Yrityksen aloittaminen ja kasvaminen voi olla monimutkaista, varsinkin kun jokainen johtaja valitsee oman lähestymistavansa työntekijöiden hallintaan ja vuorovaikutukseen. Kaksi merkittävää viestintäteoriaa on otettu huomioon organisaatiorakenteen tärkeänä osana. Yksi niistä on inhimillisten suhteiden teoria, joka alkoi suosia 1920-luvulla teollisen vallankumouksen aikana. Tämä teoria kertoo, että ihmiset ovat pitkään mukana tukiryhmässä. Klassinen teoria puolestaan ottaa enemmän tehtävään perustuvan lähestymistavan ihmisten ja yritysten hallintaan. Vaikka jotkut ovat hylänneet klassisen hallintoteorian vanhentuneeksi ja vähemmän tehokkaiksi, muutamat teoriaa koskevat muunnelmat tekevät siitä helpompaa tietyntyyppisissä organisaatioissa.
Klassinen viestintämalli
Alkuperäinen versio klassisesta lähestymistavasta otettiin käyttöön 1900-luvulla, jolloin johtajat tarvitsivat tavan käyttää tehokkaasti kokoonpanolinjoja. Se oli tuolloin järkevää, koska tehokkuus oli yritysten ensisijainen tavoite. Klassinen malli, joka tunnetaan myös nimellä tieteellisen hallinnon teoria, tarkastelee kaikkia muuttujia, jotka osallistuvat tietyn tehtävän suorittamiseen, ja löytää parhaan mahdollisen menetelmän.
Klassisen viestintämallin varhainen ongelma oli se, että monet pitivät tärkeysjärjestyksessä kokoonpanolinjan toimintatapaa, joka ei ollut paras työpaikkakulttuuri kaikilla liiketoimintatyypeillä. Tämä pätee erityisesti 21. vuosisadalla, jolloin aloittavat yritykset ja suuret teknologiayritykset pyrkivät luomaan kulttuurin, joka houkuttelee työntekijöitä pikemminkin kuin huolehtimaan erityisesti toiminnan tehostamisesta. Useat tekijät ovat kuitenkin ehdottaneet klassisen menetelmän kääntymistä, joka toimii hyvin joidenkin organisatoristen rakenteiden kanssa.
Klassisen teorian neljä perusperiaatetta
Ennen kuin voit harkita klassista lähestymistapaa organisaation viestintään, on tärkeää tietää, mitä siihen liittyy. Klassisen teorian perustana on neljä perusperiaatetta.
- Standardikäytännöt - Johtamisen on kehitettävä vakiotoimintamenettelyt jokaiselle organisaation roolille.
- Työntekijöiden valinta - Henkilöstön palkkaamisen aikana johtajien on pyrittävä löytämään sopiva sopivuus kullekin kannalle hakijan taitojen ja kykyjen perusteella.
- Keskeytymätön ympäristö - Jotta työntekijät olisivat mahdollisimman tuottavia, heidän on pyrittävä minimoimaan työpaikan keskeytykset.
- Työntekijöiden kannustaminen - Tuottavuuden varmistamiseksi johtajien olisi tarjottava rutiininomaisia palkankorotuksia.
Klassisen teorian painopiste on prosesseissa, ei ihmisissä. Vaikka ihmiset ovat tärkeä osa työn tekemistä, johtajat ajattelevat enemmän siitä, miten rakentaa enemmän hiirenloukkuja kuin houkutella työntekijöitä, jotka asettavat nämä hiirenloukut yhteen. Työntekijät ovat vain keino lopettaa tämä skenaario. Tästä syystä klassinen lähestymistapa soveltuu yleensä paremmin ympäristöön, jossa työntekijät suorittavat toistuvia tehtäviä, kuten kokoonpanolinjalla tai postitilassa.
Klassinen lähestymistapa ja byrokratia
1800-luvun lopulla saksalainen sosiologi Max Weber teki merkittäviä huomautuksia organisaatioiden perustamisprosessista. Hän oli ensimmäinen tiedossa oleva henkilö, joka käytti termiä "byrokratia", ja hänen teoriansa tunnetaan sekä byrokraattisena hallintoteorina että Max Weberin teoriana. Hänen teoriansa mukaan byrokratia oli paras tapa organisoida organisaatio, koska se loi ympäristön, jossa kaikkia työntekijöitä kohdeltiin tasapuolisesti kaikkien kesken jakautuneen työn kanssa.
Weber kuvaili organisaatioiden kolmea eri tehoa. Nämä ovat perinteinen valta, karismaattinen voima ja oikeudellinen valta, ja oikeudellinen valta on byrokratia. Jotta byrokraattinen hallinnointi olisi onnistunut, Weber uskoi, että kaikkia säännöllisiä toimia on pidettävä virallisina, johtoilla on oltava valtuudet laatia ja valvoa sääntöjä ja sääntöjä, joita on helppo noudattaa organisaation vakiintuneessa kokoonpanossa.
Fayolin ihmisten teoriaa koskeva teoria
Henri Fayolin teoria ei ollut erilainen kuin Weberin lähestymistapa. Hänen teoriansa, joka sisältää 14 periaatetta, keskittyy ihmisten tehokkaaseen hallintaan. Näistä 14 periaatteesta tulee viisi tapaa, joilla johdon tulee toimia vuorovaikutuksessa työntekijöiden kanssa.
