Työskenteletkö puhelinkeskuksessa tai käytät omaa liiketoimintaa ja puhut asiakkaalle, lopetat puhelun a kohtelias ja ammattimainen on välttämätön. Haluat viimeisen vaikutelman, jonka asiakkaan on oltava hyvä. Puhelinkeskustelun sulkemisen perusvaiheet ovat suoraviivaisia. Ihmiset ovat kuitenkin yksilöitä, ja jotkut heistä vaativat hieman enemmän hienovaraisuutta kuin toiset.
Kääriminen asiat ylös
Kun olet vastannut soittajan kysymykseen, ottanut tilauksen tai ratkaissut ongelman, on aika kääriä asioita. Aloita pyytämällä soittajalta, onko jotain muuta, jota voit auttaa häntä. Kun olet käsitellyt muita ongelmia, toimi seuraavasti:
- Lyhyesti kerro, mitä puhuitte ja mitä on saavutettu.
- Selitä, mitä seuraavaksi tapahtuu. Saatat esimerkiksi sanoa: "Tilauksesi lähetetään 24 - 48 tunnin kuluessa."
- Kiitos, että soittaja otti yhteyttä sinuun ja ilmaista arvostusta hänen liiketoiminnastaan.
- Pyydä soittajaa ottamaan yhteyttä sinuun uudelleen, jos hän tarvitsee muuta.
- Sulje kohtelias lause kuten: "Mukava päivä" tai "Nautin keskustelustamme."
- Odota, että soittaja pysähtyy ensin.
Chatty-soittaja
Joskus saat liian puhelias soittajan. Poistuminen tällaisista puheluista kohteliaasti, mutta lyhentää nopeasti muiden soittajien pitoaikoja ja mahdollistaa useampien puhelujen käsittelyn. Tämä asiakas pitää tavallisesti poissa puhelun tarkoituksesta. Vastaa keskustelusta antamalla asiakkaalle tietää, että puhelu päättyy ja vetää hänet takaisin käsiteltävään aiheeseen. Voit esimerkiksi sanoa: "Minulla on toinen puhelun odotus.Ennen kuin lähdet, haluan olla varma, että olemme huolehtineet kaikesta. "Sitten lanseeraat keskustelusi sulkevaan muistiinpanoon. Jos soittaja alkaa harhautua aiheesta, vedä hänet takaisin suoraan kysymyksiin, joilla on yksinkertainen kyllä tai ei vastausta Kun olet kiittänyt asiakasta hänen liiketoiminnastaan, ilmoita, että puhelu on päättynyt selkeällä ilmaisulla, kuten "Olen iloinen, että voin poistaa tämän asian sinulle. Nauti loppupäivästäsi."
Hälyttävät soittajat ja ratkaisemattomat ongelmat
Joskus asiakkaat ovat vihaisia, kun he soittavat tai ovat järkyttyneitä, koska et ole pystynyt ratkaisemaan ongelmaa heidän tyytyväisyytensä aikana puhelun aikana. Näissä tilanteissa aloita puhelun yhteenveto muistuttamalla asiakasta kaikista saavutetuista. Kerro hänelle, mitä seuraava askel on. Saatat esimerkiksi luvata tarkistaa puuttuvan tilauksen ja soittaa takaisin seuraavana päivänä. Jos lupaat ottaa yhteyttä soittajaan, muista seurata. Kun sanot hyvästit, korosta soittajan merkitystä ja arvoa organisaatiollesi.
