Yrityksellä, joka myy tuotteita tai tarvitsee tarvikkeita säännöllisesti, on oltava hankintayksikkö tai yhteyspiste. Prosessista vastaavaa henkilöä kutsutaan ostoasiamieheksi. Ennen kuin tilaat varaston yritykselle, on tärkeää ymmärtää tilauksen ja ostoprosessin perusteet.
arviointi
Yksi varaston tilaus- ja ostoprosessin ensimmäisistä vaiheista on arvioida yrityksen ostamat kohteet. Varovainen ostaja on huolissaan laadusta, kun on kyse varastotarpeista. Hän vastaa siitä, että yritys ei saa huonosti valmistettua tuotetta tai väärää raaka-ainetta. Joten ostajat tilaavat tavallisesti näytemateriaaleja, tuotteita ja tarvikkeita varmistaakseen, että ne täyttävät yhtiön laatuvaatimukset.
Luo sopimus
Kun ostoedustaja päättää palveluntarjoajasta ja tarvittavista tuotteista, seuraava vaihe on neuvotella myyntisopimuksesta. Myyntisopimuksessa ostaja ja jakelija sopivat varastotuotteiden ja maksuehtojen hinnanalennuksesta. Esimerkiksi "netto 30" tarkoittaa, että maksu on suoritettava 30 päivän kuluttua laskun päivämäärästä. Sopimuksessa luetellaan myös palauttamista, vaihtoa ja rahtikustannusten maksamista koskevat ehdot ja säännöt.
Lähetä ostotilaus
Seuraava askel on, että ostaja voi lähettää jälleenmyyjän, tukkumyyjän tai valmistajan ostotilauksen. Ostotilaus on sitoumus ostaa kohteita, kunhan vastaanottaja toimittaa. Ostotilaus kertoo tarkat kohteet, jotka ostaja haluaa varaston ja toimitusosoitteen. Siinä luetellaan myös ostotilauksen numero, tilinumero (jakelijan tai valmistajan antama) ja yhteenveto molempien osapuolten sopimista ehdoista.
Maksa lasku
Jakeluyhtiö vastaanottaa ja käsittelee ostajan ostotilauksen. Kun tuotteet on toimitettu ostajalle, jälleenmyyjä antaa laskun maksun pyytämiseksi. Laskussa on ostotilauksen numero, tilinumero, ostajan osoite, toimitettujen tuotteiden kuvaus ja erääntyvä kokonaismäärä. Laskussa luetellaan myös liikkeeseenlaskun päivämäärä ja ehdot (kuten 30 päivän kuluessa maksettava 30), jotta ostaja voi toimittaa maksun ajoissa.
