Onnistuneen konferenssin suunnittelussa edellytetään isäntäorganisaation suurten kuvien strategisten tavoitteiden tuntemista ennen kuin aloitetaan kokouslogistiikan perusta. Strategisten tavoitteiden avulla voit tehokkaasti suunnitella, miten houkutella haluamasi osallistujat, valitset oikean paikan, valitset parhaat puhujat ja kehität houkuttelevimpia palveluita.
Määritä strategiset tavoitteet
Organisaation yleissopimuksen tavoitteet eivät aina ole samat kuin yleissopimuksen osanottajan tavoitteet. Lue organisaation syyt yleissopimuksen vastaanottamiseen. Saattaa olla houkutella ja säilyttää jäseniä, tuottaa voittoja, antaa hallitukselle ja valiokunnan jäsenille loma-asunnon tai tuottaa tiedotusvälineille tiedotusta.
Aseta taktinen suunnitelma
Kun tiedät strategiset tavoitteet, määritä taktiset tavoitteet niiden saavuttamiseksi. Näihin voivat kuulua seminaarien ja puhujien valitseminen, joilla houkutellaan erityyppisiä osallistujia, joilla on tuloja tuottava näyttely, lisäämällä puolisotoimintaa osallistumisen lisäämiseksi, järjestämällä sosiaalisia tehtäviä, kuten golf-turnausta tai jokiristeilyä, jossa on palkintopalkinto tai vuosittainen äänestys jäsenyyttä. Markkinointisuunnitelman tulee sisältää mainos-, suhdetoiminta-, myynninedistämis- ja sosiaalisen median strategiat yleissopimuksen edistämiseksi.
Suunnittele talousarvio
Määritä organisaation taloudelliset tavoitteet yleissopimukselle ja tarkista numerosi. Saatat olla rajoitettu tiettyyn budjettiin, jos yleissopimus on kustannus. Organisaatiolla voi olla voittotavoite, tai sinulla saattaa olla lupa viettää odotettujen tulojen perusteella. Luo ennusteita, jotka perustuvat optimistisiin ja konservatiivisiin rekisteröinti- ja sponsorointituloihin.
Esitä esityslista
Suunnittele sitten tapahtuman esityslista. Valitse päivämäärä, paikka ja aktiviteetit. Monissa sopimuksissa on teema, joka selittää tapahtuman yleisen tarkoituksen ja auttaa houkuttelemaan osallistujia. Saatat joutua pyytämään syötteitä päivämääristä ja mahdollisista paikoista hallituksen tai osanottajilta ja suorittamaan sivustokäyntejä useisiin paikkoihin ennen kuin valitset yhden. Tarkista aiempien yleissopimusten tiedot, jotta voit tutustua tapahtumapaikkoihin, osallistumiseen, taloudelliseen suorituskykyyn sekä osallistujien ja sponsorien palautteisiin. Luo kalenteri, joka alkaa osallistujien sisäänkirjautumisella ja kuvaa jokaisen päivän aikataulua.
Tutkimuslogistiset tarpeet
Aloita yhteydenotto tapahtumapaikkoihin, puhujiin, catering-palveluihin, viihdepalveluihin, audiovisuaalialan yrityksiin, tulostimiin ja matkatoimistoihin. Määritä, miten käsitellä markkinointia, rekisteröintejä, sponsorointia, merkkejä, sisäänkirjautumista, messukeskuksia, lahjapusseja, ohjelmakirjoja ja verkkosivustoja. Lähetä ehdotuspyyntöjä ulkoisille toimittajille, kuten lomakohteille, ravintoloille, golfkentille ja matkatoimistoille. Laita haluttu toimittajaluettelo ja kustannukset yhteen.
Kirjoita ehdotus
Valmistele asiakirja, joka näyttää hallituksen tai kokousryhmänne suunnitelman yleissopimukseen. Sisällytä ymmärrys organisaation tavoitteista ja siitä, miten aiot saavuttaa nämä tavoitteet. Anna tapahtuman esityslista yksityiskohtaisella päivittäisellä aikataululla. Esitä täydellinen budjetti. Selitä, miksi olet valinnut teeman, sijainnin, seminaarin aiheet, puhujat ja sosiaaliset toimet. Perustelkaa tutkimukseen perustuvia osallistumis-, kustannus- ja tuloennusteita.
