Siirtyminen paperista ja lyijykynistä tai erilaisista erillisistä tietokoneohjelmista integroituun tietojärjestelmään on varma merkki pienten yritysten kasvusta. Toisin kuin hajotettu manuaalinen järjestelmä, teknologiapohjainen järjestelmä käsittelee kaikkia yritystietojen tallentamisen, käsittelyn, jakelun ja välittämisen näkökohtia keskeisestä sijainnista. Vaikka ensisijaiset tavoitteet keskittyvät usein aineettomiin hyötyihin, kuten kilpailuetua tai asiakastyytyväisyyttä, monet yritykset saavat myös konkreettisia etuja, kuten kustannussäästöjä, parempaa valvontaa ja vähemmän tietojen syöttövirheitä.
Määritellään konkreettisia
Se, mitä sisällytät konkreettisiin hyötyihin, riippuu siitä, luokitellaanko nämä edut käyttämällä kapeaa tai laajaa määritelmää. Jos yrityksesi käyttää kapeaa määritelmää, aineelliset hyödyt ovat vain niitä, joita voit määrätä ja mitata rahallisesti. Näitä ovat sekä välittömät kustannussäästöt että pitkän aikavälin kustannussäästöt. Laaja määritelmä sisältää myös lähes konkreettisia hyötyjä, joita ei voi mitata rahallisesti, mutta voit suoraan nähdä, koskettaa tai tuntea.
Kustannussäästöetuudet
Vaikka kustannussäästöjen etujen saavuttaminen vie usein aikaa, kustannukset eivät kutistu yön yli, mutta taloudelliset hyödyt ovat ajan mittaan selvempiä. Lisäksi nämä hyödyt esiintyvät usein sekvenssissä. Esimerkiksi tietojärjestelmä lisää tuottavuutta, mikä voi johtaa työvoiman vähentämiseen, mikä vähentää käyttökustannuksia. Se voi myös parantaa varastotilojen tehokkuutta, mikä usein vähentää läpimenoaikaa ja johtaa sekä varastotilanteen vähentyneisiin vaatimuksiin että kustannuksiin.
Parempi sisäinen valvonta
Useat konkreettiset hyödyt parantavat ennaltaehkäisevää ja etsivä sisäistä valvontaa. Esimerkiksi keskitetty tietojenkäsittelyjärjestelmä mahdollistaa paremman pääsynvalvonnan. Nopeampi raportointi, joka usein johtaa reaaliaikaiseen palautteeseen, lisää vastuullisuutta ja vähentää mahdollisuuksia väärinkäyttää liiketoimintavaroja, petoksia tai sisäisiä varkauksia. Lisäksi automaattinen seuranta ei ainoastaan helpottaa nykyisten ja historiallisten asiakirjojen etsintää, vaan myös voit rakentaa ja tarkastella täydellisiä tarkastusreittejä useimpiin tapahtumiin.
Lisääntynyt tulo
Tietojärjestelmä voi parantaa vasteaikaa ja lisätä myyntituloja. Aineelliset hyödyt, kuten tietojen saatavuuden parantaminen ja tietojärjestelmän varastonhallintaosuuden tiedonsiirron vähentäminen, voivat auttaa lisäämään myyntiä vähentämällä varastotilannetta ja tilauksia. Asiakassuhteiden hallinnan osassa asiakkaan tiedon helpompi käyttö voi tarkoittaa eroa myynnin tekemisen ja tekemisen välillä. Se mahdollistaa myös myynti- ja asiakaspalveluhenkilöiden seurata asiakkaan tilaushistoriaa ja ajoittaa oikea-aikaisia myyntipuheluja.
