Uudet ohjelmistot ja tietoliikennevaihtoehdot ovat mullistaneet asiakaspalvelua. Nyt on mahdollista ulkoistaa asiakaspalvelua erikoistuneille yrityksille, jotka voivat tarjota palvelua puhelimitse, sähköpostitse, chat-ikkunasta ja jopa nettipeleistä. Web-pohjainen ohjelmisto voi käsitellä kehittyneitä puheluiden reitityksiä, jotka on integroitu asiakastietokantaan. Koska tämä suurelta osin poistaa suurten ja kalliiden laitteistojen tarpeen, on myös mahdollista luoda hajautettu puhelinpalvelukeskus, jonka edustajat työskentelevät syrjäisistä paikoista ja jopa omasta kodistaan.
Hanki rahoitusta. Asiakaspalveluyrityksen perustamisesta aiheutuvat yleiskustannukset voivat vaihdella suuresti riippuen siitä, käytätkö suoraan työntekijääsi ja että sinulla on etuja, kuinka paljon kulutat markkinoinnissa, jotta voit suojata ensimmäisen asiakkaan ja onko sinulla toimisto- ja keskitetyt laitteet. (Tämä saattaa olla tarpeen asiakkaille, joilla on korkeat turvallisuusnäkökohdat.) Hanki pankkilainaa tai sijoituspääomaa ystäviltä, perheenjäseniltä tai enkeli-sijoittajilta varmistaen, että otat riittävästi rahoitusta kattamaan kustannukset täysin, kunnes yrityksesi lähettää positiivisia tuloja ja kassavirtaa.
Osta tai lisensoi asiakassuhteiden hallinta (CRM) ja call center -ohjelmistopaketti. On olemassa integroituja vaihtoehtoja, kuten Salesforce.comin tai PBX-laitteiden ja ohjelmistojen järjestelmät. (Katso viite 3.) Mitä helpompi käyttää ohjelmistoa, sitä tehokkaammat ja tuottavammat työntekijät voivat olla.
Varmista sopimus asiakkaalta. Kun olet juuri aloittamassa, voit kohdistaa hyvin pieniä yrityksiä, jotka tarvitsevat vain yhden tai kaksi asiakaspalvelua, ja joille voit tarjota houkuttelevan hinnoittelumallin. Luo neljännesvuosittainen tai vuosisopimus, jotta voit varmistaa tulot itsellesi.
Vuokraa ja kouluta asiakaspalvelua. Sinun täytyy kouluttaa aineita yrityksen asiakaspalvelun laadusta, ohjelmistopakettien käytöstä ja asiakkaiden tarjoamista erityisistä tuotteista ja palveluista. Useimmissa tapauksissa sinun on maksettava edustajia tältä harjoittelusta ja saatettava joutua tuottamaan koulutuskirjoja, videoita ja muita materiaaleja.
Arvioi ja päivitä palvelujasi. Puhelujen seuranta ja agenttien sähköpostiviestien lukeminen asiakkaille ovat välttämätön osa asiakaspalveluyrityksen laadunvalvontaa. Sinun pitäisi myös tutkia asiakkaita, joita agenttisi ovat palvelleet määrittääkseen heidän tyytyväisyytensä palvelun laatuun. Lopuksi, sinun on myös seurattava asiakkaitasi sen varmistamiseksi, että heidän tarpeet täyttyvät, ja he ovat tyytyväisiä palveluun. Harjoittele jatkuvasti, arvioi ja motivoi työntekijöitä saamaan jatkuvasti korkeat tulokset.
