Usein liiketoiminnassa on tärkeää lähettää tärkeä yritysviestintä ihmisryhmälle, joka ilmoittaa heille muutoksista tai muutoksista yhtiön toimintaperiaatteisiin ja menettelyihin. Jos nämä henkilöt kuuluvat viralliseen ryhmään, on olemassa useita vaihtoehtoja kirjeen lähettämiseksi heille.
Ryhmän lähettäminen kirjeessä
Käytä ryhmän nimeämää virallista nimeä, jos ryhmä on virallisesti järjestetty ja tunnustettu nimen perusteella. Jos ryhmä on esimerkiksi amerikkalaisen vallankumouksen tyttäret, on täysin oikein, että lähetät kirjeen ryhmälle käyttämällä "Amerikkalaisen vallankumouksen arvokkaita tyttäriä". Tämä on kaikkein muodollisin tapa saada vastaan kirjeessä olevat tiedot. On kuitenkin kyseenalaista, että kirje itse jaetaan koko ryhmän, vaan sen virkamiesten ja johtajien kanssa.
On myös hyväksyttävää käsitellä ryhmää kollektiivisella nimityksellään, luopumalla nimityksestä "Dear". Voit aloittaa kirjeen, jonka otsikko on ”Kaikki tilinhoitajat” tai ”Night Shift Supervisors”.
Jos ryhmä on sellainen, jossa haluaisit puhua henkilölle, jonka otsikko ja nimi ei ole tiedossa, on hyvä käyttää tervehdystä "Ketä se koskee". Vaikka tämä lause olettaa, että se on tarkoitettu yksilölle, se on käytettävä, kun osoitat ryhmää. Tämä tervehdys, vaikka se on oikein ja tarkoituksenmukainen, puuttuu sellaisesta valtuutuksesta, joka on osoitettu osoittaessasi tärkeän kirjeen, jossa on oikea yhteyshenkilön nimi ja nimi.
Käytä yksinkertaista nimeä, kuten "Jakelu" tai jopa "Katso jakelu" liiketoimintamuistion "To" -kenttään, varsinkin jos kirje on sisäinen. Kaikkien jakeluluettelossa olevien henkilöiden nimet olisi ilmoitettava täydellisesti kirjeessä, yleensä osana alatunnistetta. Tämä luettelo voidaan järjestää aakkosjärjestyksessä tai organisaation hierarkian mukaan, jolloin ylemmän tason johtajien nimet on listattu ensimmäisessä järjestyksessä, minkä jälkeen seuraa aakkosellinen luettelo kaikista alaisista.
Luettele kaikkien asianomaisten osapuolten nimet, nimet ja osoitteet, jos ryhmä on pieni ja ei liity yhteen yhden yrityksen kanssa. Tämä menetelmä on kätevä kirjeen vastaanottajille, ja niille annetaan kätevä viiteopas kaikille osapuolille yhdellä tiedonannolla.