- Suunnittelu - Jotta Fayol olisi tehokkain, sen mielestä johdon on ajoitettava jokainen osa yrityksen prosesseista.
- Järjestäminen - Tärkeä osa tehokasta tuotantoa on, että kaikki materiaalit ja resurssit ovat paikallaan.
- Komento - Tehokas johtaminen tarkoittaa työntekijöiden toiminnan ohjaamista.
- Koordinointi - Työntekijöiden yhteistyö ja tiimityö ovat tärkeitä menestyksen kannalta, ja hyvät johtajat helpottavat sitä.
- Ohjaus - riippumatta siitä, kuinka ohjaaja on, hän on onnistunut vain, jos työntekijät todella noudattavat hänen komentojaan.
Taylorin tieteellinen lähestymistapa
Toinen teoreetikko, jolla oli oma lähestymistapa klassiseen teoriaan, oli Frederick Winslow Taylor. Tayloria ja hänen yhteistyökumppaneitaan pidetään ensimmäisenä tiiminä, joka ottaa tieteellisen lähestymistavan työprosessin opiskeluun. Osana tutkimusta he tarkastelivat tarkasti, miten työ tehtiin ja miten nämä menetelmät vaikuttivat suoraan yksittäisten tuottavuuden tasoihin. Hänen uskonsa oli, että tehtävien suorittamisen optimointi oli tärkeämpää kuin työllistää töitä kovemmin.
Taylorin tutkimuksen tuloksena julkaistiin "Tieteellisen hallinnon periaatteet", joka julkaistiin vuonna 1909. Taylorin julkaisussa ehdotettiin, että organisaatiot optimoivat ja yksinkertaistavat työpaikkoja, mikä parantaisi tuottavuutta. Hänen ehdotuksensa, jonka mukaan johtajat ja työntekijät tarvitsivat yhteistyötä, olivat vallankumouksellisia, koska ennen julkaisua työ ei ollut suoritettu tällä tavalla. Tehdasjohtajat erotettiin työntekijöistään, ja työntekijöille jätettiin joukko menettelyjä, joita he tekivät joka päivä, kun he tuottivat työtuotteensa. Työntekijöiden tärkein kannustin tehdä hyvää työtä oli yksinkertaisesti olla tulematta. Taylorin ehdotuksiin sisältyi palkitseminen työntekijöille kovasta työstä "oikeudenmukaisen päivän palkkiona oikeudenmukaisesta työstä", jossa palkittiin palkansaajia tuottavampia työntekijöitä kuin ne, jotka olivat heikommassa asemassa.
Klassinen lähestymistapa nykypäivän liiketoiminnassa
Vaikka organisaatiossa on monia erilaisia viestintätapoja, klassinen menetelmä voi olla hyvä alku, kun määrität yrityksesi rakennetta. Vaikka valitsisit enemmän ihmissuhdestrategiaa, voit toteuttaa klassisen lähestymistavan periaatteet, erityisesti Taylorin nykyaikaisempi. Taylor uskoi, että yritykset voisivat nähdä parempia tuloksia, jos he työskentelivät yhdessä asioissa, ja työnantajat palkitsivat heitä paremmin. Tämä rakenne on nähtävissä monissa nykypäivän yrityksissä, olivatpa ne sitten uusia uusia yrityksiä tai suuryrityksiä.
Klassisen lähestymistavan elementti, joka voi hyödyttää sinua eniten, on hierarkkinen rakenne, jonka voit ottaa käyttöön ja varmistaa, että prosessit ovat tehokkaita. Vaikka edistäisit viestintää tiimin jäsenten välillä, voit ottaa tieteellistä tarkastelua prosesseihisi ja poistaa ne kohteet, jotka purkaavat joukkueesi. He voivat työskennellä älykkäämmin, ei kovemmin, mikä säästää heille arvokasta energiaa, jota he voivat käyttää muihin työtehtäviin. Monet ihmiset kutsuvat tätä lähestymistapaa "vähärasvaiseksi valmistukseksi".
Ihmissuhteiden hallintatekniikat
Organisaatiokommunikaatioteorioiden luettelon toinen kohta on ihmissuhteiden lähestymistapa, joka on jyrkässä ristiriidassa klassisen lähestymistavan kanssa. Koska monet asiantuntijat pitävät inhimillisten suhteiden lähestymistapaa nykyaikaisempana, voit yhdistää ihmissuhteiden teorian elementtejä klassiseen viestintästrategiaan.
Henkilöstöhallinnon teoria toteaa, että työntekijät haluavat tuntea olonsa hyväksi heidän tekemästään työstä päivittäin. He haluavat nähdä, missä ne sopivat suurempaan asiasuunnitelmaan ja tuntuvat siltä, että he olisivat osa tiimiä. Tämä on enemmän johdon ja heidän työntekijöidensä välistä yhteistoimintaa kuin komentoja antavien valvojien ja niiden noudattamisen varmistamiseksi. Vaikka on olemassa klassisen lähestymistavan elementtejä, jotka voivat täydentää tätä strategiaa, inhimillisten voimavarojen hallinnan teoria asettaa ihmiset ensin, palkitsemalla omat moraalinsa ja urakehityksensä itse työn yläpuolelle.
