Kirjanpito-osastot käyttävät erilaisia lyhenteitä tunnistamaan vastuut, yksiköt tai valtion virastot. Vaikka jotkin lyhenteet ovat toimialakohtaisia, toiset ovat yleisiä. A / P edustaa useimmissa yrityksissä "velkasitoumuksia".
kannat
Ostovelvolliset osastot vaihtelevat suuresti eri henkilöistä useisiin eri valvontatasoihin. Ostovelvolliset kirjailijat kirjoittavat laskutiedot kirjanpitojärjestelmään ja vastaavat laskut varmuuskopiointiin. Velkasitoumukset valvovat valvovat maksuvelvollisten toimihenkilöiden työtä ja vastaavat muiden yksiköiden tiedusteluihin laskun maksusta tai myyjän saldosta. Velkakirjat johtavat osastoa suunnittelemalla osastolla yksittäisiä rooleja, budjetoimalla osastokustannuksia ja tekemällä yhteistyötä muiden yritysjohtajien kanssa päätöksenteossa.
vastuut
Ostovelvollisuudesta vastaa vastuu laskujen maksamisesta ajoissa. Monet myyjät tarjoavat alennuksia laskujen maksamisesta tietyn ajan kuluessa. Maksuvelvolliset osastot valvovat eräpäiviä sekä alennuspäivämäärät varmistaakseen, että yritys saa suurimmat alennukset. Velallisen osaston on varmistettava, että jokainen lasku on oikea ennen maksua. Ostovelvolliset osastot koordinoivat tarkistaa tulostuksen ja hallinnon allekirjoituksen. Tarkastukset ja laskut on myös pidettävä lukittuna.
Sisäinen kontrolli
Sisäisen valvonnan on oltava etusija, koska käteisvarojen määrä vaihtaa tilisiirtoosaston kautta. Tarkastusten perusvarmuus saavutetaan lukitsemalla tyhjät tarkastukset ja rajoittamalla avaimen käyttöä.Laskun vahvistus määrittää, onko jokainen lasku tarkka ja pätevä. Tehtävät jaetaan eri tiimin jäsenten kesken sen varmistamiseksi, että yksikään tiimin jäsen ei voi käyttää koko järjestelmää ilman toisen henkilön tarkistusta.
Prosessien parantaminen
Tulostustarkistukset ovat usein manuaalinen prosessi, joka vaatii inhimillistä työvoimaa työläisiin tehtäviin, kuten kirjekuorien täyttämiseen. Prosessin parantaminen vähentää ei-lisäarvoa tuottavien työntekijöiden tarvetta ja antaa työntekijöille mahdollisuuden keskittyä analyyttiseen työhön. Parannuksia ovat sähköisten maksujen ja sähköisten hyväksymisjärjestelmien käyttö.
