Kun yritykset alkoivat käyttää tietokoneita suuressa määrin, pundits ilmoitti "paperittoman yhteiskunnan" tulosta. Tietokoneen vallankumouksessa on vielä tapa edetä kyseiseen lupaukseen. Kuitenkin perinteisesti paperipohjaiset prosessit - sekä liike- että henkilökohtaiset - siirtyvät edelleen tietokonepohjaisiin lomakkeisiin ja joistakin erittäin hyvistä syistä.
asiakirjat
Tietokone on tuonut dokumenttien luomisessa ja muokkaamisessa suurta helppoutta ja joustavuutta. Toisin kuin kirjoituskoneella, tietokoneistetut tekstinkäsittelyohjelmat tarjoavat lähes rajattoman valikoiman tyylejä, kirjasimia ja asiakirjojen muotoja. Kirjoitusvirheet voidaan korjata helposti näytöllä ilman korjausnestettä tai korjausnauhaa. Koko tekstin lohkoja voidaan helposti kopioida yhdestä asiakirjasta toiselle ilman mitään uudelleentarkastelua. Kuvat ja muut grafiikat voidaan sisällyttää asiakirjaan erittäin vähän vaivaa.
jakaminen
Asiakirjojen jakaminen tietokonejärjestelmällä on yksinkertaista. Asiakirjan fyysisiä kopioita ei tarvitse tehdä ja lähettää postitse tai faksata vastaanottajille. Tietokoneistetussa järjestelmässä oleva tiedosto voidaan jakaa kenenkään muun kanssa, jolla on pääsy kyseiseen järjestelmään yksinkertaisesti antamalla ne näyttöön omalla tietokoneella. Asiakirjat voidaan jakaa yrityksen ulkopuolelle yksinkertaisesti liittämällä asiakirja vastaanottajalle lähetettyyn sähköpostiviestiin.
arkistointi
Hakemuksen tarkoituksena ei ole pelkästään asiakirjojen tallentaminen, vaan myös niiden helpottaminen. Tietokone erottuu tässä tavalla siten, että yksinkertainen arkistokaappi ei koskaan voinut. Tietokoneistettuun järjestelmään tallennetut asiakirjat indeksoidaan automaattisesti tietokoneen tiedostojärjestelmän avulla. Järjestelmät päivittävät ja ylläpitävät nämä indeksit automaattisesti riippumatta siitä, kuinka usein asiakirjaa voidaan siirtää tai muokata. Asiakirjat voivat jopa sijaita, kun tietokone etsii suuria määriä asiakirjoja tiettyjä sanoja tai lauseita varten. Lisäksi tietokoneistetut arkistointijärjestelmät voivat tallentaa valtavan määrän asiakirjoja pienessä osassa fyysisen arkistokaapin tarvitsemaa tilaa.
toiminnallisuus
Elektroninen asiakirja voi olla aidosti vuorovaikutteinen kokonaisuus, joka ei ole pelkästään staattinen paperiasiakirja. Esimerkiksi täyttömuodon sähköinen versio voi sallia tietojen syöttämisen suoraan dokumenttiin reaaliaikaisen virheen tarkastuksen ja todentamisen avulla. Laskelmat ja toiminnot voidaan rakentaa suoraan asiakirjaan. Olemassa oleva asiakas voidaan esimerkiksi luetella sähköisessä asiakirjassa siten, että asiakirja käyttää tietokoneen asiakastietokantatiedostoa, jotta käyttäjä voi yksinkertaisesti valita asiakkaan nimen kaikkien tiedostojen luettelosta. Asiakirjaan sisällytetty logiikka siirtää automaattisesti asiakkaan tiedot asiakirjaan, mukaan lukien osoitteet, asiakastilinumerot tai muut halutut tiedot.
turvallisuus
Yrityksen tiedostojen fyysinen turvallisuus on äärimmäisen tärkeää. Tiedostot on suojattava fyysisiltä vaurioilta tai tuhoamisilta. Luvaton henkilökunta ei saa myöskään käyttää tiedostoja. Tietokonepohjainen arkistointijärjestelmä yksinkertaistaa näitä tehtäviä. Tietokoneistettujen tiedostojen kopiot voidaan helposti luoda ja tallentaa eri paikoissa, sekä useissa verkkoympäristöissä että siirrettävissä tietovälineissä fyysisen tallennuksen ulkopuolella. Tietokonejärjestelmässä olevat tiedostot voidaan salata myös siten, että ne ovat lukukelvottomia niille, joilla ei ole lupaa katsella tiedostoja.
