Kirjanpitotiedot ovat tietoja liiketoimintayksikön liiketoimista. Yrityskaupassa tapahtuvat tapahtumat tulevat aina aina kirjanpitotietoiksi, kun ostat varastosta ja koneista pitkäaikaisia rakennusurakoita. Kirjanpito on tapa tunnistaa ja tallentaa nämä tiedot ja käyttää sitä tuottamaan hyödyllisiä raportteja useille käyttäjille. Nämä käyttäjät luokitellaan yleensä kahteen ryhmään: sisäiset käyttäjät ja ulkoiset käyttäjät. Koska näiden käyttäjien tarpeet ovat niin vaihtelevia, kirjanpidossa on kaksi keskeistä näkökulmaa. Johdon kirjanpito on tulevaisuuteen suuntautuva näkökulma, joka on suunnattu sisäisille käyttäjille. Taloudellinen kirjanpito perustuu historiallisiin tietoihin ja on standardoitu ulkoisille käyttäjille. Näiden näkökulmien ymmärtämiseksi sinun on ymmärrettävä useita peruskäsitteitä, jotka muodostavat kirjanpidon pohjan liiketoiminnan kieleksi.
vinkkejä
-
Kirjanpitotiedot ovat mitattavissa olevia, määrällisesti ilmaistavia tietoja liiketoimintaa harjoittavista liiketoimista ja tapahtumista.
Mikä on kirjanpitotiedot?
Kirjanpitotiedot ovat tietoja, jotka syntyvät liiketoimista. Kun tiedot on tunnistettu, tiedot luokitellaan ja tallennetaan, ja se päätyy lopulta eri raportteihin. Kassapohjaisen kirjanpidon osalta tämä on suhteellisen yksinkertaista. Liikevaihto kirjataan kirjanpitoon, kun rahat vastaanotetaan, ja kulut kirjataan, kun rahat maksetaan. Tämä menetelmä voi olla yksinkertaisempi, mutta se soveltuu vain pienemmille yrityksille, joilla on vain muutama omistaja tai kumppani. Yritykset, joissa on enemmän sijoittajia ja yrityksiä, joilla on inventaario, löytävät välttämättömän suoriteperusteisen kirjanpidon. Lisäksi lain mukaan julkisesti noteerattujen yritysten on käytettävä suoriteperusteista kirjanpitoa. Tuloslaskennan liiketoimet kirjataan kirjanpitoyhtälön suhteen, jossa jokaisella kaupalla on veloituspuoli ja luotto.
Mitkä ovat kirjanpidon kolme perustekijää?
Kirjanpitoyhtälö koostuu kolmesta osasta: varoista, veloista ja omasta pääomasta. Varat ovat asioita, joita yritys omistaa ja joita se voi käyttää. Varat voivat olla konkreettisia, kuten varastot, koneet, rakennukset ja tarvikkeet tai aineettomat, kuten patentit ja tekijänoikeudet. Rahavaroja, kuten pankkitilien saldoja, pidetään myös varoina. Yrityksellä voi olla myös investointeja, joita pidettäisiin pitkäaikaisina varoina.
Velat ovat määriä, jotka yritys on velkaa muille yhteisöille. Yritys voi esimerkiksi ostaa varastoja jälleenmyyntiä varten luottoon. Määrä, jonka ne ovat velvollisia toimittajalle, olisi vastuu siihen saakka, kunnes se on maksettu. Koska yritys maksaa työntekijöille ja pidättää veronmaksuja, he joutuvat maksamaan veronpidätyksiä hallitukselle. Liiketoiminta voi ottaa lainoja tai luottolimiittejä maksamaan tiettyjä kuluja. Nämä lainasaldot edustaisivat yrityksen velkoja.
