Yksittäisten lähteiden perustelut (SSJ) ovat vaatimus useimmissa laitoksissa, joissa tavaroiden (tarvikkeiden, laitteiden, palvelujen jne.) Ostaminen tietyn rahallisen kynnyksen yli edellyttää monen tekijän selitystä siitä, miksi mainitut tuotteet voivat tulla vain yhdestä lähteestä. Monet löytävät SSJ: iden kirjoittamisen hankalia ja eivät ymmärrä, miksi selitys, että tämä on kohde, jonka he haluavat ostaa, on riittävä. Osto-osastolla on kuitenkin oltava perusteltu syy siihen, miksi näitä tuotteita ei voida hankkia täysimittaisen ja avoimen kilpailun kautta, jossa mahdollinen myyjä voi tehdä tarjouksen sopimuksesta. Vaikka useimmilla toimielimillä on omat mallinsa asianmukaisen SSJ: n pyytämiseksi, tässä artikkelissa kuvataan perusvaiheet, jotka periytyvät kaikkien tällaisten ostopyyntöjen perustelemiseksi.
Syötä tekstinkäsittelydokumentti yksittäisen lähteen perusteena tietylle ostotilausnumerolle, jos se on tarkoituksenmukaista, ja luettele kaikki institutionaaliset politiikan numerot, miksi ainoa lähde vaaditaan tähän rekrytointiin.
Kuvaile kohteen erityisiä käyttötarkoituksia. Ilmoittakaa nimenomaan, mitä kohde tulee olemaan ja mitä se tekee. Sisällytä tähän kaikki projektinumerot ja otsikot, joita kyseinen materiaali tukee.
Ilmoita kohteen erottamiskyky ja miksi tämä on ainoa, joka täyttää vaatimukset. Tähän voi sisältyä olemassa olevan järjestelmän lisäosa tai olemassa olevan järjestelmän korvaaminen. Tekijänoikeudet ja tavaramerkit voivat olla sovellettavissa tilanteesta riippuen.
Selitä, mitä tapahtuisi, jos toinen, eriarvoinen kohde hankittaisiin sen sijaan. Sisällytä koulutuksen viivästykset, vakiotoimintamenettelyjen muutokset jne., Jotka aiheuttaisivat toimielimen aikaa, varoja ja hankkeiden kokonaisvalmistusta.
Kuvaile tehtyä työtä sen määrittämiseksi, mitä muita vastaavia kohteita tarjotaan muilta toimittajilta ja miksi nämä tuotteet eivät täytä edellisissä vaiheissa esitettyjä vaatimuksia. Tämä voi olla välttämätöntä, jotta mainittakoon: yrityksen nimet, yhteystiedot ja joissakin tapauksissa voimassa olevat lainaukset.
Sisällytä SSJ: n ensisijaisen yhteystiedon nimi, nimi ja yhteystiedot (tämän ei tarvitse olla henkilö, joka kirjoitti sen) ja sisällyttäkää kopio yhdessä tilauksen kanssa.
vinkkejä
-
Noudata aina ehdotettua institutionaalista mallia SSJ: lle, jos sellainen on käytettävissä, koska tämä on varma tulipalo saada yksi hyväksytty. Keskustele muiden kanssa, jotka ovat kirjoittaneet SSJ: itä, ja pyydä näkemään esimerkkejä onnistuneista esityksistä. Samoin, kun olet lähettänyt menestyksekkäästi, pidä tämä asiakirja turvallisessa paikassa ja tukeudu kaikkiin tuleviin asiakirjoihin. On selvää, että on tärkeää antaa mahdollisimman paljon tietoa rekvisioituihin kohteisiin; mitä vähemmän aikaa oston on vietävä takaisin ja kysyttävä SSJ: n lähettäjälle, sitä vähemmän aikaa kuluu tuotteiden hankkimiseen.
Varoitus
Ostoprosessi on tulossa tiukemmaksi ja SSJ: t ovat yhä monimutkaisempia ja raskaampia. Ota tämä prosessi vakavasti ja osoittaa kunnioitusta menettelyistä ja toivoa parasta.
