Jos työnantajalla on vain yksi työntekijä, hän on edelleen vastuussa työntekijän maksamisesta tarkasti ja ajoissa. Hänen on myös pidätettävä asianmukainen tulovero ja maksettava ne oikea-aikaisesti hallitukselle. Työnantaja voi perustaa palkkaa yhdelle työntekijälle useilla eri tavoilla. Hän voi valita sopivan menetelmän riippuen palkkahallinnostaan.
Luo manuaalinen palkkajärjestelmä. Manuaalinen palkanlaskentajärjestelmä tehdään kokonaan käsin, mukaan lukien palkka- ja verolaskelmat, kirjanpito ja veroilmoitus ja arkistointi. Virhe on korkea manuaalisen järjestelmän ansiosta, koska se tehdään kokonaan käsin. Jos työntekijää on kuitenkin vain yksi, on mahdollista saada täsmällinen palkkasumma niin kauan kuin se on tarkistettu perusteellisesti.
Voit luoda manuaalisen palkanlaskentajärjestelmän luomalla vuosittaisen Excel-laskentataulukon, jossa kirjataan työntekijän työaika. Erota laskentataulukko viikkoina. Syötä työpäivät päivässä ja ota yhteensä viikko. Palkkojen käsittelyn aikana maksat työntekijälle työtunteja hänen palkkasummansa mukaan (esimerkiksi viikoittain tai kahdesti viikossa) sovitulla palkkamäärällä. Liittovaltion verojen laskemiseen käytetään lomaketta W-4 ja kuluvan vuoden IRS-lähdeveroa (Circular E).
Voit tulostaa kirjoituskoneen. Käytä yhtä, jossa on pyyhkimisominaisuus ja johon sisältyy maksullinen tynkä todellisen tarkistuksen alapuolella. Kirjaa tiedot työntekijän palkasta jokaisesta palkka-ajasta palkkahallintapäiväkirjaan. Tee verotalletuksesi liittovaltion ja valtion hallitukselle niiden vaatimusten mukaisesti. Antaa W-2 vuosittain työntekijälle ja hallitukselle.
Käytä palkkahallintopalvelua. Jos et halua käsitellä palkanmaksuja, voit ulkoistaa palkkasumman palkanlaskentapalveluun. Monet palkkahallintopalvelut eivät rajoita heidän työskentelyään. Pientä maksua vastaan he käsittelevät kaikki palkanlaskennan käsittelyn, mukaan lukien työntekijän palkka, W-2 ja asianmukaiset verot.
Käytä palkkaohjelmistoa. Voit määrittää palkkasumman yhdelle työntekijälle, joka käyttää palkkaohjelmistoa, kuten Quickbookeja tai kirjanpito-ohjelmistoa, johon on liitetty palkkahallinto. Palkkalaskentaohjelmiston avulla voit yksinkertaisesti syöttää työntekijälle tarvittavat tiedot, kuten nimi, sosiaaliturvatunnus, osoite, palkkakorko, maksutaajuus ja verotiedot. Järjestelmä laskee maksettavat palkat ja verot. Se tuottaa myös palkkakirjan. Lisäksi järjestelmä tallentaa palkanlaskennat ja kaikki tiedot, joita tarvitset verojen tallentamiseen. Tämä on kätevä tapa, jos haluat luoda ja käsitellä työntekijän palkkasumman itse.