Oma pääoma on omistajien tai osakkeenomistajien liiketoimintaan sijoittamien määrien yhdistelmä ja liiketoiminnan tulo vuosien varrella. Yksittäisyritys, kumppanuus tai LLC saattaa aloittaa, että yrityksen jäsenet asettavat kunkin rahan summan pankkitilille, jota yritys käyttää. Yhtiö voi aloittaa suuren sijoittajaryhmän kanssa, joka yhdistää rahaa yhteen. Joka tapauksessa tämä investointi edustaa omistusosuuttaan liiketoiminnassa ja sitä kutsutaan yrityksen omaksi pääomaksi. Liiketoiminnan myötä sen voitot ja tappiot lisäävät tai vähentävät omaa pääomaa.
Nämä kolme tekijää yhdistyvät kirjanpitoyhtälöön, jossa todetaan, että varat vastaavat velkoja ja omaa pääomaa. Kuten kaikilla yhtälöillä, molempien osapuolten on pysyttävä yhtä suurina. Tämä käsite on taustalla debet- ja luotto-osan tarve jokaiselle tapahtumalle. Varojen lisäys johtaa aina joko velkojen tai oman pääoman kasvuun tai erilaisten omaisuuserien vähenemiseen. Esimerkiksi jos yritys ostaa varaston käteisellä, tapahtuma vähentää kassavaraa varaston arvon lisäämiseksi. Jos yrityksesi ostaa sen sijaan luottokannan, yrityksesi on lisännyt velkaantumisvelkoja, jotta voit lisätä varastotilien tiliä.
Miksi kirjanpito on tärkeää yrityksille?
Kirjanpitotiedot auttavat ihmisiä tekemään liiketoimintaa ja taloudellisia päätöksiä. Niiden luottamus näiden tietojen tarkkuuteen ja luotettavuuteen on lähes yhtä tärkeä kuin yrityksen todelliset taloudelliset tulokset. Siksi on tärkeää, että käytössä on järjestelmä, joka kuvaa tarkasti yrityksen toiminnan ja sen taloudellisen tilanteen ja raportoi tiedot hyvässä uskossa. Kirjanpitotietoja on monia käyttäjiä, joista jokaisella on erilaisia huolenaiheita liiketoiminnasta.
Johtajien täytyy pystyä ennustamaan eri liiketoimintapäätösten mahdolliset tulokset. Työntekijät haluavat tietää, että liiketoiminta toimii edelleen taloudellisesti vakaana. Sijoittajat haluavat tietää, miten yritys käytti rahojaan voiton saamiseksi, ja heidän täytyy pystyä vertaamaan yritystä muihin yrityksiin sijoitusstrategioiden arvioimiseksi. Toimittajien ja muiden velkojien on tiedettävä yrityksen taloudellisesta tuloksesta ja siitä, onko yrityksellä riittävästi varoja tai käytetäänkö liikaa luottoa. Laajassa merkityksessä nämä käyttäjät voidaan jakaa kahteen perusryhmään: sisäiseen ja ulkoiseen. Tämän seurauksena kirjanpidossa on kaksi päähaaraa: johtamis- ja rahoitus.
Taloudellinen kirjanpito
Taloudellinen kirjanpito on kirjanpidon ala, joka keskittyy standardoituun raportointiin tietojen toimittamiseksi ulkopuolisille käyttäjille. Julkisesti noteerattujen yhtiöiden, jotka tarjoavat osakkeitaan myyntiin eri pörsseissä, on laadittava tilinpäätösraportteja ja toimitettava ne arvopaperimarkkinavalvontakomissiolle julkista tarkastelua varten. Taloushallinnon tilinpäätösstandardilautakunta määrittelee standardit, jotka ohjaavat tilinpäätöksen laatimista. Nämä yleisesti hyväksytyt laskentaperiaatteet tai tilinpäätösnormistot toimivat puitteina tilintarkastajille, kun ne päättävät, miten taloudelliset tiedot mitataan ja kirjataan.
