, rotuun ja vammaisuuteen.
Korvaukset ja edut
HRS-korvaus- ja etuustoiminnot keräävät työtuntia ja käyttävät sitä palkkojen, liittovaltion ja valtion verojen ja muiden vähennysten, kuten sairausvakuutuksen ja eläkemaksujen, laskemiseen. Järjestelmä tuottaa maksutarkastuksia tai talletuksia suoraan työntekijöiden pankkitileille. Se laskee myös ansaitun loman ja sairausloman palkka-ajan ja vuosittaisen summan perusteella.
Päätöksentekotuki
HRS yksinkertaistaa raportointi- ja päätöksentekotoimia tuottamalla vakiomuotoisia henkilöstöraportteja, kuten palkkausta, uusia palkkauksia ja työntekijöiden siirtoja. Näitä tietoja käytetään liiketoiminnan hallintaan, organisaation suorituskyvyn mittaamiseen ja tulevaisuuden suunnitelmaan. HRS: n avulla käyttäjät voivat myös luoda erityiskertomuksia analysoida tiettyjä tilanteita ja tunnistaa trendit, kuten työntekijöiden vaihtuvuuden lisääntymisen organisaation yhdellä alueella.
Tiedon jakaminen
Henkilöresurssijärjestelmät helpottavat tietojen jakamista ja integroitumista organisaation muihin keskeisiin liiketoimintajärjestelmiin, kuten rahoitus-, kirjanpito- ja toimitusketjuun. Ne mahdollistavat myös tietojen jakamisen kolmansien osapuolten kanssa, kuten sääntelyvirastojen raportit ja sairausvakuutus- ja eläkejärjestelyjen ylläpitäjien tiedonsiirrot.
Työntekijän itsepalvelu
Moniin henkilöstöjärjestelmiin kuuluu työntekijän itsepalvelu, joka toimii intranet-linkin kautta - yrityksen omistama ja yksityinen verkkosivusto. Tällä sivustolla työntekijät voivat päivittää henkilökohtaisia tietojaan, syöttää työtuntejaan, rekisteröidä koulutukseen ja etsiä heidän kertyneitä loma- ja sairauslomiaan ilman, että heidän on otettava yhteyttä henkilöstöedustajaan. Työntekijät voivat etsiä tietonsa tietokoneelta työpöydällä, kannettavalla tietokoneella tai tehtaiden lattialla tai varastossa sijaitsevalta tietokoneiden kioskilta.
