W-2-lomake on olennainen veroasiakirja työntekijöille. W-2s tallentaa työntekijän palkat ja muut korvaukset, palkanlaskennan verovähennykset ja muut lähdetiedot, jotka on ilmoitettava veroilmoituksissa. Internal Revenue Service kertoo, että työntekijöiden tulisi saada W-2-lomakkeitaan viimeistään 31. tammikuuta, joten heillä on riittävästi aikaa valmistella veroilmoituksiaan.
W-2-jakelun määräaika
Työnantajien W-2-lomakkeiden levittämisen määräaika on 31.1. - vaikka IRS: n mukaan työntekijät saavat heidät vasta sitten. IRS voi hyvittää työnantajia jokaisesta myöhäisestä W-2: sta, ja määrä riippuu siitä, kuinka myöhään W-2: t jaetaan, yrityksen koko ja onko rikkominen tahallinen tai tahaton. Työnantaja voi pyytää laajennusta kirjoittamalla IRS: lle kirjeen, jossa hän selittää, miksi hän ei voi jakaa W-2: eja määräajassa. Laajennuspyynnöt on lähetettävä IRS Information Returns Branchiin Kearneysvillessä, WV: ssä. Merkitse kirje ajoajan koordinaattorin laajennuksesta. Laajennuspyyntö on lähetettävä 31 päivään tammikuuta mennessä.
Sähköinen W-2-jakelu
W-2-lomakkeet lähetetään perinteisesti postitse. Työnantajat voivat myös lähettää ne sähköisesti, jos työntekijä suostuu W-2: een ja saa sen tammikuun loppuun mennessä. Työntekijöille on kerrottava laitteisto- ja ohjelmistovaatimukset W-2-lomakkeiden vastaanottamiseksi sähköisesti. Lisäksi työnantajien on ilmoitettava työntekijöille, miten he antaisivat suostumuksensa, jos he haluavat tehdä niin. Työntekijät, jotka eivät halua vastaanottaa sähköisiä W-2-laitteita, saavat edelleen paperilomakkeita.