GAAP: n mukaan kirjanpitotietojen on oltava tiettyjä: asiaankuuluvuus, olennaisuus, luotettavuus, ymmärrettävyys ja vertailukelpoisuus. Asiaankuuluvat tiedot ovat tietoja, jotka vaikuttavat käsillä olevaan päätökseen. Olennaisuus tarkoittaa sitä, että jotain on tarpeeksi merkittävää. Esimerkiksi monen miljoonan dollarin liiketoiminnassa ei ehkä tarvitse huolehtia 200 dollarin tapahtuman tarkasta raportoinnista, mutta löytää $ 20 000 tapahtuman olevan olennainen. Luotettavat tiedot eivät sisällä virheitä tai manipulointeja. Ymmärrettävyys tarkoittaa, että tiedot esitetään selkeästi ja tehokkaasti väärinkäsitysten välttämiseksi. Lopuksi vertailukelpoisuus tarkoittaa, että lausunnot luodaan ja esitetään noudattamalla tuolloin hyväksyttyjä kirjanpitomenetelmiä. Näin käyttäjät voivat verrata yhtä liiketoimintaa toiseen, koska he tietävät, että heille kerrotaan tiedot samalla tavalla kuin yrityksiltä.
Taloudellisen kirjanpidon perusperiaatteet
Taloudellinen kirjanpito on suoriteperusteinen ja käyttää tilinpäätöksen laatimisperiaatetta. GAAP: n mukaan tulot vastaavat niiden luomiseen käytettyjä kuluja. Liikevaihto katsotaan ansaituksi, kun yritys on toimittanut tavaroita tai toimittanut palveluja, riippumatta siitä, vaihdetaanko käteistä rahaa. Kulut kirjataan myös silloin, kun tavarat tai palvelut vastaanotetaan. Nämä tapahtumat kirjaavat kirjanpitoarvonsa historiallisiin kustannuksiin ja niitä ei arvosteta myöhemmin. Historialliset kustannukset ovat objektiivisia, kun taas uudelleenarvostus olisi subjektiivista ja sitä on vältettävä. Nämä periaatteet ohjaavat tilinpäätöksen laatimista.
Suurimmat tilinpäätökset
Taloudellisessa laskennassa jokainen kirjanpitojakso johtaa kolmeen merkittävään tilinpäätökseen: tuloslaskelmaan, taseeseen ja rahavirtalaskelmaan. Näistä kolmesta lausunnosta käyttäjät voivat analysoida monenlaisia tehokkuussuhteita vertaamalla helposti yritystä toiseen, vaikka yritykset olisivat eri kokoja.
Tuloslaskelma sisältää eri tulo- ja kuluraportit. Tulot esitetään ensin. Jos kyseessä on inventaario, myytyjen tavaroiden kustannukset vähennetään yleensä tuloista ennen siirtymistä kululuokkien erittelyyn. Myytyjen tavaroiden kustannukset ja menot vähennetään tuotoista saadakseen tuloslaskelmaan nettotuloksen.
Tase noudattaa laskentayhtälöä. Siinä esitetään kaikki omaisuuserätilit toisella puolella sekä vastuu- ja oman pääoman tilejä. Kun kirjat on suljettu tilikauden päättyessä, nettotulos esitetään oman pääoman ehtoisissa tileissä. Valmistellaan kokeilutase, tehdään päiväkirjamerkintöjä ja lopulta laaditaan tase, jossa varat vastaavat velkojen ja oman pääoman summaa.
Rahavirtalaskelma osoittaa, missä liiketoiminnan käteinen meni. Vaikka suoriteperusteinen kirjanpito merkitsee sitä, että liiketoimet kirjataan, kun velvoitteet täyttyvät tai ne otetaan käyttöön käteisvaroista riippumatta, on edelleen tärkeää tietää, mitä tapahtui liiketoiminnan käteisellä.Rahavirtalaskelma selittää, kuinka käteistä tuli ja meni ulos liiketoiminnasta. Se rikkoo nämä virtaukset eri tyyppisiin toimiin. Selkeämmän analyysin vuoksi liiketoiminnan rahavirrat esitetään erillään sijoitus- tai rahoitustoiminnan rahavirroista.
Johdon kirjanpito
Sen sijaan johdon kirjanpito on paljon joustavampaa. Johto saattaa joutua näkemään tietoja monin eri tavoin päätöksen arvioimiseksi. He voivat vapaasti käyttää mitä tahansa raporttimuotoa heille parhaiten. Johdon kirjanpitokertomuksia ei esitetä ulkoisille käyttäjille, eikä niitä siksi rajoita GAAP: n käyttö.
