Jokainen, joka johtaa liiketoimintaa, on joutunut varmistamaan, että työntekijät ryhtyvät oikeisiin toimiin saadakseen työn. Tämä koskee erityisesti yrityksiä, jotka valmistavat tuotteita tai tarjoavat palveluja, valtion virastoja, joiden on valvottava säännöksiä ja organisaatioita, kuten sairaaloita, jotka ovat saaneet potilaiden terveyden. Miten nämä huolenaiheet varmistavat, että työntekijät noudattavat oikeita toimia? He kirjoittavat laatuprosesseja, joissa määritellään kunkin työntekijän rooli yleisen suorituskyvyn parantamisessa.
Aloita ymmärtämällä sisäisen ja ulkoisen laadun ero. Sisäinen laatu viittaa yrityksen pyrkimyksiin parantaa sisäistä toimintaa, kuten johtamisen ja työntekijöiden suorituskyvyn parantaminen. Ulkoinen laatu viittaa yrityksen pyrkimyksiin ylläpitää korkeaa asiakastyytyväisyyttä.
Keskity kirjoitustapoihin sisäisen laadun parantamiseksi. Korostakaa, että kaikkien yritysten, tukihenkilöstön ja ylemmän tason johtajien, on osallistuttava siihen. Muista kuitenkin, että jos osoitatte aidon kiinnostuksen työntekijöiden vastauksiin uusiin menettelyihin, olet todennäköisesti innostamassa työntekijöiden sitoutumista, mikä lisää moraalia.
Ota neuvoja kansainväliseltä standardointijärjestöltä (ISO), joka on julkaissut laatustandardeja valmistajien ja palveluntarjoajien käyttöön. Yleisölle ISO-standardeja tulkitsevan Praxiom Research Group Limitedin mukaan ISO 9004 ehdottaa, että yritykset "luovat parannusta tukevan sosiokulttuurisen ympäristön". Tämä tarkoittaa, että johtajien on kunnioitettava tukihenkilöstöä saadakseen kunnioituksen vastineeksi, yrityksen on jakaa yrityksen tietoja työntekijöiden kanssa ja että esimiehet voivat rohkaista työntekijöitä työskentelemään paremmin asettamalla oikean esimerkin.
Kehitetään järjestelmä, jolla mitataan parannuksia laatuprosessissa. Jälleen kerran ISO 9004 suosittelee, että yritykset oppivat mittaamaan asiakastyytyväisyyttä ja työntekijöiden ammatillista kehitystä - koko laatujärjestelmän tärkeimmät osat.
Harkitse hyvien tuotantotapojen maailman johtavan GMP: n tekemiä ehdotuksia yrityksille, jotka pyrkivät laatimaan laatuprosesseja. GMP ehdottaa, että esimiehet ymmärtävät jokaisen työn ennen sen kirjoittamista. Niiden olisi lueteltava keskeiset vaiheet, joita työntekijöiden on noudatettava suorittaessaan tiettyjä työpaikkoja.
Kirjoita laatukäytäntöjä arjen kielellä. GMP: n mukaan "Voit lisätä menettelyn luettavuutta käyttämällä lyhyitä yksinkertaisia lauseita."
Lue, miten menettelyt pakataan, jotta työntekijät kiinnittävät niihin huomiota. Esimerkiksi GMP ehdottaa, että otat ylimääräisiä toimia, jotta voit suunnitella silmiinpistäviä sivuja, sisällön taulukoita, indeksejä ja houkuttelevia visuaalisia kuvia.
Käytä kuvia laadunvalvontaohjeissa tai ohjeissa. Kuvien avulla voit helpommin ymmärtää ohjeita, mutta niitä voidaan käyttää korostamaan tärkeitä kohtia tai muuten herättämään työntekijöiden kiinnostusta.
