Kun päätät myöntää luottokortteja tietyille työntekijöille, sinun on otettava käyttöön näiden korttien käyttöä koskevat säännöt ja määräykset. On myös hyvä, että käytössä on joukko menettelyjä, joiden avulla voidaan seurata luottokorttikuluja ja pitää menot hallinnassa. Yrityksen luottokortit olisi annettava vain työntekijöille, jotka tarvitsevat niitä liiketoiminnallisiin tarkoituksiin, kuten matka- tai toimistokulut. Yksi yrityksen luottokortin ehdoista on, että kortin väärinkäyttö johtaa irtisanomiseen.
Henkilökohtainen käyttö
Yritysten luottokortit voivat tarjota kätevän tavan rahoittaa satunnaisia ostoksia ja liikematkoja, mutta ne tarjoavat myös merkittävän mahdollisuuden väärinkäyttöön. Hyvät käytännöt ja menettelytavat voivat auttaa suojaamaan yrityksiä työntekijöiltä, jotka käyttävät kortteja omien kustannustensa kattamiseen, ja voivat suojella työntekijöitä antamalla heille tietää, millaisia ostoksia he voivat tehdä turvallisesti pelkäämättä pelkoa.
Yksi keino pitää yrityksen luottokortti työntekijöiden käyttämästä henkilökohtaiseen käyttöön on vain myöntää kortteja työntekijöille, joilla on hyvä taloudellinen vastuu. Tämä saattaa vaatia luottotarkastuksen suorittamista työntekijöille, joita korttia harkitaan. Olisi laadittava politiikka, joka kieltää yrityskorttien käytön henkilökohtaisissa ostoksissa. Tämän helpottamiseksi kortit tulisi antaa työntekijöille yrityksen kautta, ja yrityksen tulisi saada kuukausittainen laskutus. Työntekijöiltä edellytetään, että he esittävät kululomakkeen, jossa kuvataan jokainen kortille veloitettava kulu. Jos kululuettelo ei vastaa todellista laskua, kortti voi olla henkilökohtainen. Tämä valvonta- ja tasapainojärjestelmä auttaa muistuttamaan työntekijää siitä, että he ovat vastuussa korttinsa käytöstä.
Esihyväksyntä
Yrityksen luottokorttia tulisi käyttää vain liiketoiminnallisiin tarkoituksiin, mutta kun työntekijä on tiellä viihdyttävissä asiakkaissa, liiketoiminta- ja henkilökohtaisen käytön välinen linja voi olla epäselvä. Yrityksen tulisi hyväksyä jokaisen yrityksen luottokortin käyttö. Muuttuja maksuja, kuten viihdyttäviä asiakkaita, varten olisi hyväksyttävä pöytäkirja, jossa hahmotellaan ja määritellään hyväksyttävät viihdemuodot. Ennen asiakkaiden viihdyttämistä työntekijälle olisi annettava ennalta määrätty rajoitus siitä, kuinka paljon yhtiö maksaa, kun se koskee yrityksen luottokortin maksuja. Ennakkoon määrättyä määrää koskevat maksut ovat työntekijän vastuulla, ja luottokortin käyttö kaikissa hyväksymättömissä viihdemuodoissa pitäisi johtaa lopettamiseen.
vastuu
Koska yrityksen luottokortteja käytetään vain ennalta hyväksyttyihin yritystarkoituksiin, voi olla hyvä, että työntekijät eivät saa kuljettaa yrityksen luottokortteja heidän kanssaan, paitsi erityistarkoituksiin. Luottokorttien myöntäminen vain tarpeen mukaan voi auttaa varmistamaan, että yrityksen luottokortilla ei suoriteta luvattomia maksuja.
