Useimmat yritykset käyttävät monenlaisia medioita kommunikoida työntekijöidensä, osakkeenomistajien, asiakkaiden ja suuren yleisön kanssa. Varsinainen viestintäväline määräytyy tyypillisesti sanoman sisällön ja tavoitteen sekä puhutun ryhmän mukaan. Yritysten on tärkeää keskittyä sekä sisäiseen että ulkoiseen viestintään. Jotkut organisaatiot palkkaavat ammattilaisia hallitsemaan kaikkia viestintänsä, kuten mediasuunnittelijat, suhdetoimintayritykset, ammattimaiset copywriterit ja mainostoimistot. Muilla organisaatioilla on yrityksessä osasto tai henkilö, joka hoitaa kaiken viestinnän. Kummassakin tapauksessa, mitä tarkemmin sanomasi kohdistuu kapealle yleisölle, sitä tehokkaampi se on.
Mikä on sisäinen viestintä?
Sisäinen viestintä on työntekijöiden ja osakkeenomistajien, myös yhtiön hallituksen tai osakkeenomistajien, kanssa jaettavaa tietoa. Sisäinen tieto, kuten yrityspolitiikan muutos, pidetään tyypillisesti yksityisenä, koska viesti on joko epäolennainen ulkopuolisille tai sen pitäisi olla työntekijän perustassa.
Sisäinen viestintä on suunniteltava ja sen on tarkoitus vaikuttaa yrityksen tiimin jäsenten tietoon, asenteisiin ja käyttäytymiseen. Näin yritys rakentaa suhteitaan ja ymmärrystä työntekijöidensä kanssa kaikilla tasoilla. Se voi johtaa tuottavuuteen, uskollisuuteen, innovaatioon ja uskoon yhtiöön, jotta kaikki työntekijät ymmärtävät, miten he osallistuvat organisaation yleiseen menestykseen.
Yhteinen sisäinen viestintä
Suurin osa sisäisestä viestinnästä koostuu työnantajan työntekijälle tai työntekijästä työntekijälle siirtämistä tiedoista. Tällaisten viestintätyyppien sisältö voi sisältää tietoa koulutuksesta, hallinnon muutoksista, käytännöistä ja menettelyistä sekä kokouskutsuista. Tämäntyyppisten viestien yleisimpiä medioita ovat sähköpostit, muistiinpanot, sisäiset sivustot, kirjeet, kokoukset ja neuvottelupuhelut. Osakkeenomistajat ja työntekijät saavat usein uutiskirjeitä tai neljännesvuosittain raportteja myös yhtiön tavoitteista ja taloudellisista tiedoista. Sisäisen viestinnän luomisessa voi olla hyödyllistä ottaa työntekijät mukaan sisällön luomiseen, joten se on relatable ja tarkoituksenmukainen, auttaa työntekijöitä tuntemaan, että heillä on ääni. Kun sisäinen viestintä on tehty hyvin, työntekijät voivat tulla osaksi ulkoista viestintää.
Mikä on ulkoinen viestintä?
Ulkoinen viestintä on viestintä asiakkaille, mahdollisille asiakkaille ja yleisölle organisaation ulkopuolella. Ulkoiset viestit voivat sisältää tietoa uusista tuotteista tai yrityksen aloitteesta. Ulkoiset viestit julkaistaan yleensä asiakkaiden saamiseksi, yrityksen brändin rakentamiseksi tai yleisön ajattelemiseksi yrityksestänne. Ulkoinen viestintäsi voi auttaa ylläpitämään suhdetta yhteisöön sekä auttaa yritystäsi keräämään tietoja asiakkailta ja mahdollisilta asiakkailta. Ulkoiseen viestintään kuuluvat myös yhteydet myyjiin, toimittajiin, rahoittajiin ja muihin liikekumppaneisiin, joita yrityksesi voi tarjota tuotteillaan tai palveluillaan.
Yhteinen ulkoinen viestintä
Kun yritykset haluavat julkaista tietoja asiakkaille, asiakkaille tai muille ulkopuolisille sidosryhmille, he käyttävät ulkoista viestintää. Organisaatiot käyttävät erilaisia viestintävälineitä tiedon tyypin ja tavoitteen mukaan. Esimerkiksi sähköposti-, tulostus-, televisio- ja radiomainokset ilmoittavat yleisölle myynnistä tai uudesta tuotteesta. Lehdistötiedotteet ovat muodollisia viestejä, jotka voivat ilmoittaa uuden johtajuuden vuokraus- tai yritysaloitteen, kuten tulevan hyväntekeväisyyshuutokaupan tai ammatillisen tapahtuman, jonka tarkoituksena on saada ansaitut tiedotusvälineet. Verkkosivustoja ja sosiaalisen median kanavia pidetään myös osana organisaation ulkoista viestintäjärjestelmää.
Jotkut yritykset palkkaavat mediasuunnittelijoita hankkimaan yrityksensä ja heidän mainitsemansa tiedot uutisartikkeleissa. Muista myös ajatella työntekijöitänne kumppaneina ulkoisen viestinnän osalta. Sinun on varmistettava, että he ovat täysin tietoisia sisäisten viestintämenetelmien kautta, jotta voit auttaa sinua tehokkaasti ulkoisten yleisösi kanssa.
Muita huomioita mediaan
Jos olet vastuussa yrityksen viestinnän suunnittelusta, valitse jokainen tiedonsiirto, jos se vastaa todellista viestin sisäistä tai ulkoista viestiä. Jos esimerkiksi julkaisemasi tiedot ovat arkaluonteisia tai yksityisiä, sinun on ehkä ilmoitettava se henkilökohtaisessa kokouksessa sen sijaan, että se lähetettäisiin sähköpostitse kaikille työntekijöille. Jos yrityksellesi on suuri myynti, haluat käyttää mainosta ilmoittaaksesi yleisölle eikä osakkeenomistajan uutiskirjeelle ilmoittaakseen tapahtumasta.
Monilla yrityksillä on sekä sisäisiä että ulkoisia sivustoja, joissa on asianmukaiset viestit. Kun otetaan huomioon, kuka yleisösi on ja mitä viestejä jaat joka kerta, kun kommunikaatit, on liiketoiminnan menestyksen avain. Muista myöskään pommittaa sisäisiä ja ulkoisia yleisöjä liian monella viestinnällä, jotta viestisi eivät saisi laimentua tai jättää huomiotta.
