Kokousten pöytäkirjojen asianmukainen dokumentointi vaatii paljon organisaatiota ja huomiota yksityiskohtiin. Koska kokouspöytäkirjoista tulee usein oikeudellisia asiakirjoja, on tärkeää tiivistää keskustelut tarkasti. Tee varmuuskopio ja säilytä se turvallisessa paikassa ja jaa ylimääräisiä kopioita asianomaisille osapuolille. Käytännössä kokousten pöytäkirjojen dokumentointi on paljon helpompaa ja tarkkaa.
Tarvittavat kohteet
-
Kannettava tietokone
-
Tekstinkäsittelyohjelma
-
Kokouksen esityslista
-
Kopio Robertin työjärjestyksestä
Kokouksen pöytäkirjojen dokumentointi
Saavutat varhain, saat kannettavan tietokoneen käyttöön ja valmiiksi. Huomaa päivämäärä, kellonaika, sijainti ja osallistujien luettelo. Tallenna niin paljon kokouksen keskustelua kuin kirjoitustulostasi on mahdollista. Älä huoli oikeinkirjoituksesta tai kieliopillisista virheistä. Jos unohdat tärkeän askeleen, kuten liikkeen tai toiminnon ohittamisen, on hyvä pyytää kokouksen osanottajia selventämään sanamuotoa. Tallenna asiakirja satunnaisesti tietojen häviämisen estämiseksi.
Muokkaa kokouksen pöytäkirjoja mahdollisimman pian kokouksen jälkeen, kun keskustelustasi on vielä tuore. Korjaa kaikki oikeinkirjoituksen tai kielioppivirheet ja varmista, että muotoilu on yhdenmukainen koko asiakirjassa. Lisää vesileima "luonnokseksi", jotta lukijat ilmoittaisivat, että pöytäkirjoja ei ole vielä hyväksytty ja että he ovat virallisia. Tallenna tiedosto käyttämällä tiedostonimeä, joka on helppo tunnistaa ja erottaa myöhemmin, kuten "StrataCouncilMinutesDecember5".
Lähetä minuutit kokouksen puheenjohtajalle tai muulle henkilölle, jonka tehtävänä on tarkastella keskustelua. Muokkaa minuutteja uudelleen saadun palautteen perusteella. Kun muokkaat, varmista, että säilytät minuuttien eheyden. Älä lisää mitään keskustelua, jota ei tapahtunut, tai poista mahdollisia keskusteluja. Tallenna tiedosto uudelleen.
Säilytä "Vedos" -merkintä asiakirjassa, kunnes minuutit saavat virallisen hyväksynnän. Tämä tapahtuu yleensä saman komitean myöhemmissä kokouksissa.
Kun komitea on hyväksynyt pöytäkirjan, poista "luonnos" vesileima ja tallenna tiedosto uudelleen. Jaa tarvittaessa hyväksytyt pöytäkirjat valiokunnan jäsenille.
vinkkejä
-
Anna kopio Robertin työjärjestyksestä (tai mikä tahansa valiokunnan käyttämä ohje) käyttääksesi viitteenä kokouksen aikana. Tämä voi auttaa sinua tallentamaan kokousprosessit oikein.
Jotkut ihmiset pitävät edelleen mieluummin kokouksen pöytäkirjoja käyttäen lyhytnäkemystä ja kirjoittavat sitten muistiinpanot myöhemmin. Tämä menetelmä voi toimia yhtä hyvin kuin ottamalla minuutteja kannettavan tietokoneen avulla. Se riippuu henkilökohtaisesta mieltymyksestäsi.
Hyvin tärkeitä kokouksia varten harkitse nauhurin käyttöä äänitallenteeksi.
