Ulkoinen viestintä voi vaikuttaa huomattavasti yleisön käsitykseen yrityksestä tai virastosta, kun taas yrityksen työntekijöiden työtyytyväisyys riippuu osittain sen sisäisestä viestinnästä. Tehokkaan viestin tai viestintäkampanjan luominen alkaa useiden tekijöiden tarkastelulla.
Vastaaminen pääkysymykseen
Maailmassa, jossa ihmiset päivitetään tuhansia viestejä päivittäin, niiden ensisijainen kysymys on usein "Miksi minun pitäisi huolehtia?" Tai "Mitä siinä on minulle?" Tehokas viestintä tekee tästä vastauksesta selväksi lukijalle tai kuuntelijalle. Kysy itseltäsi, mitkä tiedot olisivat sinulle tärkeintä, jos olisit yleisön jäsen ja varmista, että aineistosi toimittavat nämä tiedot. Korosta viestin tai materiaalien alussa olevat edut ennen kuin lisäät vähemmän tärkeitä tietoja.
Yksinkertaistaminen
Viestisi pitäminen selkeänä lisää todennäköisyyttä, että se on tehokas. Kohdista kirjoitettujen materiaalien kuudes-kahdeksasluokan lukutaso. Vältä käyttämästä lyhenteitä, sääntelyehtoja tai ammattikieltä. Poista sanat, jos keskimääräinen henkilö, jonka pysäytit kadulla, ei tiedä niiden merkitystä. Kirjallisia materiaaleja valmisteltaessa pitää lauseet lyhyinä ja murtaa kopiointi otsikoilla ja grafiikoilla. Tekstiä sisältävä sivu ei ole houkutteleva mahdollisille lukijoille.
menetelmät
Tee tietoa asiakkaiden ja työntekijöiden saataville eri muodoissa. Uutisia, tekstiviestejä ja sähköpostiviestejä voidaan käyttää välittämään kiireellisiä tietoja, kun taas uutiskirjeet voivat olla sopiva valinta vähemmän aikaa herkälle sisällölle. Verkkosivusto on välttämätön viestintä ulkoisten yleisöjen kanssa, ja hyvin järjestetty Intranet, joka näyttää uutisia ja käytännön resursseja, voi olla erittäin hyödyllinen työntekijöille. Videon esittelyjen avulla voit hakea visuaalisia oppijoita ja tarjota uusia näkökulmia tai yksityiskohtia. Kokousten pitäminen työntekijöiden tai yleisön kanssa tarjoaa kasvokkain vuorovaikutusta, joka voi rakentaa uskottavuutta ja saada yleisöt tuntemaan arvostuksensa.
ajantasaisuus
Tiedot, jotka asiakkaasi tarvitsevat tietää, on ilmoitettava mahdollisimman nopeasti. Kun yleisösi oppii tiedotusvälineistä tietoa suoraan organisaatiosi sijasta, voi olla käsitys siitä, että aiot piilottaa tiedot tai että et välitä todella yleisöstäsi. Taudintorjuntakeskukset huomauttavat kriisiviestintäkäsikirjassaan, että kaksi vakavinta organisaation tekemää virhettä viestinnässä sidosryhmien kanssa tarjoaa tietoa, joka on liian vähän ja liian myöhäistä tai tulossa ylimieliseksi eikä arvosta sidosryhmiä. Nämä ajatukset on tiivistetty viraston iskulauseessa: ”Ole ensimmäinen. Olla oikeassa. Ole uskollinen.
Läpinäkyvyys ja taajuus
Työntekijät ja yleisö ovat usein epäilyttäviä yrityksistä ja valtion virastoista, mutta voit luottaa luottamukseen lisäämällä viestien avoimuutta. Johtajien tulisi olla tulossa huonolla uutisella ja olla valmiita ilmaisemaan pahoittelemansa vaikeista olosuhteista. Myös vaikeiden päätösten perustelujen jakaminen voi rakentaa ymmärrystä.
”Kun paljastaa vahingollisia tietoja, joita sinun ei tarvitse paljastaa, ansaitset läpinäkyvyyden mainetta”, sanoo riskitiedotusasiantuntija Peter Sandmann ja yritysasiantuntija. ”Ihmiset alkavat huomata, että kun teet jotain väärin, sanot niin; Tästä seuraa, että kun et sano niin, et tehnyt mitään väärin. ”
Asiakkaiden ja työntekijöiden ei pitäisi kuulla sinulta, kun uutiset ovat huonoja.Kuukausittainen uutiskirje tai neljännesvuosittaiset kokoukset voivat pitää työntekijät ajan tasalla yrityksen toiminnasta, kun taas yrityksen verkkosivuilla olevat artikkelit ja opt-in-sähköpostit pitävät asiakkaat silmukassa.
