Ostotilaus on kertaluonteinen sopimus ostajan ja myyjän välillä. Ostaja on kirjoittanut sen, ja se on myyjän oikeudellinen lupa lähettää tuote ja laskuttaa ostaja. Se poikkeaa sopimuksesta siinä, että ostotilaus on tyypillisesti vain tuotteille, kun taas sopimus sisältää yleensä myös työvoiman. Näitä asiakirjoja käyttävät kaikenlaiset yritykset, erityisesti rakennus- ja teknologiayritykset.
Aloita yrityksesi kirjelomakkeella. Jos sinulla ei ole sitä, lisää yrityksen nimi ja logo tyhjään dokumenttiin. Sisällytä perustiedot, kuten yrityksen osoite, puhelinnumerot ja faksinumerot. Kirjoita myös myyjän nimi ja yhteystiedot lomakkeeseen.
Määritä ostamasi kohde. Tarjoa mahdollisimman paljon yksityiskohtia, mukaan lukien koko, väri, mallinumero ja määrä, mikäli mahdollista. Tämä auttaa estämään viestintävirheitä ja varmistaa, että saat oikean tuotteen.
Ilmoitetaan sovittu yksikköhinta sekä koko tilauksen kokonaishinta. Ilmoittakaa nimenomaisesti, sisältyykö myyntivero tai muut sovellettavat maksut.
Sisällytä maksuehtoja. Ostotilauksessa on ilmoitettava, suoritetaanko maksu luottotilille käteisellä tai muulla menetelmällä. Siinä on ilmoitettava, kuinka kauan ostajan on maksettava saaduista tavaroista ja mitä etuja maksuviivästyksiin sovelletaan.
Ilmoita ostotilauksen päivämäärä ja päivämäärä, jona materiaalin odotetaan toimivan. Sisällytä tarvittaessa toimitusmenetelmät.
Pyydä yrityksen valtuutettua henkilöä allekirjoittamaan ostotilauksen ennen kuin lähetät sen. Tilaus ei ole voimassa ennen kuin ostaja ja myyjä ovat allekirjoittaneet sen.
