Monet yritykset, sekä suuret että pienet, käyttävät yrityksen myöntämiä luottokortteja keinona, jolla työntekijät voivat suorittaa pieniä ostoja tai maksaa muita liiketoimintaan liittyviä kuluja. Väärinkäytön mahdollisuuden vähentämiseksi työntekijöille ja heidän esimiehilleen olisi ilmoitettava hyvin määriteltyjä korttien käyttöä koskevia politiikkoja. Näissä käytännöissä olisi käsiteltävä asianmukaisia käyttö-, turvallisuus-, rajoitus- ja tarkistusmenettelyjä.
Kortinhaltijan velvollisuudet
Työntekijät, jotka on valittu vastaanottamaan yritysluottokortteja, olisi pidettävä vastuussa kortin turvallisuudesta sekä yritystietojen yksityisyydestä. Tämän vastuun tulisi sisältää kortin pitäminen turvallisessa paikassa, kortin henkilökohtaisen tunnusnumeron suojaaminen ja petosten arvioinnin tarkistaminen. Yrityksen luottokortteja ei saa koskaan käyttää kukaan muu kuin kortinhaltija. Kadonneita tai varastettuja kortteja on ilmoitettava kortin liikkeeseenlaskijalle ja yritykselle mahdollisimman pian.
Kulutusrajat
Yrityksen luottokorttien tulee sisältää menorajat työntekijän odotettujen tarpeiden mukaisesti. Nämä raja-arvot on ilmoitettava työntekijälle myöntämishetkellä ja niitä on noudatettava tiukasti. Työntekijöiden on varmistettava, että käyttö ei ylitä tätä rajaa tai että heillä on ylimääräisiä rangaistuksia tai maksuja. Yritysten luottokortteja ei saa koskaan käyttää käteisennakkoihin.
Käyttöraportointi
Työntekijät olisi pidettävä vastuullisina säännöllisistä käyttöraporteista nimetylle valvojalle.Näihin raportteihin olisi sisällyttävä yksityiskohtainen selvitys yksittäisistä maksuista, alkuperäisistä kuitteista ja asianmukaisista yritystilinpitosäännöistä. Nämä tiedot olisi liitettävä sovellettavaan kuukausittaiseen selvitykseen ja toimitettava riittävän ajoissa maksuviivästysten välttämiseksi.
Henkilökohtainen käyttö
Yrityksen luottokortin henkilökohtaista käyttöä ei pitäisi sallia, ellei sitä ole sisällytetty työntekijöiden korvauspakettiin. Henkilökohtainen käyttö tulisi määritellä maksuksi, joka ei liity suoraan liiketoiminnan toimintaan tai siihen liittyviin kuluihin. Henkilökohtainen käyttö hätätilanteessa edellyttää lisäselvitystä ja välitöntä takaisinmaksua yritykselle.
Käytön tarkistus
Työntekijöiden luottokorttien käytön tarkastelu olisi suoritettava säännöllisesti. Tämän arvioinnin pitäisi suorittaa sekä työntekijän välitön esimies että yritystilinpitäjän jäsen. Työntekijän esimiehen tulisi olla vastuussa käytön määrittämisestä soveltuvaksi ja sopivan työntekijän työtehtäviin. Kirjanpito-osaston olisi varmistettava, että maksut ja hyvitykset käsitellään asianmukaisesti ja että käyttörajoituksia ei ole ylitetty.
