Työnantaja vastaa työntekijöiden henkilöstötietojen säilyttämisestä ja pitämisestä tietyillä ajanjaksoilla. Tiedostotyyppi, joka säilytetään tiedostossa, määrittää, kuinka kauan se pidetään. Kaikki henkilöstötiedot on tallennettava turvalliseen mutta helposti saavutettavaan alueeseen.
Yksi vuosi
Henkilöstötietoja on säilytettävä vähintään vuoden ajan sen jälkeen, kun työntekijä lähtee yhtiöstä. Näitä ovat kaikki työllistämistoimet, kuten myynninedistämis-, siirto- ja irtisanomisaikataulut sekä mahdolliset työllistymistä edeltävät testit, valitusrekisterit ja oikeudelliset toimet.
Kaksi tai kolme vuotta
Mahdolliset palkanmaksutiedot, kuten tulot, aikakortit, aikataulut ja palkkatasot, on säilytettävä kaksi vuotta työntekijän irtisanomisen jälkeen. Todelliset palkanlaskennat olisi säilytettävä kolme vuotta työntekijän vastuuvapauden myöntämisen jälkeen. Kaikki Perhe- ja Lääketieteellisen Loman lakiin liittyvät paperityöt on säilytettävä myös kolmen vuoden ajan.
Viisi vuotta
Työturvallisuus- ja työterveyshallinnon mukaan kaikki työtapaturmasta tai sairaudesta johtuvat tiedot, mukaan lukien yhteenveto yksityiskohdista, olisi säilytettävä viisi vuotta. Kaikissa lääketieteellisissä tutkimuksissa, joita laki vaatii työtapaturman tai sairauden vuoksi, on kuitenkin säilytettävä 30 vuotta.
