Vuosittaista strategista suunnittelukokousta pidettäessä valmistelu usein varjostaa kokouksen todellisen tarkoituksen. Osa valmistelusta sisältää esityslistan luomista, osallistujien kutsumista, esityslistan lähettämistä ja paikan valmistelua. Jos kokous itse ei sovi aivoriihi, päätöksentekoon ja suunnitelmien luomiseen, se ei ehkä tuota haluamiasi innovaatioita ja strategista huippuosaamista. Vaikka paikka ja organisaatio ovat tärkeitä, se on suorien viestien laatu, joka tuottaa tuloksia.
Määritä kokouskohteet
Strategiat kattavat yleensä yrityksen laajentamisen, markkinoinnin, tuotevalikoiman, kilpailun ja taloudellisen sitoutumisen. Strategiset suunnittelukokoukset, joissa yksinkertaisesti muutetaan vanhaa strategista suunnitelmaa johtoryhmänne kanssa, eivät tarkastele mahdollisen parannuksen suunnitelmaa. Jos tavoitteena on täyttää strategianne tulevana vuonna, aloita kokous nykyisen strategian SWOT-analyysillä. Jos pidät kokousta, valmistele luettelo ongelmista ja kysymyksistä, joiden tarkoituksena on kannustaa keskustelua. Tuo artikkeleita, valkoisia papereita ja videon esityksiä kipinäyn luovaan ajatteluun. Haasta osallistujille esiin epämiellyttäviä aiheita. Johtajat eivät useinkaan halua olla kiinnitys, joka nousee ylös, koska pelätään, että heitä alennetaan.
Luo ongelmaluettelo myöhempää keskustelua varten
Viime vuoden strategisen suunnitelman ja sen tuottaman SWOT-analyysin tuloksena pitäisi olla enemmän pisteitä keskustelua ja ratkaisemista varten. Valkotaulun käyttäminen kysymysten tai ongelmien luetteloon asettamisessa mahdollistaa keskustelun järjestämisen ja seurannan. Johtajana jatkakaa haastetta ja kysy kysymyksiä. Osallistunut keskustelu on juuri sitä, mitä haluat, mutta pidä keskustelua hallinnassa ja yritä johtaa se ratkaisuun ja päätökseen. Breakout-istunnot voivat tuottaa innovatiivisia ratkaisuja, joten määritä osallistujille breakout-istunnot, joissa käsitellään yksittäisiä keskeisiä aiheita, ja anna heille raportti päätelmistä tai uusista ideoista kokouksen jatkamisen yhteydessä.
Tarkista päätökset ja vahvista
Yksi syy pitää strategisia suunnittelukokouksia kahden tai useamman peräkkäisen päivän ajan, jotta osallistujille annetaan aikaa käsitellä esiin tuotuja ajatuksia. Se, mikä tuntuu hyvältä ajatukselta, saattaa paljastua virheeksi yön unen jälkeen. Kun olet keskustellut täysin vanhasta strategisesta suunnitelmasta ja muotoillut uusia ideoita, tarkista jokainen piste tai päätös ja äänestä. Äänestäminen velvoittaa johtajat osallistumaan päätösten tukemiseen. Jos asiasta on erimielisyyttä, harkitse jatkokeskustelua siitä, miten sitä muutetaan, jotta kaikki voivat sopia.
Täytäntöönpano ja seuranta
Luonnollisesti toteutus ja seuranta tekevät eron onnistuneen kokouksen ja epäonnistumisen välillä. Johtajien on niin helppoa säilyttää nykytilanne, kun he palaavat osastoihinsa, että sinun pitäisi antaa aggressiivisesti vastuuta täytäntöönpanosta. Johtajana sinun tehtävänäsi on seurata, että johtajat ovat täysin toteuttamassa strategisen suunnittelukokouksen strategioita ja muutoksia. Aseta vertailuarvot ja edistymiskatsaukset arvioidakseen, miten strateginen suunnitelma hyödyttää organisaatiota ja onko sitä tarkistettava.
