Työnantajana olet vastuussa W-2-veroilmoitusten lähettämisestä jokaiselle työntekijälle 31. tammikuuta mennessä. W-2-kopioiden säilyttäminen tiedostona useiden vuosien ajan suojaa väitteiltä, joita et ole lähettänyt niitä ajoissa ja joka toimii puolustuksena tilintarkastus.
Kirjanpitovaatimukset
Internal Revenue Service voi tarkastaa pienyritysten veroilmoituksen jopa kolmen vuoden ajan hakemuksen jättämisen jälkeen. IRS kannustaa yritysten omistajia säilyttämään kaikki veroasiakirjat, myös W-2: t, vähintään neljä vuotta hakemuksen jättämisen jälkeen. Nolo tarjoaa entistä konservatiivisemman ehdotuksen tietojen säilyttämisestä vähintään kuusi vuotta hakemuksen jättämisen jälkeen.
Syyt pitää kiinni
Sen lisäksi, että W-2-lausuntoja käytetään auditoinnin dokumentaationa, haluat säilyttää ne siinä tapauksessa, että työntekijät väittävät saaneensa kopion. Työntekijät ohjataan ottamaan sinuun yhteyttä, jos he eivät saa W-2: ta kahden viikon kuluessa 31 päivän määräajasta. Tässä vaiheessa sinun on ehkä lähetettävä toinen kopio. Sinun on myös säilytettävä jäljennökset yrityksesi veroilmoituksista, mukaan lukien tuotot, joista ilmoitit työntekijöiden tuloista, vähintään kuusi vuotta.
