Muistio - lyhyt muistio - on kirjallinen viestintä, joka tallentaa tiedot, jotka jaetaan ammattiryhmän kanssa. Vaikka muistioita voidaan muotoilla useilla eri malleilla, on tärkeää lisätä muistion merkittävät osat, jotta muistio toimii tehokkaana viestintävälineenä.
otsikko
Muistiossa on oltava otsikko, joka määrittää lähettäjän, vastaanottajan, päivämäärän ja kohteen. Kun lisäät yksilön nimen muistioon, kirjoita hänen nimensä sen jälkeen. Lisää oma nimesi nimesi jälkeen kentästä "From". Otsikko menee tekstiä edeltävän muistion yläreunaan. Jos muistio on kiireellinen, toimistossa voi olla tavallista kirjoittaa sanan "Kiireellinen" otsikon yläreunassa.
Otsikon jälkeen tuleva yleiskatsaus selittää lyhyesti muistion sisällön. Esittäkää yleiskatsauksessa muistion tarkoitus, jotta voit esittää ajatuksen tai vastata tehtävään, jonka annoit. Yleiskatsaus antaa lukijalle perusajatuksen siitä, mitä muistio koskee, jotta hän voi päättää, lukeeko muistio välittömästi tai myöhemmin.
konteksti
Muistion kontekstiosio antaa taustan esitettäville tiedoille. Tämä auttaa lukijaa ymmärtämään muistion yhteyden liiketoimintaan. Saatat esimerkiksi kirjoittaa: "Kehittyneiden teknologiaprotokollien …" ansiosta tämä lause ja muut sellaiset, kuten lukija, auttavat lukijaa asettamaan muistion kontekstiin sen kanssa, mitä yrityksessä tapahtuu.
Tehtävät ja päätöslauselmat
Jos muistion tarkoitus on selittää tehtävät, jotka suoritat vastauksena kontekstiin, voit sanoa sen muistion seuraavassa osassa. Voit esimerkiksi sanoa: "Aion tutkia teknologian markkinatutkimusta …" Tämä antaa lukijalle käsityksen seuraavista vaiheista, joita käytät. Jos muistionne esittää päätöslauselman, voit kirjoittaa: "Tulokseni johtavat siihen, että uusi tekniikka ei hyödytä yhtiömme, koska …"
Yksityiskohdat
Joissakin muistioissa vaaditaan yksityiskohtien sisällyttämistä. Jos haluat sisällyttää tilastotietoja, tietoja tai markkinatutkimuksia koskevia tietoja, anna nämä tiedot uuteen kohtaan. Nämä tukevat ajatukset tunnetaan muistion keskusteluosana.
johtopäätös
Kierrä muistio lyhyellä johtopäätöksellä, joka kertoo lukijalle, mitä toivottavasti hän sai lukemasta. Loppusegmentin tulisi myös kertoa lukijalle, että olet tyytyväinen keskusteluun liittyviin kysymyksiin tai kommentteihin.
Liitteet
Jos viitat muistion kuvioihin, kaavioihin, käytäntöihin, raportteihin, minuutteihin tai muihin liiketoiminta-asiakirjoihin, liitä ne muistion takaosaan. Lisää muistiinpanoon alaviesti, että yksi tai useampi asiakirja on liitetty.
