Yleisimmin kirjoitettu ehdotus on tiedonanto, joka yrittää suostuttaa lukijaa. Se tekee tämän tarjoamalla jotain hyödyllistä vastineeksi jotain vastaan. Voittajan ehdotuksen kirjoittaminen ei ole pelkästään sisällön kysymys, vaan myös rakenteesta ja prosessista. Toisin sanoen, jos sanot oikeat asiat oikeassa järjestyksessä, sinulla on voittajaehdotus käsillesi.
Ajattele yhteenvetoasi. Monet pitävät tätä ehdotuksen tärkeimpänä osana. Tiivistelmäsi tulisi kertoa ehdotuksenne tiivistetystä ja ymmärrettävästä muodosta, ja maallikoiden tulisi olla ymmärrettävissä. Tästä syystä tiivistelmä on yleensä kirjoitettu viimeiseksi siten, ettei ehdotuksen keskeisiä osia jätetä pois.
Saatuaan ehdotuksen monet ihmiset tekevät päätöksen siitä, olisiko syytä lukea lukua pelkästään yhteenvedossa mainitun perusteella, joten sinun pitäisi ajatella koko ehdotuksen kirjoittamisprosessia.
Osoita asiakasta ja niiden tarvetta koko ehdotuksenne ajan. Tämä välittää empaattisen viestin ja osoittaa, että yrityksesi tarpeiden lisäksi ehdotuksessa kuvatulla tavalla olet myös valmis rakentamaan yhteistyösuhteen heidän kanssaan.
Vahvista ymmärrys asiakkaan vaatimuksesta, jotta on selvää, että ehdotettu ratkaisu täyttää alkuperäiset vaatimukset.
Kuvaile, miten täytät heidän vaatimuksensa. Tämän pitäisi olla niin yksityiskohtainen tai korkeatasoinen kuin on tarpeen.
Yhteenveto yhteenveto kokemuksestasi, joka on merkityksellinen asiakkaan vaatimuksiin. Jos sinulla on aiempia asiakkaita, jotka ovat suostuneet käyttämään viitteenä, ilmoittakaa kuka he ovat ja miten autoitte heitä saavuttamaan tavoitteensa.
Osoita aiempia tutkimuksia, jotka ovat tehneet joko itse tai muut, ja selitä, miten käytät sitä asiakkaan tarpeiden täyttämiseksi.
Aseta joitakin virstanpylväitä. Ilmoittakaa asiakkaalle toimitetut toimitukset ja mahdolliset palvelutason tavoitteet, jotka liittyvät aikarajoihin.
Ilmoita hinta, jotta voit suorittaa ehdotuksessa kuvatun työn. Jaa tämä niin yksityiskohtaisesti kuin mahdollista, ja selittäkää mahdollisuuksien mukaan, kuinka olet tullut hintoihisi. Esimerkiksi, jos veloitat kiinteän verokannan käännettyä sanaa kohti (P) tietyn tyyppiselle käännökselle ja asiakas on ilmoittanut, että on olemassa tietty määrä sanoja, jotka on käännettävä (Q), selitä, että hinta on sama kuin P kerrotaan Q: lla.
Määritä latausaikataulu virstanpylväiden loppuun saattamiseksi. Voit esimerkiksi todeta, että asiakas maksaa 100 prosenttia maksusta, kun kaikki virstanpylväät on saatu päätökseen, tai se voi olla 20 prosenttia kokonaishinnasta kunkin yksittäisen virstanpylvään päätyttyä (olettaen viisi virstanpylvästä).
Kirjoita yhteenveto. Muista, että tiivistelmän tulisi kertoa tarjouksesi tarina asiakkaan ongelmien, prioriteettien ja vaatimusten suhteen. Pakottava tiivistelmä keskittyy asiakkaan tavoitteisiin ja siihen, miten ne saavutetaan, eikä ratkaisun yksityiskohtiin.
