Kirjasto on vain yhtä hyvä kuin sen indeksointijärjestelmä: Ilman Dewey Decimalia, kongressin kirjastoa ja jonkinlaista volyymikirjastoa kukaan ei löytänyt oikeaa kirjaa tarpeeksi nopeasti tai luotettavasti, jotta kirjasto olisi hyödyllinen. Kunnes nykyaikaiset julkiset kirjastot tulivat normaaliksi 1800-luvun puolivälissä, ammattimaiset kirjastonhoitajat muistuttivat hoidossa olevien tomeiden sijainnin. Myöhemmin manuaaliset järjestelmät, kuten korttiluettelot, auttoivat hakijoita etsimään haluamiensa kirjojen sijaintia. 1990-luvulta lähtien useimmat kirjastot ovat automatisoineet joitakin toimintojaan. Näiden järjestelmien asentamisesta aiheutuvista kustannuksista ja ponnisteluista huolimatta ne ovat ylivoimainen malli, kun otetaan huomioon aikaisempien menetelmien haitat.
Ihmisen virheen haavoittuvuus
Jokainen järjestelmä, jossa ihmiset työskentelevät, on alttiina häiriöttömän, väsyneen tai epäpätevän ryhmän jäsenen tekemille virheille. Automatisoidut järjestelmät vaativat yhä ihmisen vuorovaikutusta, mutta vähentävät ihmisten tekemien päätösten tai toimintojen määrää. Olipa asiakirjapyynnön tekeminen tai uusien kirjojen saapumisen seuranta, jokaisen tietokoneen käsittelemän vaiheen ansiosta koko järjestelmä on tehokkaampi, koska se on vähemmän alttiita virheille.
Kustannukset Lisää ajan myötä
Automaattisen järjestelmän asentaminen voi maksaa 20 000 - 50 000 dollaria kirjastosta yksinään. Näistä kustannuksista huolimatta automaatio säästää rahaa ajan mittaan. Tämä säästö tulee kahteen muotoon. Monet toiminnot, jotka on toteutettu, jatkuvat ilman henkilöstön osallistumista - esimerkiksi laatimalla raportteja kirjastojen välisistä lainahakemuksista tai lähettämällä sähköisiä viivästyneitä ilmoituksia. Toiminta, joka tarvitsee edelleen ihmistä - kuten palautettujen kirjojen käsittely - tapahtuu automaation avulla nopeammin. Molemmissa tapauksissa kirjasto voi joko leikata henkilöstöä vähentääkseen budjettiaan tai soveltamalla tallennettuja varoja enemmän asiakaslähtöisiin tehtäviin ja ohjelmiin.
Hakut kestävät pidempään ja ovat vähemmän tehokkaita
Tietyn kirjan etsiminen korttiluettelosta - kaikkein ikonisin käsikirjaston järjestelmä - tarkoittaa siirtymistä yhdestä indeksistä toiseen, kun muutat hakua tekijältä otsikoksi. Automaattisen järjestelmän avulla voit suorittaa minkä tahansa haluamasi haun samasta paikasta muutamalla napsautuksella. Tämä säästää asiakkaiden aikaa vanhaan tapaan verrattuna ja tarvitsee vähemmän apuaan kirjaston työntekijöiltä. Koska kaikki indeksit ovat fyysisen sijasta virtuaalisia, automaattisella järjestelmällä voi olla enemmän hakuluokkia lisäämättä toista huonekalua. Patronit voivat etsiä laajemman valikoiman avainsanoja ja käsitteitä kuin korttiluettelossa. Automatisoidut luettelot voidaan myös laittaa verkkoon, jotta suojelija voi vahvistaa kirjan saatavuuden kotona eikä tule kirjastoon ja pettymään.
Vasemmanpuoleinen tietotien varrella
Kirjastot ja informaatio digitalisoituvat nopeasti. Kaikki manuaalista käyttöjärjestelmää käyttävät kirjastot eivät voi muodostaa yhteyttä digitaalisiin resursseihin. Tämä tekee tietojen ja julkaisujen jakamisesta paljon vaikeampaa ja aikaa vievää kuin automaattisessa järjestelmässä. Kun 21. vuosisata etenee ja resurssit tulevat täysin digitaalisiksi, manuaalisten kirjastojen suojelijat eivät pysty käyttämään kasvavaa prosenttiosuutta tiedoista.
Rajojen asettaminen tulevaisuuteen
E-kirjat, podcasteja, blogeja ja video-opetusohjelmia ovat kaikki osa sitä, miten moderni maailma välittää ihmisten tietämyksen summan. Manuaalisten järjestelmien kirjastoilla on rajoitettu pääsy tähän kasvavaan työryhmään. Kaikki laadukkaat automatisoidut järjestelmät myöntävät sen sijaan oletuksena pääsyn etäällä ja paikan päällä useimpiin näistä resursseista.
