Jos omistat yrityksen, tarvitset kyvyn hankkia luottoja. Ainoa tapa tehdä tämä on sellaisen ostotilauksen lähettäminen, joka osoittaa, kuka hyväksyy ostoksen. Ilman ostotilausta riskiä leikata kassavirtaan tai lisätä velkaa, koska sinun täytyy ostaa käteisellä tai luotolla. Ostotilauksen luominen mahdollistaa maksamisen 90 päivän kuluessa. Tämä joustavuus auttaa varmistamaan, että pysyt yrityksessäsi.
Avaa uusi asiakirja haluamallasi asiakirjanmuokkausohjelmalla. MS Word, MS Excel, Peach Tree Accounting tai Quickbook sisältävät työkalut ostotilauksen luomiseen. Jos haluat ilmaisen vaihtoehdon, Google-dokumenttien avulla voit käyttää online-tekstinkäsittelyohjelmaa, ja Open Office.org tarjoaa ilmaisia vaihtoehtoja MS Office -tuotteille.
Kirjoita yrityksen nimi, osoite, puhelinnumero, faksinumero ja sähköpostiosoite asiakirjan vasemmassa yläkulmassa. Jos sinulla on logo, tuo se ja aseta se yrityksen nimen ja osoitteen vasemmalle puolelle. Sisällytä osoitetietojen alla olevaan alimpaan riviin vähittäismyynnin verotunnuksesi, joten voit laatua myynnin ja verotuksen vapautukselle tietyntyyppisissä toimituksissa.
Luo tilausnumeron tilaa kirjoittamalla "Ostotilaus **** ____ "asiakirjan ylemmässä keskiosassa. Kun käytät ostotilausta ostamaan tavaroita, määritä numero tähän tilaan, niin että se näyttää jotain" Ostotilaus 00012. Jos käytät Quickbookia tai Peach Tree -ohjelmaa, ohjelmisto määrittää automaattisesti peräkkäisen numeron.
Luo "eräpäivämäärä" -osa asiakirjan oikeassa yläkulmassa. Aseta tämän tiedon fontti 20 tai 22 pisteen, joten myyjä tietää, milloin tarvitset toimituksen.
Luo yksittäisiä sarakkeita jokaisen tuotteen yksityiskohtiin, jonka haluat ostaa. Yleiset sarakkeet sisältävät päivämäärän, määrän, tuotteen kuvauksen ja tuotteen hinnan. Jotkut toimittajat vaativat kuitenkin lisätietoja, kuten UPC-numeroa tai luettelonumeroa. Luo kolme 'sekalaisia' sarakkeita, jotta voit mukauttaa yksilöllisiä tuotetunnisteita.
Luo kokonaismäärä, vero ja kokonaispinta-ala koko ostettavan sarakkeen alapuolella.
Luo sivun alareunassa "Toimitusohjeet" -osa, johon tulisi sisältyä tilaa toimitusosoitteelle (jos se on eri kuin yrityksen osoite) ja erityiset ohjeet siitä, mihin kuljettajan pitäisi viedä tuotteet.
Luo allekirjoitussarja valtuutetun allekirjoittajan allekirjoitukseen. Henkilö voi allekirjoittaa jokaisen ostotilauksen, mutta monet tekstinkäsittelyohjelmista mahdollistavat graafisen allekirjoituksen tuomisen ja sijoittamisen asiakirjaan.
Ilmoita lomakkeen alareunassa oston ehdot, kuten toimituksen hyväksyminen, vahingoittuneet tavarat, laskutusvaatimukset ja maksuehdot.
