Liiketoimintasi sisällyttämisen vero- ja vastuuetuja tasapainottavat suuremmat oikeudelliset vaatimukset. Sinun on suoritettava yrityksesi yrityskäyttäytymistä koskevien valtion ja liittovaltion vaatimusten mukaisesti. Yksi vaatimus on, että pidät vuosittaisen kokouksen osakkeenomistajille, vaikka olisit ainoa omistaja. Sinun on myös pidettävä pöytäkirjat, joissa kerrotaan, mitä kokouksessa tapahtui.
Pidä se yksinkertaisena
Pöytäkirjan pitäminen kokouksessa on oikeudellinen vaatimus, mutta se on myös hyödyllinen. Pöytäkirjat osoittavat, että olet täyttänyt laillisen kokouksen vaatimukset ja antanut kirjaa päätöksistä, äänistä ja toteutetuista toimista. Sinun ei tarvitse sisällyttää kaikkia viimeisiä yksityiskohtia: mikä on äänestyksen tulos, ei jokainen keskustelun kohta. Sinun täytyy saada kaikki tosiasiat oikein. Kun pöytäkirjat on kirjoitettu, jokainen läsnä oleva olisi pyydettävä allekirjoittamaan tarkkuus. Tämä suojaa yritystä, jos joku kiistää päätöksen myöhemmin. Pidä kieli tavallisena ja muodollisena, jotta ei ole mitään epäilystäkään siitä, miten tulkita minuutteja.
ilmoitus
S-yhtiöllä, jopa yhden hengen yhtiöllä, on oltava sääntöjä. Säännöissä vahvistetaan yhtiökokouksen päivämäärä, mutta sinun on vielä ilmoitettava osakkeenomistajille etukäteen. Ilmoitus sisältää päivämäärän, kellonajan ja paikan sekä luettelon kaikista toimista, joita haluat tehdä, sekä mahdolliset ehdokkaat hallituksen tehtäviin. Kun lähetät pöytäkirjan, lisää kopio ilmoitusilmoituksesta. Jos joku ilmoitettiin myöhään, pyydä häntä allekirjoittamaan ilmoitusvelvollisuus. Liitä se myös minuutteihin.
Osallistuminen
Pöytäkirjassa on lueteltava kaikki kokoukseen osallistuneet - kaikki osakkeenomistajat ja kaikki johtajat. Jos säännöt asettavat koorumin - vähimmäismäärä osallistujia - listalla näkyy, että olet tavannut päätösvaltaisuuden, joten annetut äänet olivat oikeudellisesti sitovia. Jos ohjesäännössä ei aseteta päätösvaltaisuutta, valtion säännöt tulevat sisään. Säännöt voivat olla vain, että sinulla on enemmistö äänioikeutetuista osakkeenomistajista, tai tietty osa - kolmasosa niistä Delawaressa - tai sinun tila ei saa asettaa minimia. Jos olet ainoa omistaja, 100 prosenttia osakkeenomistajista on aina läsnä.
Toteutetut toimet
Tyypillinen vuosikokous sisältää raportin yritysrahoituksesta ja äänestyksen hallitukselle. Pöytäkirjoissa olisi oltava luettelo ehdokkaista ja äänet, jotka kukin ehdokas on saanut. Jos S-yhtiö haluaa osakkeenomistajien päätöksiä muissa asioissa, pöytäkirjassa olisi ilmoitettava asia ja vastattava äänet. Kaikki vuosittaiset minuutit on tallennettava tiedostoon tai "minuuttikirjaan", jotta sinulla on käytettävissä olevat viittaukset, jos joku herättää kysymyksiä siitä, miten kokoukset toteutettiin.