Johdon kirjanpito on usein tulevaisuuteen ja subjektiivinen. Johtajat saattavat joutua tekemään kustannus-hyötyanalyysin, etsimään epätasaisia pisteitä, tarkastelemaan elinkaarikustannuksia tai erottamaan raportit eri liiketoimintasegmenteistä kuin ne, jotka vaaditaan tilinpäätöksissä. Johdon kirjanpidon suurin etu on siis joustavuus manipuloida raportteja, jotta ne ovat hyödyllisimpiä käsiteltävänä olevaan päätökseen. Näiden raporttien subjektiivinen luonne loukkaa GAAP: a, minkä vuoksi niitä ei näytetä ulkopuolisille käyttäjille.
Muut kirjanpitotiedot
Verokirjanpidossa ja voittoa tavoittelemattomassa kirjanpidossa on erikoistuneempia sääntöjä kuin tässä käsitellään. Kun keskustellaan verotilinpidosta, saatat kuulla termin "sovittaa kirjan veroon." Tämä tarkoittaa sitä, että kirjanpitäjä selittää, mitä eroja tilinpäätösraporteissa näkyy ja mitkä tulokset näkyvät veroilmoituksessa. Tämä johtuu siitä, että tilinpäätösstandardilautakunnan GAAP- ja IRS-määräykset poikkeavat siitä, miten tiettyjä liiketoimia käsitellään. Yksi esimerkki on ateriakulujen käsittely. Vaikka olet todennäköisesti heijastanut koko aterian kustannuksia yrityksesi kirjoissa, IRS: n sallitaan useimmissa tapauksissa vain 50 prosenttia kustannuksista. Sovittelulla olisi rivikohta, joka esittää toisen puolen kustannuksesta selityksenä.
Voittoa tavoittelematon kirjanpito tapahtuu hyvin erityisellä tavalla, koska voittoa tavoittelemattomilla yrityksillä on usein varoja hyvin erityisillä tavoilla. Avustuksen myöntäjillä saattaa olla hyvin erityisiä rajoituksia siitä, miten rahaa voidaan käyttää. Esimerkiksi apurahaa voitaisiin käyttää auttamaan heikosti koulutettuja naispuolisia työntekijöitä hankkimaan työpaikkakoulutusta. Voittoa tavoittelemattoman on osoitettava, että apurahoja käytettiin tämän tavoitteen saavuttamiseksi. He eivät voi käyttää näitä apurahoja muihin hankkeisiin, tai niiden on maksettava rahat takaisin liikkeeseenlaskijalle. Samoin avunantajat voivat lahjoittaa tiettyyn hankkeeseen kuin voittoa tavoittelemattomaan yleiseen rahastoon. He haluavat nähdä, että hankkeen tavoitteet saavutettiin. Voittoa tavoittelematon kirjanpito erottaa rahat eri ”varoihin” tämän raportoinnin toteuttamiseksi.
Vaikka kirjanpitotietojen määrittely tuntuu yksinkertaiselta, voit nopeasti nähdä, miten kirjanpitoalue on kasvanut niin paljon erikoisuuksia. On ihmisiä, jotka työskentelevät laaja-alaisilla aloilla, mutta paljon enemmän lopettaa hyvin erikoistuneita rooleja. Yksilö voi käsitellä ainoastaan velkakirjoja esimerkiksi varmistamalla, että yritys maksaa laskunsa ajoissa, jotta valot pysyisivät paikallaan ja varasto virtaa sujuvasti. Toinen henkilö voi päättää työskennellä pelkästään yrityksen verotietoihin, mikä takaa tarkan raportoinnin ja kaikkien verotuksellisten yksiköiden säännösten, liittovaltion, valtion, tulo-, myynti- tai palkkaveron, noudattamisen. Yksi asia on varma: ne kaikki tallentavat tietoja liiketoimista ja käyttävät niitä raportoimaan eri osapuolille.
