Työnantajana saatat lopulta joutua syytteeseen, että tehtävänä on kirjoittaa katsaus työntekijälle, joka ei ollut yhtä tähti kuin muutkin, vaikka se olisi hyväksyttävä. Jos entinen työntekijä, joka on suorittanut keskiarvoluokan sisällä, lähestyy sinua kirjoittamaan suosituskirjan, niin se on hyvä ja eettinen asia. Vaikka et ehkä pysty täyttämään tätä suosituslomaketta muille työntekijöille antamillasi hohtavilla kommenteilla, voit silti tuottaa pala, joka voi auttaa entistä työntekijää saamaan tulevaa työtä.
Aloita kirjain tervehdys "Sir Sir tai Madam". Jollei entinen työntekijäsi nimenomaisesti pyydä sinua lähettämään kirjeen tietylle henkilölle, se on hyvä valinta. Tämänkaltaisen tervehdyksen ansiosta entinen työntekijä voi käyttää tätä kirjettä uudelleen tulevaisuudessa.
Esittele itsesi. Ilmoita nimesi ja sijaintisi ja selitä, kuka olet suhteessa entiseen työntekijään - esimerkiksi hänen entiseen esimiehelleen.
Ilmoita, milloin ja kuinka kauan työntekijä työskenteli yrityksesi palveluksessa.
Selitä lyhyesti funktio, jonka entinen työntekijä suoritti organisaatiossasi. Antakaa yksilön aseman nimi sekä selitys siitä, mitä tämä kanta merkitsi.
Sisällytä lyhyt kuvaus hänen tärkeimmistä tehtävistään. Jos tiedät, millaista työtä henkilö haluaa hakea, voit räätälöidä selityksen tähän asentoon. Esimerkiksi, jos henkilö on työskennellyt sinulle toimihenkilönä ja haet tietokantatyöhön, sinun kannattaa toistaa hänen tietokonetaitonsa.
Sisällytä selvitys siitä, miten työntekijä suoritti työnsä, käyttämällä mahdollisimman positiivisia adjektiivien joukkoa. Harkitse työntekijän erityisiä vahvuuksia, kun valitset nämä adjektiivit. Jos esimerkiksi hän oli aina ajoissa, saatat haluta kutsua häntä täsmälliseksi. Vältä mainitsematta negatiivit, vaikka jotkin ovat olemassa.
Ilmoita, että suosittelisit työntekijää työhön, jos teet sen mukavan. Jos sinusta tuntuu, että työntekijä on suorittanut tekniset tiedot, voit halutessasi sanoa: "Olen luottavainen hänen suorituskykyään ja haluaa suositella häntä tehtävään."
Pyydä kirjeen vastaanottajaa ottamaan yhteyttä sinuun saadaksesi lisätietoja, jos olet mielellään antanut suullisen suosituksen. Sisällytä puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi, jotta referenssin vastaanottaja voi tehdä niin.
Lopeta kirje, jossa on suljettu. Käytä tavanomaista ”vilpittömästi” tai ”omaa todella” saadaksesi kirjeenne.
Kirjoita nimesi ja aseta otsikko alla.
